Шпаргалка по "Делопроизводству"

Так, в советский период нашей истории отсутствовала  система подготовки специалистов по работе с персоналом, в то время  как кадровые органы, службы функционировали  в различных отраслях народного  хозяйства, в государственных и партийных органах. В результате самым ценным достоянием общества - человеческими ресурсами, профессиональным опытом людей - распоряжались работники, не имеющие профессионального образования в данном виде деятельности. Такое положение в значительной мере объясняется чрезмерной политизацией государственной службы, предпочтением профессионализму идеологических, партийных критериев.

Следует, однако, отметить, что в постсоветской России пока не произошло существенных изменений  в статусе кадровых служб, их роли и ответственности за рациональное использование государственных служащих. Необходима законодательная база, регламентирующая полномочия и ответственность кадровых служб за подбор государственных служащих, позволяющая им не обслуживать кадровые интересы высших чиновников, а обеспечивать профессиональный рост и должностное продвижение персонала, его рациональное использование. В этих целях необходимо повышение статуса кадровых служб, развитие их структуры и привлечение специалистов по работе с персоналом.

Решение проблемы собственного кадрового обеспечения служб персонала предполагает создание системы профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации специалистов по управлению персоналом.

Суммируя вышепредложенное, следует сказать, что профессионализация труда во всей системе государственной службы может послужить надежной защитой общества от непрофессионализма и бездарности, что является необходимым условием повышения эффективности и авторитета государственной службы.

20. Развитие структуры кадровых служб.

В небольших компаниях (до 100 человек) достаточно двух сотрудников  службы персонала,  
   в организациях средних размеров (до 500 человек) целесообразно создать кадровую службу персонала из трех-четырех кадровых специалистов, 
   в более крупных компаниях (свыше 1500 человек) от семи до десяти сотрудников службы персонала.  
   Порядок организации и функционирования кадрового органа невозможно рассматривать в отрыве от его организационной структуры и численного состава. Последние определяются исходя из содержания задач кадровой работы, организационно-финансовых возможностей предприятия, и регламентируются штатным расписанием службы персонала, которое утверждает директор предприятия.  
Но прежде всего, следует уяснить содержание понятий «организационная структура» и «численный состав». 
   Под организационной структурой отдела кадров подразумеваются его основные и вспомогательные подразделения (иные внутренние структурные единицы1). Как правило, эти подразделения концентрируют свою работу на самостоятельных направлениях кадровой работы и тесно взаимодействуют между собой в процессе повседневной деятельности. 
Численный состав отдела кадров характеризуется общим количеством работников данного подразделения, а также количественным соотношением их основных категорий — руководителей, специалистов и исполнителей (как в составе отдела кадров в целом, так и в составе его внутренних структурных единиц). Воз- Под внутренней структурной единицей (в раде источников — «базовой структурной единицей») следует понимать мини-подразделение в составе основного структурного подразделения (группа, сектор и т. п.). Численность таких мини-подразделений обычно не превышает 2—5 работников-специалистов, один из которых по совместительству выполняет также административные функции, являясь для остальных работников непосредственным начальником. Наличие мини-подразделений в структуре кадрового органа наиболее характерно для предприятий с численностью персонала от 500 до 1000 человек. 
 
   Возглавляет кадровый орган предприятия и руководит его работой начальник — как правило, начальник отдела кадров (НОК). 
Все сотрудники отдела кадров, включая руководящий состав (заместителей и помощников начальника), специалистов и исполнителей, являются подчиненными должностными лицами по отношению к начальнику, который, в свою очередь, подчиняется непосредственно руководителю предприятия (его первому заместителю или его заместителю по персоналу). 
Если отдел кадров насчитывает в своем составе несколько подразделений, то каждое из них, в свою очередь, возглавляется начальником (кроме мини-подразделений). В необходимых случаях в штат отдела кадров могут вводиться должности заместителей начальника (по общим вопросам, по важнейшим направлениям кадровой работы), а также должности помощников начальника.    Выигрышным управленческим ходом является совмещение должностей начальников подразделений отдела кадров с должностями заместителей начальника отдела кадров — благодаря этому экономятся средства, усиливается материальная заинтересованность работников, занимающих совмещенные должности.  
Как правило, чаще всего отдел кадров представляет собой структурное подразделение в составе службы персонала. 
   Организационная структура отдела кадров определяется прежде всего численностью работников предприятия, а также характером (объемом и сложностью) задач кадровой работы. 
  

