Шпаргалка по "Основам делопроизводства"

Текстовой приказ по личному составу  имеет юридическую силу, если в нем учтены все требования к его форме (бланк приказа,  подпись руководителя, виза ознакомления сотрудника) и содержанию (все необходимые сведения о работнике и условиях работы, отдыха, поощрения и основание для издания приказа). Нумерация приказов осуществляется в пределах календарного года.

Приказами по личному  составу оформляется приём на работу, перемещение по службе, увольнение, предоставление отпусков, объявление поощрений, применение мер воздействия  к нарушителям дисциплины.

Приказы по личному составу  формируются в отдельные приказы и имеют самостоятельную нумерацию с литером "л/с" или "Л".

 

Реквизиты приказа по личному составу:

- наименование организации; 

- наименование вида документа; 

- дата;

- регистрационный номер;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- текст;

- подпись;

- печать;

- визы согласования;

- отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

1. Заголовок к тексту может содержать слова: о приеме на работу; о переводе на другую работу; об увольнении (об освобождении); о предоставлении отпуска; о поощрении; о нарушении; о наложении дисциплинарного взыскания.
2. Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать.

3. Приказы по личному составу могут составляться на нескольких сотрудников независимо от того, принимаются они на работу или увольняются. Такие приказы состоят из нескольких пунктов, каждый из которых касается отдельного сотрудника.

4. После текста приказа от границы левого поля пишут «основание», где  указываются документы, послужившие причиной издания приказа (личное заявление, представление, трудовой договор (контракт) и др.).

5. Приказ подписывается руководителем организации и доводится до сведения работника под расписку - проставляется отметка об ознакомлении с приказом, которая содержит элементы: слова с приказом ознакомлен(а), личная подпись и расшифровка подписи (инициалы, фамилия) работника, дата ознакомления с приказом.

 

 

17 Порядок составления и оформления 

                    протокола

 

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса и принятие решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол оформляется на общем  бланке  организации, специальном  бланке протокола или чистом листе  бумаги формата А 4.

Реквизиты протокола:

- наименование организации;

-наименование  вида документа; 

 – дата;

- регистрационный номер; 

- место составления или издания  документа; 

- заголовок к тексту;

- текст; 

- подпись; 

- печать;

- отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

 

1 Протоколы оформляется на основании  записей, которые велись на  заседании секретарем вручную  или с использованием диктофона  в течение пяти дней со дня  заседания.

2 Протоколы бывают полными и  краткими. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступавших и краткую запись о теме выступления.

3. Заголовок к тексту протокола отражает вид заседания или коллегиальной деятельности и согласуется с наименованием вида документа в родительном падеже.

Например, Протокол (чего ?) заседания  Совета директоров

                    Протокол (чего?) собрания трудового  коллектива.

4. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть текста протокола содержит следующие структурные элементы, которые печатают от границы левого поля :

 А) Председатель

      Секретарь   - приводятся  их фамилии и инициалы;

Б) Присутствовали – перечисляют  фамилии и инициалы присутствующих в алфавитном порядке с указанием  должности и места работы если их 15 или не более 15 человек. Если присутствующих более 15 человек, указывается  их общее количество и рядом делается отметка (список прилагается).

В) Повестка дня – перечисляются  вопросы, выносимые на обсуждение, которые  располагаются  по степени важности. Формулируются вопросы в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и записываются  с абзацного отступа. По каждому вопросу указывается докладчик (должность, фамилия и инициалы).

Основная часть текста протокола делиться на разделы. Их количество соответствует числу вопросов в повестке дня.

 Разделы обозначаются римскими  цифрами. 

Каждый раздел  состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ»,  «РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)» Эти слова печатаются  прописными буквами, от границы левого поля, на отдельной строке, с двоеточием на конце.

Фамилии и инициалы докладчика и  выступающих записывают на новой  строке с  абзацного отступа в  именительном падеже. Содержание выступления  излагается  от третьего лица единственного  числа и отделяется от фамилии дефисом.

В части “СЛУШАЛИ” указывается: в кратких протоколах – фамилия  и инициалы выступающего и тема его  выступления; в полных – фамилия  и инициалы докладчика, текст его  выступления или сообщения (если он подготовлен в письменном виде, то указывают “ доклад прилагается”).

В части “ВЫСТУПИЛИ” указывается: в кратких протоколах – только фамилии лиц, принявших участие  в обсуждении вопроса; в полных –  фиксируются также и выступления, включая вопросы к докладчику, ответы  и дискуссии. При необходимости после фамилии и инициалов выступавшего указывают должность.

В части “РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ)”  записывается принятое решение.

Эта часть может делиться на пункты, их число определяется количеством  принятых решений по рассматриваемому вопросу.

Иногда указываются результаты голосования по каждому пункту повестки дня.

5 Протокол подписывают председатель  и секретарь.

 

18 Порядок  составления и оформления выписки  из 

                приказа и протокола

 

Выписка -  подписанная и заверенная копия части документа.

В ряде случаев ответственному исполнителю по одному из пунктов приказа для выполнения задания не требуется полный текст документа. В таких случаях делается выписка из приказа.

