Шпаргалка по "Основам делопроизводства"

При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне:

 

Заместитель директора                                     Заместитель директора

по научной работе                                               по научной работе

(подпись)   А.С Петров                                       (подпись) К.Л. Иванов

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа,  отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его инициалы и фамилия.

Не допускается  исправление должности или фамилии  в подлиннике приказа от руки, проставление слов "За", или "зам", косой черты перед должностью. Применение подобных приемов лишает документ юридической силы.

 

23. Гриф согласования документа

Выражает согласие другой организации, подразделения (не автора) с содержанием  документа. Согласование документа  относится к так называемому внешнему согласованию.

Размещается от границы левого поля ниже реквизита «Подпись на лицевой стороне документа.

Состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без  кавычек), должности лица, с которым  согласовывается документ (включая  наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

 

 СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве РФ

(личная подпись)      А.Г.  Грязнова

                                    23.04.2003

 

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., то гриф согласования оформляют следующим образом:

 

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2003 № 03-05/17

 

Если документ имеет два грифа  согласования, их располагают на одном уровне – слева и справа. При большем количестве грифы размещают двумя вертикальными рядами.

 

24. Визы согласования документа

Визирование документа является формой его внутреннего согласования.

Реквизит необходим для проверки специалистами целесообразности или  своевременности составления документа.

Размешается от границы левого поля.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа после реквизита «подпись»

Допускается по усмотрению организации  полистное визирование документа.

Реквизит состоит из следующих  элементов: наименование должности  и подпись визирующего,  расшифровка  подписи, дата подписания, например:

  

Начальник юридического отдела

(личная подпись)                 А.П. Павлов

20.02.2003

 

При наличии замечаний к документу  визу оформляют следующим образом:

 

 

 

Замечания прилагаются (или пишется  конкретное замечание)

Начальник юридического отдела

(личная подпись)       А.П. Павлов

20.02.2003

 

25 Оттиск печати

Оттиск печати следует проставлять  таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ,  и был хорошо читаемым. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте.

 

26. Отметка о заверении копии

Проставляют для заверения соответствия копии документа подлиннику.

Размещается от границы левого поля. После реквизита «Подпись» (если отсутствуют визы согласования).

Реквизит состоит из следующих  элементов:  заверительная надпись «Верно», должность лица заверившего копию, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия), например: 

   

           Верно

           Инспектор  отдела кадров   (личная подпись)              А.С. Петрова

           20.01.2003

 

Реквизит проставляется от руки или с помощью специального штампа.

 

27. Отметка об исполнителе

Включает в себя инициалы и фамилию  исполнителя документа и номер  его телефона.

Располагают на лицевой или оборотной  стороне последнего листа документа в левом нижнем углу сразу от границы поля, например:

 

П.В.  Петров

924 45 67

 

В случае необходимости перед номером  телефона в круглых скобках указывается код междугородней связи.

 

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

Реквизит проставляется  на первом листе документа в левом нижнем углу сразу  от границы поля ниже отметки об исполнителе.

Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело включает в себя   следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении;  слова “В дело”; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и  направлении его в дело подписывается и датируется  исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, например:

В дело № 01-07                                                 Отправлен факс № 24

Волжанина                                                       Васильева

24.03.2004                                                         24.03.2004

 

29.   Отметка о поступлении документа в организацию

Содержит порядковый номер и  дату поступления документа (при  необходимости часы и минуты), например:

 

№ 371

08.01.2003

10 ч. 30 мин.

 

Размещается реквизит  в нижнем правом углу на расстоянии 56  печатных знаков от границы левого поля  (14,5 см).

Допускается нанесение от руки или  с помощью специального штампа.

 

30.   Идентификатор электронной копии документа

Это отметка (колонтитул) проставляется  в левом нижнем углу (от границы поля) каждой страницы документа и содержит: наименование файла на машинном  носителе, дату и др. поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:  

 

BD\PRIKAS\12. doc

 

В отметке рекомендуется указать  полный путь к файлу – электронной копии документа, включая имя файла и расширение.

 

5 БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Документы изготавливают  на бланках.

Бланк документа – стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом,  отведенным для переменных реквизитов.

 Постоянные реквизиты наносятся на стандартный лист бумаги типографским способом, с помощью компьютера, реже штампом, и образуют официальный бланк документа.

Ограничительные отметки  указываю границы размещения реквизитов.

