Шпаргалка по "Основам делопроизводства"

1 Основные  термины делопроизводства

Делопроизводство  это сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (или сфера деятельности, связанная с обработкой документов)

Документирование - фиксация информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации.

 В настоящее время  наиболее распространенным носителем документационной информации является бумага. Наряду с ней широко используются ленты, диски.

Документ – определенным образом составленная, подписанная и заверенная деловая бумага, с помощью которой оформляются различные хозяйственно-финансовые операции, правовые отношения между организациями и отдельными гражданами.

Документы состоят из отдельных  элементов, которые называют реквизитами.

Реквизит от латинского  реквизитум – требуемое, необходимое.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа.

Каждый документ имеет свой набор  реквизитов:

• дата;
• подпись;
• печать.

Документооборот – движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи на хранение.

Объем документооборота – количество документов, прошедших все операции работы с ними за определенный период времени (год, месяц, неделя, день).

Документопоток – совокупность движущихся документов и их маршрутов.

Документопоток различают:

1 По месту образования:

• входящий (указы, инструкции вышестоящих организаций, письма и т.д.);
• исходящий (ответы н письма, распорядительные документы нижестоящим организациям);
• внутренний.

2 По виду документов:

• управленческая документация (приказы, распоряжения, инструкции и т.п.);
• специальные системы документации (бухгалтерские документы, отчетные, справочные и т.п.).

 

2. ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Единство правил документирования  обеспечивается применением следующих  законодательных и нормативно-методических документов:

1 Федеральные законы, распоряжения, постановления («Об информации, информатизации и защите информации», «Об электронной цифровой подписи», положение  «О федеральной архивной службе России» и т.д.).

2 (ГСДОУ) Государственная  система документационного обеспечения  управления) - научно-упорядоченный комплекс правил, нормативных актов по ведению делопроизводства, начиная с момента создания или получения документа и до сдачи его в архив.

В основных положениях определяются задачи и функции служб ДОУ; порядок  подготовки и оформления документов, а так же все этапы работы с ними (доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, хранение, передача в архив).

3 Унифицированная система  документации (УСД) – это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям.

В основе создания  УСД лежит метод унификации.

Унификация документов – выявление и установление рационального состава форм документов (разработка новых и совершенствование имеющихся форм документов).

УСОРД включает в себя государственный  стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению.

4 Стандарт – документ, закрепляющий требования и правила составления и оформления документов

Установлены следующие категории  стандартов

ГОСТ – государственный стандарт

РСТ – республиканский стандарт

ОСТ – отраслевой стандарт

СТП – стандарты предприятия  – устанавливают правила и  организацию делопроизводства на предприятии, определяют единую систему регистрации, учета, прохождения и контроля исполнения ОР документов.

5. Типовая Инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах (2000 г.) - Издана, как дополнение к ГСДОУ, поскольку ряд норм ГСДОУ устарел.
6. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, 200 г.
7. Основные правила работы ведомственных архивов, 1986 г. (закрепляет систему хранения документов в делопроизводстве и архиве).
8. Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (используется для разработки должностных инструкций.

 

3 Виды  документов и их классификация

Документы различаются

1 По содержанию:

• Организационные документы (устав, договор, положение,  инструкция, штатное расписание);
• Распорядительные документы (приказы, указания, распоряжения, решения)
• Справочно-информационные (акт, протокол, письмо, докладная записка, справка)

2. По способу фиксации информации:

• Письменные (созданы рукописным или машинописным способом);
• Графические (чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы);
• фото - кинодокументы (фотографии, съемка – используется в специальном делопроизводстве); Позволяют запечатлеть явления или объекты, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.

3. По форме:

• Индивидуальные - личное заявление (создается один раз);
• Трафаретные;
• Типовые.

Трафарет – заранее отпечатанный текст с постоянной информацией и пропусками  для заполнения информацией, которая меняется в зависимости от ситуации.

Типовой документ –  документ, определяющий порядок работы предприятия (устав) или отдельных его сторон (типовой договор) и являющийся образцом для составления одноименных документов на предприятии.

Есть еще такое понятие как  черновой документ.

Черновой документ –  рукописный или машинописный документ с редакционными правками.

