Шпаргалка по "Основы делопроизводства"

6                    Реквизиты отделяют друг от друга 1-2 пустыми строками (1,5-3 межстрочный интервал).

7                    При оформлении служебных писем на 2-х и более страницах, вторая и последующие нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля листа. Допускается печатание с использованием оборотной стороны листа.

24  Прием и Обработка поступающих   документов

Доставка документов осуществляется почтой, телеграфом, курьерами, через компьютерные сети, электронную почту, факсимильную связь. Во всех случаях необходима первичная обработка документов и учет.

Поступившие документы принимает   и обрабатывает  служба экспедиции или должностное лицо: секретарь, работник службы документационного обеспечения. Учет телеграмм, телексов производится в службах связи, которые затем передают документацию в службу делопроизводства.

Правила первичной обработки поступивших документов:

1 Обработка поступающих документов  проводится в день их поступления.

2                   Проверяется правильность доставки (ошибочно доставленная документация  возвращается на почту для пересылки адресату).

3                   Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, комплектность присланных документов (при обнаружении повреждений упаковки, отсутствия документов об этом сообщают отправителю).

4             Конверты уничтожаются, кроме следующих случаев:

Конверты, подкалывают  к документу если:

-         На документе отсутствует обратный адрес.

-         Когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа.

-         Если полученный документ  носит личный характер, а на конверте нет надписи  «Лично».

-         Письма с обращениями граждан.

5             Документы с пометкой «лично» и  на машинных носителях не вскрываются, а передаются адресату.

6             На всех документах проставляется отметка о поступлении документа (реквизит 29): от руки или штамп – порядковый номер документа, дата поступления.

7             Документы сортируют по структурным подразделениям и раскладывают  по ячейкам сортировочного шкафа (папкам). Рассортированные документы  забирают секретари структурных подразделений.

В небольших организациях документы сортируются по исполнителям.

25 Передача документов и работа исполнителей с документами

Документы передаются из службы экспедиции – в канцелярию – в структурные подразделения через секретарей с соответствующими отметками в регистрационных формах.

В крупных учреждениях, где структурные подразделения расположены на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь.

Входящие документы можно разделить на ряд самостоятельных документопотоков: руководителю организации, руководителям структурных подразделений, исполнителям.

Если регистрация документов централизована и однократна, то документ попадает к исполнителю быстрее.  Если регистрация осуществляется в канцелярии, затем повторно  в структурных подразделениях, то время движения документа увеличивается.

Для ускорения движения документа осуществляют предварительное рассмотрение и распределение документов, которое выполняет секретарь-референт, либо помощник руководителя, либо работник службы делопроизводства.

Предварительное рассмотрение проводится после первичной  обработки документов и их регистрации и значительно ускоряет движение документов, так как значительная их часть передается в структурные подразделения, минуя  этап рассмотрения руководителем.

Предварительное рассмотрение и распределение документов это:

-         отбор документов для обязательного рассмотрения руководителем;

-         направление документов, не требующих резолюции руководителя,  в структурные подразделения исполнителям.

Движение документов задается резолюцией  руководителя (17 реквизит). В резолюции указывается исполнители,  сроки исполнения.

Исполнение документа предусматривает следующее:

Исполнитель знакомится с документами в день их получения.

При решении вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме делают отметку об исполнении (Вопрос решен по телефону  142-345 с начальником отдела № 4  Ивановым А.П. – дата – личная подпись).

Документы, требующие письменного ответа – исходящие :

1 Сбор и обработка информации

2 Подготовка проекта документа

3 Согласование, визирование

4 Перепечатка, подписание

5 Регистрация и отправка.

Исполнение документа предусматривает следующее:

4 Регистрация, снятие с контроля и подготовка к отправке.

Внутренние документы проходят те же этапы , что и исходящие.

Документы, не требующие письменного ответа:

Инструкции, решения, приказы, письма вышестоящих организаций поступают  для ознакомления. Визы ознакомления  с документом проставляют  в левом нижнем углу на обороте последнего листа  документа или на листах ознакомления.