Установлены следующие виды бланков документов:

• Общий бланк;
• Бланк письма (для писем)
• Бланк конкретного вида документа.

 

Общий бланк, который используется для всех видов ОРД, кроме писем содержит следующие реквизиты:

Постоянные реквизиты:

01 – Герб РФ;

02 – Герб субъекта  РФ;

03 - Эмблема организации;

08 – Наименование организации;

 Бланк для письма  содержит реквизиты:

Постоянные:

01 – Герб РФ;

02 – Герб субъекта  РФ;

03 - Эмблема организации;

04 – Код организации;

05 – Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН)

06 – Идентификационный номер налогоплательщика/код причины           постановки на учет (ИНН0КПП)

08 – Наименование организации;

09 – Справочные данные  об организации

 

Бланк конкретного вида документа (приказ, акт) содержит реквизиты:

Постоянные реквизиты:

01 – Герб РФ;

02 – Герб субъекта  РФ;

03 - Эмблема организации;

08 – Наименование организации;

10 – Наименование вида  документа

Формуляр документа  – набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Бланки могут иметь  как продольное, так и угловое расположение реквизитов:

• при продольном расположении часть реквизитов на бланке документа располагается по центру листа вдоль верхнего поля.
• при угловом расположении часть реквизитов занимает площадь в левом верхнем углу листа (72,8 х 88,6 мм).

Элементы реквизитов  размещают следующими способами:

• Центрованный - начало и конец каждой строки реквизита одинаково удалены от границ зоны расположения реквизита;
• Флаговый – каждая строка реквизита начинается  от левой границы зоны расположения реквизита.

Каждый документ, оформленный  на бланке, так и без него должен иметь поля:                     

          Левое  поле –  не менее 20 мм

Правое  поле –  не менее 10 мм

Верхнее поле –  не менее 20 мм

Нижнее поле –  не менее 20 мм.

 

Если документ имеет более одной страницы, то, начиная со второй, страницы  нумеруются арабскими цифрами посредине верхней части листа (без точек и тире).

Допускается печатание документов  с использованием оборотной стороны листа.

Каждая новая мысль начинается  с красной строки – 5 печатных знаков (1,25).

При изготовление документов с помощью устройств вычислительной техники рекомендуются использовать шрифт 14 (12)  Times New Roman (программа Word) и межстрочные интервалы:

Для текста – 1,5;

Для отделения реквизитов друг от друга – 3-4 (1 –2 строки).

Для многострочных реквизитов  (адресат, заголовок к тексту и  т.д.) – 1;

Для отделения друг от друга  составных частей реквизитов (адресат, гриф утверждения и т.д.) – 1,5-2

Текст документов на бланках  формата А5 печатают через один межстрочный интервал.

15. Порядок составления и оформления приказа по

     основной деятельности

 

Приказ – распорядительный документ, издаваемый руководителем, действующим на основе единоначалия,  для решения основных оперативных задач.

Приказы оформляются на общем бланке или на бланке конкретного вида документа.

 

Реквизиты:

- наименование организации;

- наименование вида документа;

• дата;
• регистрационный номер;место составления или издания документа;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись;
• печать;
• визы согласования;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

 

1 Текст приказа состоит из 2-х   частей: констатирующей и распорядительной.

2  В констатирующей части  излагаются цели и задачи предписываемых 

действий и причины издания  приказа.

3  Текст распорядительной части  начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки от границы левого поля.

4  Текст распорядительной  части  делится на пункты, которые нумеруются  арабскими цифрами. Каждый пункт  начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или должностное лицо) в дательном падеже и конкретного  действия, которое формулируется  глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить  и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых  действий.

5  В последнем пункте распорядительной  части указывают лиц, на которых  возлагается контроль за исполнением  приказа. Этот пункт излагается следующим образом: “Контроль исполнения приказа возложить на … (полное наименование должности и фамилии с инициалами  в винительном падеже).

6  Приказ согласовывают с  заинтересованными структурными  подразделениями ( гриф согласования, визы согласования).

7. Датой приказа является дата его подписания. Приказ вступает в силу с момента его подписания.

 

 

16 Порядок  составления и оформления приказа  по 

личному составу

 

Приказы по личному составу  частично унифицированы по форме: приказы  об увольнении, о  приеме, о переводе, о командировании, о поощрении работников и о предоставлении отпусков.  Составление и оформление таких приказов сводиться лишь к заполнению унифицированных форм работником кадровой службы.