4. По виду оформления:

• подлинники;

Подлинник документа  – подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр, составленный в первый раз.

• копии;

Копия документа –  документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа или часть информации. Копия имеет юридическую силу только в том случае, если она заверена.

Разновидности копии:

Факсимильная копия – второй и последующие экземпляры документа (устаревшее название отпуск).

Выписка – подписанная и заверенная копия части документа.

Дубликат – копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника (чаще всего выдается в связи с утратой документа).

5. По месту составления:

• внутренние;

• внешние.

6. По степени сложности:

• Простые – содержащие один вопрос;
• Сложные – несколько вопросов;

7. По срокам исполнения:

• срочные;
• несрочные.

8. По происхождению:

• служебные;
• официально-личные.

 

4 ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ  РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТА

Состав реквизитов насчитывает 30 наименований и приведен в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В конкретном документе реквизитов будет меньше, часть из них будет отсутствовать.

 

01 Государственный герб  РФ

Помещается на бланках документов в соответствии с  Федеральным  конституционным законом «О Государственном  гербе Российской Федерации» над  наименованием организации и центрируется относительно его. На рисунке приведен пример расположения реквизита на продольном бланке.

 

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

П О С Т А Н  О В Л Е Н  И Е

1999.                № 406

 

Москва

 

 

Наносится типографским способом, может быть воспроизведен с помощью компьютера, реже штампа. Рекомендуемый размер изображения 2 * 2 см.

 

02 Герб субъекта РФ

Помещают на бланке документов в  соответствии с правовыми актами субъектов РФ, если отсутствует государственный  герб РФ. Порядок оформления такой же, как реквизита №1.

 

03 Эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания)

 Это графическое отражение  основного направления деятельности  предприятия, организации.

Помещают на бланках организации  в соответствии с уставом (положением об организации).

 Не воспроизводится на бланке, если на нем помещен государственный  герб РФ или герб субъекта  РФ.

Располагается над наименованием  организации и центрируется относительно его  или на одном уровне.

 

04 Код организации

Проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и присваивается Госкомстатом РФ при регистрации организации.

Код имеют все зарегистрированные организации, он подтверждает правомочность предприятия-автора документа.

Обязателен на формах официальных  документов, представляемых в государственные органы.

Наносится либо типографским способом, либо печатается при составлении конкретного вида документа.

 

5. Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица

Основной государственный  регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии  с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

 

06 Идентификационный   номер налогоплательщика/код причины  постановки  на учет (ИНН/КПП) 

Идентификационный  номер налогоплательщика/код  причины постановки  на учет (ИНН/КПП)  проставляют в соответствии  с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

 

07 Код формы документа

Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации при составлении  конкретного вида документа, например: 

ОКУД 0271110-приказы о приеме на работу.

Вышеперечисленные реквизиты 04, 05, 06, 07 располагают после справочных данных об организации (реквизит 09). На рисунке изображено  расположение этих реквизитов на угловом бланке.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

    Всероссийский  научно-исследовательский институт

              документоведения и архивного  дела

                         (ВНИИДАД)

 

          Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

         Тел. (095) 923-00-54,факс:  (095) 923-23-60

           ОКПО 02842708  ОГРН 1027700380795 

            ИНН/КПП  7708033140/771001001

 

08 Наименование организации

Располагается от границы левого поля (угловое расположение  реквизитов) либо по центру бланка (продольное расположение реквизитов). Допускается центрировать элементы реквизита относительно самой длинной его строки.

Наименование организации должно соответствовать наименованию, закрепленному  в учредительных документах организации. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения  организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Сокращенное наименование организации  приводится в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации и помещают в скобках  ниже полного или за ним. Ниже  приведено расположение наименования организации  при использовании продольного бланка.

 

                    ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА  РОССИИ

                   Всероссийский научно-исследовательский  институт

                             документоведения и архивного  дела

                                                 (ВНИИДАД)

 

Наименования организаций субъектов  РФ, имеющих наряду с  русским  языком в качестве государственного национальный язык, печатаются на двух языках. Наименование на иностранном  языке (если оно закреплено в уставе) или ином языке располагают ниже или справа от наименования на русском языке.

 

09 Справочные данные  об организации