26 ОТПРАВКА ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Документы, отправляемые организацией, передаются почтой и электрической связью.

При отправке документов почтовой связью они проходят следующие этапы движения:

1 Сортировка

2 Упаковка

3 Оформление почтового отправления и сдача в отделение связи.

Обработка и отправка осуществляется централизованно экспедицией, канцелярией или секретарем.

Правила отправки исходящих документов:

1                   Для отправки принимаются документы полностью оформленные, подписанные, зарегистрированные, с отметкой о категории отправления.

2                   Документы должны быть правильно оформлены; иметь указанные в документе приложения; даты подписания, регистрации и отправки. Количество экземпляров документа должно соответствовать  количеству адресатов.

3                   Неоформленные документы возвращаются на доработку.

4                   На заказную корреспонденцию составляют опись рассылки.

5              Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного.

6              Документы, переданные на отправку, обрабатываются  и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

Документ для отправки факсимильной связью передается исполнителем вместе с заявкой, подписанной руководителем структурного подразделения (если централизованная отправка). Документ учитывается в журнале. Подлинник возвращается исполнителям с пометкой о времени отправки.

27  РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Регистрация документов – это фиксация факта создания или поступления документов путем проставления на нем индекса и записи  в регистрационных формах.

Регистрируются все документы, требующие:

-         учета

-         исполнения

-         использования  в справочных целях.

Не подлежат регистрации:

-         Сообщения о заседаниях, собраниях  и повестки дня

-         Графики, наряды, заявки

-         Учебные планы, программы

-         Рекламные извещения, плакаты, программы семинаров

-         Прейскуранты, прайс-листы

-         Поздравительные письма

-         Пригласительные билеты

-         Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги)

-         Формы статистической отчетности

-         Корреспонденция с пометкой «лично»

-         Объяснительные записки.

Регистрация может проводится централизованно (в канцелярии),  децентрализованно (в структурных подразделениях),  в смешанной форме (часть документов регистрируется в канцелярии, часть – в структурных подразделениях)

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно,  им присваиваются регистрационные номера в пределах  календарного года. Внутренние документы при регистрации делятся  на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно.

Формы регистрация документов: журнальная и карточная.

Журнальная форма регистрации документов – книга с разграфленными страницами.

Карточная форма регистрации

Карточка изготавливается из бумаги формата А5(148 х 210)  или А6 (105 х 148)

Для регистрации документов можно использовать карточки различного цвета (каждая группа документов имеет свой цвет, цветовую полосу по верхнему полю  или по диагонали). Документы разбивают на группы  по  различным признакам: по наименованию (приказы, акты), по маршруту движения (входящие, исходящие) и т.д.

Это облегчает визуальный поиск различных видов документов. Вверху карточки стоят числа месяца с 1 по 31. Срок исполнения документа  обводится кружком.

На один поступивший документ заполняется минимум 2  карточек. Одна карточка  помещается в сроковую картотеку, другая – в информационно-справочную, а документ передают исполнителю. Количество карточек может быть до 5-ти.

При использовании автоматизированной технологии  регистрации  документов одна из форм (карточная или журнальная) заполняется на компьютере.

Работа с зарегистрированными документами предполагает внесение дополнительных сведений, отражающих ход исполнения  документа, внесение изменений в прежние записи и отметки.

Подписанные руководителем документы должны отправляться не позднее первой половины дня, следующего за днем подписания.

ГСДОУ установила следующий обязательный состав  реквизитов для регистрации документов:

-               Автор документа;

-               Наименование документа;

-               Дата документа;

-               Номер документа

-               Дата поступления документа в организацию (для входящих документов);

-               Номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов);

-               Заголовок документа и его краткое содержание;

-               Резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения,  автор резолюции, дата наложения резолюции):

-               Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения или индекс документа ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ). Могут быть включены и другие: расписка получателя в получении документа, наличие приложений и др.

-                

Форма журнала регистрации входящих документов