Шпаргалка по дисциплине "Делопроизводство"

Почему нужно именно так повернуть разговор? Да потому, что он никогда не станет возражать, если вы скажете: «Возможно, я ошибаюсь. Давайте проверим факты». А факты, если вы сами знаете их лучше, всегда заставят вашего оппонента согласиться с вами вполне добровольно.

Можно сказать по-другому: «Я думаю иначе. Но, конечно, и я могу ошибаться. Со мной это бывало. Надеюсь, вы меня поправите, если я в чем-то буду неправ». Допуская возможность ошибки со своей стороны, вы избежите затруднительного положения.

Имеет смысл взять за правило избегать прямого противоречия мнениям других и не стремиться самоуверенно отстаивать свою точку зрения. Желательно при наличии «острых углов» в разговоре не употреблять слова и выражения, передающие твердое мнение, например: «несомненно», «конечно», «только так и не иначе». Их лучше заменять на такие фразы: «Мне так кажется», «Я полагаю», «Я думаю».

Когда ваш партнер утверждает что-либо явно ошибочное, надо отказать себе в удовольствии немедленно его уличить, а начать свой ответ с замечания, что в определенных условиях и при известных обстоятельствах его мнение было бы правильным, но в данном случае дело обстоит иначе.

Манера выражать свое мнение как можно скромнее всегда вызывает меньше возражений. Если выяснится, что вы ошиблись, это доставит вам значительно меньшее огорчение. Если окажется, что вы правы, то вам будет значительно легче убедить партнера присоединиться к вашей точке зрения.

Если же столкновение взглядов неизбежно, то разумнее опередить оппонента, взяв инициативу на себя. Гораздо выгоднее подвергнуть себя самокритике, чем слушать обвинения из чужих уст. Припомните подобающие данному случаю оскорбительные (для себя) слова, которые может высказать вам разгоряченный оппонент. Но выскажите их прежде, чем это сделает он. Этим вы выбьете у него почву из-под ног.

Действительно, все люди хотят утвердиться в сознании своей значительности, и потому, когда вы утверждаете, что ваш партнер абсолютно прав, а вы не правы (и делаете это сразу и искренне), это польстит самолюбию оппонента, и он сам начнет смягчать вашу вину. Суть этой ситуации заключается в том, что вы занимаете сторону партнера, а он — вашу.

Только глупец пытается оправдать свои ошибки и промахи. Умный же человек, если он неправ, всегда признает это быстро и решительно, помня выражение: «Дракой никогда многого не добьешься, но с помощью уступок можно получить больше, чем ожидаешь».

Вывод из этого в более обобщенном виде таков. Если вы правы, то попробуйте переубедить партнера вежливо и тактично. Если же вы ошиблись (что бывает на удивление часто), то сразу признайте свои ошибки.

Никогда не спорьте с партнером. Не говорите ему, что он неправ. Проявляйте уважение к его мнению. Будьте с ним немного дипломатом. Опыт делового общения свидетельствует о том, что в словесном поединке почти невозможно заставить партнера изменить свое мнение. Личная критика или категорическое осуждение не приводят к переубеждению, а только вызывают дух сопротивления, стремление оправдать себя, встать на защиту своей чести. Для достижения коммерческого успеха можно позволять партнерам побеждать вас в незначительных спорах. Спорные вопросы следует решать тактично, дружелюбно и с действительным стремлением понять точку зрения вашего собеседника.

Не говорите партнеру обидных слов. Психология спора подчиняется закону «эмоционального зеркала»: нервозность одного рождает нервозность другого, злость порождает злость. Чтобы ваше слово подействовало, говорите деликатно, не оскорбляя.

Чтобы критика была воспринята без обиды, необходимо создать у партнера благоприятный психологический фон для восприятия замечаний. Всякое замечание воспринимается легче, если оно следует за одобрением.