В том случае, когда необходимо довести решения (постановления), принятые на заседании, собрании, конференции и т.д., до заинтересованных должностных лиц, делают выписку из протокола.

1 Выписки оформляются на общем  бланке, бланке выписки или на  стандартном листе бумаги формата  А4.

2 Реквизиты :

 – Наименование организации;

 – наименование вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА, ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА);

- ниже через одну строку  дата и номер документа из  которого делается выписка ( №  05 от 12.09.2004 )

 – место составления или  издания документа;

 –заголовок к тексту;

 – текст документа

 – подпись;

 – отметка о заверении  копии документа

 – отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело.

 

3  Из текста протокола выписывают: полностью вводную часть, а  из  основной  - часть ПОСТАНОВИЛИ  (РЕШИЛИ).

4  Из текста приказа выписывают: полностью констатирующую часть, а из распорядительной части – один или несколько пунктов, касающиеся непосредственно конкретного исполнителя.

 

19  Порядок составления и оформления  акта

 

Акт – это документ, составленный комиссией для подтверждения фактов и событий, связанных с деятельностью предприятия.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных  лиц, проведении испытаний новых  изделий и оборудования, при сдаче  в эксплуатацию законченных объектов и т.д.

1 Акт оформляется на общем  бланке или на специальном  бланке акта.

2 Реквизиты акта:

- наименование организации и  структурного подразделения,;

- наименование вида документа; 

- дата;

- регистрационный номер;

- место составления или издания документа;

- заголовок к тексту;

- гриф утверждения; 

- текст; 

- подпись; 

- печать;

- отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

 

3 Дата акта должна соответствовать  дате актируемого события.

4 Заголовок текста содержит название или краткое содержание актируемого события и согласуется с наименованием вида документа, например акт (чего?) работы комиссии по проверке общежития; акт (о чем?) о приеме-передаче оборудования.

5. Текст акта состоит из трех частей: вводная часть, констатирующая часть, заключительная часть.

Вводная часть текста акта содержит следующие элементы, которые печатают от границы левого поля.

А) Основание – в качестве основания  могут выступать приказ или распоряжение руководителя, докладная записка, план проведения проверок и т.п.

Б) Состав комиссии:

     Председатель – указываю  должность, фамилию и инициалы.

     Члены комиссии –  перечисляют должности, фамилии  и инициалы.

Членов комиссии должно быть не менее двух человек не заинтересованных в результатах актирования.

Констатирующая часть текста акта начинается с абзацного отступа. В ней излагаются  цели, задачи, сущность установленных фактов. Текст констатирующей части при необходимости может быть разбит на пункты.

В заключительной части теста акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна, акт может заканчиваться констатацией фактов.

6. После текста перед реквизитом «подпись»  приводят сведения  о числе копий акта и месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется  количеством заинтересованных  в нем сторон или нормативными документами.
7. Акт подписывают председатель и члены комиссии.
8. Лицо, имеющее замечания к содержанию акта и несогласное  с выводами  комиссии, так же обязано поставить подпись, но имеет право изложить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

 

20 Порядок составления и оформления  справки

 

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение  фактов и событий.

1 Реквизиты справки: 

- наименование организации; 

- наименование вида документа; 

- дата;

- регистрационный номер; 

- место составления  или издания  документа; 

- адресат;

- заголовок к тексту;

- текст; 

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- печать;

- отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

 

2 Справки бывают служебного  и личного характера.

3 Справки служебного характера  делятся на внешние и внутренние. Внешние справки служебного характера  составляются по запросу вышестоящих или сторонних организаций. Внутренние справки служебного характера составляются по запросу руководителя.

4 Внешние справки служебного  характера оформляются на общем  бланке или на специальном  бланке справки. Внутренние  - на листе бумаги формата  А4. 

5 Справки личного характера  - это внешние справки  выдаются  сотрудникам для подтверждения   факта их работы в данной  организации, размера заработной  платы,  трудового стажа и др. и составляются на бланках  формата А4, А5.

6 Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени, отчества работника в именительном падеже. Если в справе отсутствует адресат, то в конце текста с абзацного отступа пишут «Справка дана для предъявления по месту требования».

7. Внешние справки служебного характера подписываются руководителем организации и заверяются печатью. Внутренние справки служебного характера подписываются руководителем структурного подразделения или составителем. Если справка содержит сведения финансового характера ее подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Справки личного характера подписывают руководитель организации и начальник отдела кадров (или инспектор отдела кадров)  и заверяют печатью.

 

21. Порядок составления и оформления докладной,

     объяснительной и служебной записки

 

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо 
вопроса с выводами и предложениями составителя.

1 Докладные записки бывают внешние  и внутренние.

Внешняя адресуется руководителю вышестоящей организации, внутренняя – руководителю подразделения или организации.

2 По содержанию докладные записки  подразделяются  на инициативные, информационные, отчетные.

Инициативные докладные записки  составляются  с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в такой справке излагаются не только факты, но и конкретные предложения.

Информационные докладные записки  содержат  информацию о деталях  и методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки  информируют о завершении работы, выполнении указаний, распоряжений и т.д.

3  Реквизиты докладной записки: 

 – наименование организации