Шпаргалка по "Основам делопроизводства"

Реквизит располагается от границы  левого поля (угловой бланк)   или  по центру (продольный бланк) после  наименования организации. Допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки реквизита.

       Справочные данные  об организации включают в  себя: почтовый адрес, номер телефона  и др. сведения по усмотрению  организации (номер факса, счет  в банке, адрес электронной  почты и др.). На рисунке приведен  пример расположения наименования организации и справочных данных  при использовании углового бланка.

10 Наименование вида документа

Имеется на всех бланках без исключения, кроме бланка для письма. Располагается  от границы левого поля (угловой  бланк) или по центру (продольный бланк)  и пишется прописными буквами.

Если наименование состоит из одного слова,  то его допускается писать  в разрядку, например: П Р И  К А З.

 

11 Дата документа

Это  дата  подписания или утверждения  документа.

Для протокола – это дата заседания; для акта – дата актируемого

 

события (если несколько дней, то последний).

Располагается от границы левого поля.

Дата документа оформляется  арабскими цифрами в следующей  последовательности:

а) День месяца, месяц, год.

День месяца и месяц оформляются  двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год – четырьмя арабскими цифрами:  05.01.2004

б) Год, месяц, день месяца: 2004.01.05

в) Допускается  словесно-цифровой  способ оформления даты: 05 января 2004 г.

 

12 Регистрационный номер  документа

Это порядковый номер документа. Располагается через 4 печатных знака (1 см) после последней цифры даты документа (угловой бланк) или у границы правого поля (продольный бланк).

Регистрационный номер документа  по усмотрению организации может  быть дополнен индексом дела по номенклатуре  дел, информацией об исполнителях. Для внутренних документов это порядковый номер, для исходящих индекс из трех частей.

            № 05-10/28 

где 04 – индекс структурного подразделения, в котором документ был составлен;

12 – номер дела по  номенклатуре, где хранится копия документа;

25 – порядковый номер  документа.

На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные  индексы проставляются через  косую черту в порядке указания авторов документа (с лева на право).

 

13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Располагается от границы левого поля ниже  даты документа и служит для быстрого поиска документа, являющегося  причиной переписки. Включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (На № 04–17/43 от 03.08.2004). Проставляется в письмах-ответах.

 

 

14 Место составления  или издания документа

Располагается от границы левого поля (угловой бланк) или по центру (продольный бланк).

Проставляют, если затруднено его  определение по реквизитам «Наименование организации» и  «Справочные данные об организации».

При обозначении городов Москва, Санкт-Петербург и городов, имеющих в своем наименовании слово (город)  в реквизите сокращенное «г.» не употребляется, например:

                               Москва                           но              г. Киев        

                               С.-Петербург                        

                               Великий Новгород 

15. Адресат

В качестве адресата могут быть организации,  их структурные подразделения, должностные и физические лица.

Наименование организации и  ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, а должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.

При адресовании документа должностному лицу  инициалы указываются перед фамилией, например:

                                               ОАО «Текстиль»

                                                Бухгалтерия

                                          Главному экономисту

                                              А.С. Николаеву

 

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

 

Всероссийский научно-исследовательский

институт документоведения и архивного дела

 

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

 

Если документ адресуют в несколько  однородных организаций или в  несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

 

Для удобства прочтения почтовый адрес  допускается отделять от остальных элементов реквизита пустой строкой.

При адресовании документа физическому  лицу  указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

 

Образцову О.П.

ул. Садовая, д.5, кв. 12,

г. Липки, Киреевский район,

Тульская обл., 301264

 

Допускается центрировать элементы реквизита  “Адресат” относительно  самой длинной строки.

Располагается реквизит на бланке на расстоянии   32 печатных знака (8,5 см) от границы левого поля (каждая строка реквизита), вторая строка от границы верхнего поля. Если строки центрируются – это требование относится к самой длинной строке.

                                    

16  Гриф утверждения

Документ утверждается должностным  лицом или  специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения, например:

                                 УТВЕРЖДАЮ

                                 Генеральный директор

                                 ОАО “Полет”

                                 (личная подпись) И.В. Сергеев

                                 12.09.2003

 

При утверждении документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения  состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном  падеже, его даты и номера, например:

 

                              УТВЕРЖДЕНО

                    протоколом общего собрания

                    акционеров от 15.08.2003  № 14

 

Допускается центрировать элементы реквизита  относительно самой длинной строки.

Размещается реквизит на расстоянии 40 печатных  знака (10,5 см) от границы левого поля, вторая строка от границы верхнего поля. 