Гораздо легче выслушивать перечисление своих ошибок, если критикующий начнет с признания, что он сам не безупречен. Прежде чем критиковать других, укажите на свои собственные ошибки.

Во всякого рода неприятностях и ошибках люди обычно винят не себя, а других. Если же случилось нечто хорошее, то, конечно, каждый желает сделать себя «героем» успеха. Таков один из основных законов человеческой психологии.

В неприятностях и конфликтах всегда виноваты обе стороны. Поэтому надо научиться в целях сохранения нормальных деловых отношений разделять ответственность и брать на себя определенную долю вины за случившееся. Не следует сразу обвинять другого, прежде критически оцените свое поведение. Если же обвиняют вас, то принимайте вину на себя (когда вы действительно сделали промах). Этим вы обезоружите обвиняющих: они ожидали, что все будет иначе, и им уже приходится как бы вас защищать, действуя по правилу: «Это может случиться с каждым».

В деловом общении можно выделить два вида отношения к окружающему миру: позитивное и негативное. Позитивное мышление более всего способствует созданию благоприятного психологического климата в любой беседе и в процессе ведения любых коммерческих переговоров.

В самом деле, максимальный выигрыш от негативного мышления равен нулю. Вы больше выиграете, если «перестанете искать пятна на солнце». Вы большего достигнете, если направите свой ум на решение проблем, вместо того чтобы сетовать на их существование.

Практика делового общения доказывает, что очень полезна принципиальная установка: «Если я мало получаю от жизни, то в этом виноват только я сам». Позитивно мыслящие люди чаще прибегают к слову «и» («У меня много идей, и поскольку шеф очень занят, я должен постараться выбрать самый удобный момент для их изложения»). Негативно мыслящие люди употребляют слово «но» («У меня много идей, но мой шеф не находит времени меня выслушать»),

В технике, обеспечивающей создание благоприятного психологического климата, очень важное место отводится доверительному взаимопониманию, которое в деловом общении создается выполнением следующих поведенческих действий.

1. Сокращайте физическую и социальную дистанцию. Начиная с первого контакта приветствуйте собеседника искренней улыбкой, доброжелательным взглядом и крепким рукопожатием, вставайте ему навстречу, обращайтесь к нему только по имени и отчеству.
2. Постоянно показывайте ваше желание понять позицию собеседника. Уясните, что он хочет, а затем излагайте свои доводы и предложения с позиции его интересов, раскрывайте их пользу именно для него. При этом ориентируйтесь на желаемый собеседником результат.
3. Старайтесь выявлять положительные качества вашего собеседника, предполагайте только его хорошие намерения и выражайте свою заинтересованность в перспективах ваших взаимоотношений.
4. Выражая собственные чувства, учитывайте эмоциональное состояние собеседника.
5. Подчеркивайте равенство позиций, ищите единство в интересах и мнениях, ведите себя уверенно, спокойно и доброжелательно, но без нежелательных для вас уступок.
6. Эмоционально поддерживайте разговор (активное и внимательное слушание, легкие кивки головой, доброжелательное выражение лица, постоянные реплики типа «Да, да...», «Я вас слушаю»). Собеседник видит ваше желание его слушать и сопереживать и потому проникается чувством благодарности к вам за это.

Многочисленные психологические исследования позволили выявить факторы, обеспечивающие любому человеку хорошее психологическое самочувствие. Кратко результаты этих исследований можно сформулировать так: если вы хотите, чтобы у вашего собеседника (партнера или клиента) было хорошее настроение, вам надо всего лишь:

• улыбаться;
• смотреть ему в глаза;
• сосредоточить на нем все свое внимание;
• установить с ним положительный контакт с помощью мимики и жестов;
• говорить с той же скоростью и в том же голосовом регистре, что и ваш собеседник;
• положительно отзываться о личности собеседника, его действиях и позиции или показывать, что вы относитесь к нему с симпатией и уважаете как человека, независимо от его возраста, пола и социального положения;
• показывать, что вы уважаете своих коллег и свое предприятие;
• демонстрировать своим поведением, мимикой и жестами, что вы доброжелательный, радующийся жизни человек, который находится в ладу с самим собой и окружающими;
• вести себя спокойно и непринужденно;
• выглядеть опрятным и отдохнувшим.

