Шпаргалка по дисциплине "Делопроизводство"

Организационно-распорядительные методы управления иногда называют административными методами. Это связано с тем, что в значительной мере организационное воздействие основано на использовании административного права, многие нормы которого отражают постановления и распоряжения правительства, приказы, инструкции министерств, комитетов, решения и распоряжения советов народных депутатов. Однако понятие «организационно-распорядительные методы управления» более широкое, чем понятие «административные методы управления», поскольку организационно-распорядительные методы включают изучение организационных воздействий на самых различных уровнях управления и в размерах и формах их проявления. Руководители предприятий и объединённые издают приказов или распоряжений содержащих нормы административного права. Вот почему методы, применяемые ими, называют организационного-распорядительными. При этом руководствоваться нормами права — обязательное условие организационной деятельности не только руководителей, но и всего аппарата управления.

Классификация и состав организационно-распорядительных методов управления

Организационно-распорядительные методы управления можно классифицировать по источникам и направлениям их приложения (воздействия). Наибольшее значение для организационных методов имеет классификация рычагов организационного воздействия. Такими рычагами являются: регламент, норма, инструкция, дисциплинарные требования, ответственность, полномочия, приказ, распоряжение и др. Группируя эти средства воздействия по их роли в процессе управления, можно выделить три группы организационно-распорядительных методов воздействия: организационно-стабилизирующие, распорядительные и дисциплинарные. Первое и центральное место среди них занимают методы организационно-стабилизирующего (регламентирующего) воздействия. Основное содержание методов организационно-стабилизирующего воздействия заключается в установлении состава элементов системы и устойчивых организационных связей между ними посредством закрепления определенных обязанностей как за системой в целом, так и за отдельными ее звеньями.

Второй группой организационно-распорядительных методов управления являются методы распорядительного воздействия, отражающие текущее использование установленных организационных связей и их частичную корректировку при изменении условий работы. В основе распорядительного воздействия лежат полномочия и обязанности.

Необходимым дополнением к методам организационно-стабилизирующего и распорядительного воздействия является третья группа — методы дисциплинарного воздействия, которые предназначены для поддержания стабильности организационных связей посредством дисциплинарных требований и системы ответственности.

Все три группы методов управления используются как раздельно, так и совместно, дополняя друг друга. Ведь эти методы взаимозаменяемы, что и определяет особенности выбираемого в управлении того или иного типа организации либо просто главные акценты организационной деятельности в процессе управления.

Организационно-распорядительные методы управления классифицируются по источникам воздействия. Здесь выделяют способы организационного воздействия первого, второго и последующих уровней системы управления.

Практика показывает, что каждый уровень системы управления имеет свои особенности организационного воздействия и выделяет те из них, которые оказываются для этого уровня наиболее эффективными. Дифференциация способов организационных воздействий по уровням системы управления закономерна, ибо она отражает объем полномочий, которыми обладают руководители определенного ранга, их юридическое положение и, наконец, конкретную специфику управления, его функциональное содержание на определенном уровне системы управления.

Правильная дифференциация организационно-распорядительных методов управления по уровням системы управления играет важную роль в теории и практике управления. Она отражает уровень централизации управления, способствует наиболее полному учету организационных отношений в социально-экономической системе.

Организационно-распорядительные методы управления классифицируются и по их направленности. Выделяют организационные метод управления, направленные на управляющую и управляемую систему. Специфика той и другой системы определяет специфику организационного воздействия на каждую из них. Организация интеллектуального труда по сравнению с организацией физического труда имеет свои особенности, что требует различного подхода в применении организационных методов управления в управляющей и в управляемой системах.

В системе предприятия и производственного объединения можно выделить также различные подсистемы. Каждая из них в силу своих особенностей предполагает различие организационных воздействий, различие организационных методов в управлении каждой из них в этом случае методы управления выступают в виде организационных форм экономического, социального и других воздействий.

Именно дифференциация организационно-распорядительных методов управления по их направленности является важным фактором совершенствования системы методов, используемых в практике управления.

Состав и основные характеристики организационно-распорядительных методов управления

Состав организационно-распорядительных методов управления удобно рассмотреть по первому их классификационному делению— специфике средств организационного воздействия. Выше отмечалось, что методы организационно-стабилизирующего воздействия занимают центральное место. Они представляют собой долговременное закрепление организационных связей в системе, служащее основой ее управления. Способы организационно-стабилизирующего воздействия включают регламентирование, нормирование и инструктирование.

"Регламентирование  представляет собой довольно  жесткий тип организационного  воздействия . Оно заключается в разработке и введении в действие организационных положений, обязательных для исполнения и действующих в течение точно определенного этими положениями периода.

Можно конкретизировать состав таких регламентирующих организационных положений:

Во-первых, это — положения обще-организационного характера, устанавливающие организационную обособленность и порядок функционирования социально-экономической системы в целом. Примерами такого положения служат Положение о социалистическом предприятии. Положение о производственном объединении и др.

Регламентация — установление определенны социальных правил, точных предписаний к действию, рамки поведения звена (органа), руководителя.

Во-вторых, это — положения, определяющие и устанавливающие внутренний порядок работы, организационный статус различных звеньев, их задачи, функции, полномочия и пр. Таким положением, например, является Положение о линейных и функциональных органах.

В-третьих, это — типовые структуры, определяющие ведущие черты построения внутренних организационных основ. Большое значение такого регламентирования заключается в достижении необходимой унифицированности управления, что способствует укреплению единства системы управления.

В-четвертых, это — должностное регламентирование, осуществляемое посредством штатов и должностных инструкций, которые устанавливают перечень должностей и основные требования к их замещению.