 

17 Резолюция 

Это указания руководителя по поводу исполнения документа.

Наносится от руки и располагается  между адресатом и текстом документа.

Включает: фамилии  и инициалы исполнителей; содержание поручения (при необходимости); срок исполнения; подпись руководителя  и дату, например:

 

 

 

 

 

 

 

                                                    Николаевой  А.К.

                                          Михайлову Л.С.

                                          Прошу подготовить проект

                                          генерального соглашения

                                          с фирмой «Гермес» к 21.10.2003

                                         (личная подпись)

                                          05.10.2003

 

Допускается оформление резолюции  на отдельном листе бумаги, который прикрепляется к документу.

Если в резолюции указываются  несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым, остальные привлекаются им как соисполнители.

 

18. Заголовок к тексту

Включает краткое содержание документа. Должен быть согласован в падеже с наименованием вида документа.

Может отвечать на вопросы: о ком? о чем? (например, приказ о приеме на работу),  кого? чего? (например, протокол заседания кафедры).

   К тексту документов, оформленных  на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.  

Размещается над текстом. На угловом  бланке располагается от границы левого поля. Длина каждой строки заголовка не должна превышать 28 печатных знаков (7,5 см)  вместе с пробелами. Таких строк должно быть не более пяти, в конце заголовка точка не ставится.

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

 

19  Отметка о контроле

Проставляется на документах, исполнение которых взято под особый контроль.

Располагается в верхнем правом углу в виде буквы “К” или  слова “Контроль” чернилами красного или зеленого цвета. Может проставляться специальным штампом  «Контроль».

 

20. текст

При составлении текста документа  необходимо соблюдать требования:

1 Каждая новая мысль должна начинаться с абзацного отступа (5 печатных знака -1,25 см  от границы левого поля).

2 Текст документа должен быть  информативным и составляться  из простых предложений без ошибок.

3 Формулировки должны состоять  из общепринятых словосочетаний  с использованием терминов юридического, экономического и технического  языков.

4. Перечисления в тексте производятся с абзацного отступа (каждая позиция).
5. Текст допускается оформлять в виде трафарета или таблицы.

 

21. Отметка о наличии приложения

Размещается реквизит после текста, от границы левого поля.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают  его наименование, число листов и  число экземпляров. При наличии  нескольких приложений  их нумеруют:

 

Приложение: 1 Положение об Управлении регионального 

                          кредитования  на 5 л. в 1 экз.                                                           
                                   2 Правила подготовки и оформления  документов Управ- 

                         ления  регионального кредитования на 4 л. в 1 экз.

                                                      

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

Если к документу прилагают  другой документ, также имеющий приложение, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

Приложение: письмо Росархива от 14.06.20003 № 02-14/147 и приложение к             нему, всего на 30 л.

 

Если приложение направляют не во все указанные в документе  адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

 

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в  первый адрес.

 

В самом приложении к распорядительному  документу на первом его листе пишут:

Приложение № 2

к приказу директора Института

от 15.06.2003 № 319

 

Допускается слово “ПРИЛОЖЕНИЕ  №” печатать прописными буквами, а также центрировать элементы реквизита относительно самой длинной строки.

Располагают в правом верхнем углу на расстоянии 32 печатных знака от границы  левого поля (8,5 см), вторая строка от границы  верхнего поля.

 

22. Подпись

В состав реквизита  входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например не на бланке:

 

 

 

 Исполнительный директор

         ОАО “Партнер”              (личная подпись)                     Н.А. Федоров

 

 или на бланке:    

 

Исполнительный директор        (личная подпись)                   Н.А. Федоров

 

Допускается в реквизите “Подпись”  центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Если  наименование должности размещается  в несколько строк, то расшифровку подписи размещают на уровне последней строки наименования должности.

Размещаются элементы реквизита следующим образом: наименование должности  лица, подписавшего документ - от границы левого поля; расшифровка подписи  (инициалы, фамилия) - 48 печатных знаков от границы левого поля (12,5 см); личная подпись - между вышеуказанными элементами.                        

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписавших  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением, например:        

      

 Председатель комиссии           (личная подпись)                Н.В. Куликов

 Члены комиссии                      (личная подпись)                 К.М.Матвеев 
                                                     (личная подпись)                Н.П. Артемьев

                                                     (личная подпись)                В.А. Филатов

 

Если документ подписывают несколько  должностных лиц, их подписи располагают  одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности (директор,  гл. бухгалтер).