89. Суть  і значення наукової обробки  документів

Научно-техническая обработка документов – это комплекс работ по проведению экспертизы их ценности, оформлению и описанию. При этом следует знать, что обработке подвергаются все виды документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации.

Приступая к этой работе, необходимо внимательно изучить номенклатуру дел организации, которая представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, и которая является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Далее в соответствии с номенклатурой дел отбираются отдельно дела с документами постоянного хранения, отдельно – временного (свыше 10 лет) хранения, отдельно – временного (до 10 лет и включительно) хранения.

Для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к архивному хранению документов в организации приказом создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

В состав комиссии включаются наиболее квалифицированные и опытные работники структурных подразделений организации, хорошо знающие состав и содержание образующихся в их деятельности документов, а также значение и ценность информации, содержащейся в документах. В обязательном порядке в состав ЭК включается руководитель службы ДОУ и архива (или лицо, ответственное за архив организации). Председателем комиссии, как правило, назначают заместителя руководителя организации, курирующего вопросы делопроизводства и архива. 

При проведении экспертизы ценности документовосуществляется:

- отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения  для передачи в архив организации;

- отбор документов с временными  сроками хранения и с пометкой  «До минования надобности», подлежащих  дальнейшему хранению в структурных  подразделениях;

- выделение к уничтожению документов  за предыдущие годы сроки, хранения  которых истекли.

Отбор документов для постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится, как уже говорилось выше, на основании номенклатуры дел организации, а также Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000) (далее – Типовой перечень).

Типовой перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых организациями независимо от форм собственности. При проведении экспертизы ценности документов, отражающих специфические функции организации, следует руководствоваться ведомственными перечнями. Так, например, при определении сроков хранения документов кредитных организаций следует руководствоваться Примерным перечнем документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием сроков хранения (М., 2000).

Типовой и ведомственные перечни являются основными нормативными документами при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение документов, образующихся в деятельности организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения документов, указанные в перечнях, распространяются на все организации, независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет.

Организации применяют указанные в перечнях сроки хранения документов по-разному. Временные сроки храненияприменяются всеми организациями. Постоянный срок храненияприменяется теми организациями, которые передают свои документы на государственное, муниципальное хранение.

Для организаций, документы которых не поступают на хранение в архивные учреждения, предусмотрен следующий порядок применения постоянного срока (в соответствии с перечнями): государственные и муниципальные организации хранят эти документы в течение 10 лет, негосударственные – не менее 10 лет. Дальнейший срок хранения документов определяется в соответствии с действующим законодательством и необходимостью практического использования документов. Определенные категории документов (учредительные, нормативно-правового, имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития) следует хранить в организациях всех форм собственности до ликвидации данных организаций, что обусловлено действующим законодательством и их практическим значением.

Отметка «ЭПК», проставленная в перечнях к отдельным видам документов, означает, что часть документов может иметь научно-историческое значение и подлежит постоянному или длительному хранению.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют только практическое значение, и срок их хранения определяет сама организация (но он должен быть не менее 1 года).

Снижение предусмотренных перечнями сроков хранения документов не допускается.

Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в перечнях, провести полистный просмотр дел. Отбор документов на хранение или уничтожение только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел не допускается. Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов. Металлические скрепления документов (булавки, скрепки) изымаются. Уточняется также характер повторения и поглощения информации, содержащейся в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хотелось бы подчеркнуть, что на хранение отбирают документы только в виде подлинников, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) – заверенные копии, так как это имеет существенное значение при их дальнейшем использовании. Особенно это касается ситуаций, связанных с возникновением правовых и имущественно-хозяйственных вопросов.