Помимо регламентирования применяют и другой метод организационно-стабилизирующего воздействия — нормирование. Он считается менее жестким типом организационной стабилизации и заключается в установлении норм и нормативов, которые служат ориентировкой в деятельности, устанавливают ее границы по верхним и нижним пределам практике управления используют нормы времени, нормы выработки, нормы численности, нормативы соотносительности и пр. Комплексное использование нормативов имеет большое значение в управлении. Очень важно правильно определить, где, для каких видов работ, какие, в какой форме и в каких границах следует применить нормативы. Делая такой выбор, решая вопрос о введении нормативов на те или иные виды работ, руководитель организационно воздействует на коллектив, пользуется организационными методами управления.

На предприятиях и в производственных объединениях действует большое количество нормативов: качественно-технические, технологические, эксплуатационно-ремонтные, трудовые, финансово-кредитные, календарно-динамические, стоимостно-калькуляционные, экономического стимулирования, материально-снабженческие и транспортные, рентабельности и взаимоотношений с бюджетом, организационно-управленческие. Все эти нормативы определяют деятельность предприятия и производственного объединения, как в области производства, так и управления.

Следовательно, если организационное регламентирование устанавливает основу организации системы и процессов, протекающих в ней, то организационное формирование определяет пути и порядок выполнения функций и обязанностей, необходимые нормы, правила действия и взаимодействия в этой системе.

Наиболее мягким способом организационного воздействия является инструктирование. Оно заключается в ознакомлении с условиями работы или обстоятельствами порученного дела, объяснении.

Понятие «норма» применяется в смысле «мерило», «установление меры», а норматив — это количественное выражение этой нормы. В рассматриваемом случае «нормы» применяются в смысле «правило», «точное предписание». Эти нормы носят в отличие от материальных и технических социальный характер обстановки, задач, возможных трудностей, предостережение от возможных ошибок, совете по выполнению каких-либо видов работ и т. д. Инструктирование всегда имеет форму методической и информационной помощи, направленной на успешное выполнение работы.

Инструктирование может осуществляться посредством радио, телефона, видеоустройств, путем личных контактов, коллективно и т. д. Оно может иметь наглядную форму. К инструктированию относится оформление помещений необходимой организационной документацией об условиях работы: стенды с наименованиями организационных подразделений, схемы их расположения, порядок работы, внутри организационные инструкции. Очень важную роль здесь играют лаконичность, простота, учет психологии восприятия. Все это улучшает организационные условия работы, способствует успешному ее выполнению.

Указанные методы организационного воздействия рекомендуется применять комплексно.

Способы распорядительного воздействия — это способы текущей организационной работы, базирующейся на организации, сформированной организационно-стабилизирующим воздействием. Это способы, основой которых является решение конкретной ситуации, не предусмотренной в регламентационных актах либо предусмотренной как распорядительная деятельность. В практике управления могут возникать такие проблемы, которые не укладываются в установленные регламентационными актами границы. В этом случае используются способы распорядительного воздействия. В их состав входят директивы, постановления, приказы, указания, распоряжения, резолюции. Здесь перечислены виды распорядительной деятельности, виды распорядительного воздействия, а не документы. Документ с аналогичным названием лишь внешнее выражение распорядительной деятельности, средство осуществления распорядительного воздействия. Само же распорядительное воздействие может быть по форме устным или документально оформленным. Каждая из этих форм имеет свои преимущества. Устная форма распорядительной деятельности наиболее оперативно определяет важную сторону работы руководителя.

На предприятиях и в производственных объединениях приказы могут быть изданы только линейными руководителями, распоряжения — заместителями руководителя и начальниками функциональных служб в пределах предоставленных прав и компетенций.

Распорядительное воздействие чаще, чем организационное, требует контроля и проверки исполнения, которые должны быть четко организованы.

Управление современным производством может осуществляться только на основе твердой дисциплины, подчинения коллектива приказам и распоряжениям вышестоящих органов и своих руководителей. При этом предполагается умелое сочетание строгой производственной и трудовой дисциплины с использованием инициативы, опыта коллектива.

Одной из групп организационных методов управления являются способы дисциплинарного воздействия, заключающегося в установлении ответственности. Выделяют личную, коллективную, материальную, моральную и служебную ответственность. Сочетание разных видов ответственности является важным моментом правильного применения организационных методов управления.

Определение степени взаимного соответствия организационных методов осуществляется с помощью организационного анализа, а определение основных организационных параметров, которые в наибольшей степени соответствуют потребностям предприятия в тот или иной период его развития, осуществляется с помощью организационного планирования

Организационное планирование (орг. план) определяет порядок выполнения распорядительных актов. Его цель — создание четкой и слаженной работы группы исполнителей в рамках определенных требований к ее качеству при некоторых ограничивающих условиях, в частности с учетом материальных, финансовых и людских ресурсов.

Организационный анализ (орг. анализ) осуществляется в ходе исследования системы и касается применения принципов организации управления, функционально-структурного состояния управления, использования методов управления, техники и технологии управления.

Организационное планирование выполняется на базе орг. анализа. В качестве общего методологического приема применяется моделирование, т. е. построенных моделей, отражающих существенные структуры связи и зависимость данного процесса или системы, представляющих собой объект проектирования, в графической, текстовой  или математической формах.

Использование организационно-распорядительных методов в управлении

Правильное использование организационно-распорядительных методов управления имеет большое значение в совершенствовании управления. Оно определяет четкость и слаженность работы, оперативность и своевременность решений, гибкость управления и т. д. В. И. Ленин придавал большое значение организационным вопросам управления. В работе «Очередные задачи Советской власти» он писал: «...главной задачей пролетариата... является положительная или созидательная работа наложения чрезвычайно сложной и тонкой сети новых организационных отношений».