21. Системы  профессиональной подготовки, переподготовки  и повышения квалификации персонала  кадровых служб.

Повышение квалификации на предприятии - практически непрерывный  процесс, который может заключаться как в новых концепциях, например, концепции «обучающегося предприятия», так и в стандартных подходах (различные семинары, обучение в институтах повышения квалификации высшего персонала или переподготовка рабочих). Квалификация рабочих в современных условиях характеризуется такими признаками, как глубокие общеобразовательные технические и профессиональные знания, мастерство и профессиональная подвижность. Уровень развития рабочей силы непосредственно связан с изменением и совершенствованием технического базиса производства. Научно-технический прогресс в современных условиях влияет на всю систему производственных сил, затрагивая в первую очередь человека как главную производительную силу общества с его способностью трудиться, создавать материальные блага, меняя содержание и условия трудовой деятельности, место человека в производстве.

Подготовка  новых рабочих – это первоначальное профессиональное обучение лиц, ранее  не имевших рабочей специальности. Подготовка новых  сотрудников осуществляется по индивидуальной и групповой  формам обучения, включающих не только производственное обучение, но и изучение теоретического курса в объеме, обеспечивающем освоение профессиональных навыков начальной квалификации. При индивидуальной форме подготовки каждый обучающийся прикрепляется в высококвалифицированному специалисту. Теоретический курс индивидуальной подготовки изучается обучающимся самостоятельно. При групповой форме  обучающиеся объединяются в учебные  группы и выполняют работу согласно учебной программе под руководством специалистов-инструкторов. 

Особенность переподготовки кадров –  контингент рабочих, которых а она охватывает. Это в основном рабочие средних и старших  возрастов, проработавшие определенное время по определенной профессии, что  накладывает свою специфику на обучение. При расчете средств, необходимых на переподготовку кадров, должны учитываться не только затраты на сам процесс обучения, но материальное обеспечение работников в процессе их переподготовки.

Повышение квалификации сотрудников  – это обучение, направленное на последовательное совершенствование  профессиональных знаний, умений и  навыков мастерства.

Повышение квалификации связано с определенными издержками, как для компании, так и для работника. Это затраты на оплату преподавателям, аренду помещений, приобретение материалов и т.д. Поэтому повышение квалификации и обучение с отрывом от производства, вследствие чего предприятие испытывает временные трудности, должно быть организовано таким образом, чтобы результат от этого – более высокий уровень производительности труда, качество услуг, приемов и методов труда – перекрывал издержки.

Повышение квалификации работников может осуществляться в  различных  формах. В частности, это могут  быть курсы ,семинары, профессиональные выставки, комплексная программа и другие.. Такая форма повышения квалификации носит оперативный характер и обеспечивает достаточную целенаправленность подготовки.

Ситуации с  точки зрения направлений в обучении.

22. Дисциплинарные взыскания и поощрения: порядок оформления.

Важным элементом  создания необходимых условий, обеспечивающих нормальную производительную работу в  коллективе, является не только хорошая  организация производственного  процесса и условий труда, но и закрепление со стороны работодателя системы мер поощрения и наказания, порядка их применения к работникам. 
Несомненно, что добросовестный труд должен быть отмечен работодателем. Если хорошо работающие и недобросовестные работники находятся в равном положении, то стимул к успешному труду резко снижается. 

Меры поощрения

Выбор конкретных мер поощрения, предоставления различных  льгот и преимуществ — это  право работодателя, хотя в современных  рыночных условиях оно во многом зависит  от его финансовых возможностей. 
В законодательстве под поощрением понимается форма публичного признания достигнутых успехов, в которой выражена официальная положительная оценка работодателем заслуг работника (как правило, на общем собрании в торжественной обстановке, с обязательным изданием соответствующего приказа) и оказание ему общественного почета. 
В этой связи характер поощрений можно подразделить на материальный и моральный. 
Поощрение, имеющее моральный характер, оказывает на работника положительное этическое влияние и приносит ему нравственное удовлетворение. В свою очередь, материальное поощрение всегда имеет денежное выражение и наряду с моральной удовлетворенностью позволяет работнику получить дополнительный материальный доход. 
В настоящий момент руководители организаций не придаю большого значения моральным видам поощрений. Этому есть существенные основания. Такие виды морального поощрения, как почетная грамота, объявление благодарности, занесение в Книгу почета и на Доску почета предоставлялись в прошлом в массовом порядке и без подкрепления какими-либо материальными стимулами. 
Одним из примеров эффективного морального поощрения может служить досрочное снятие ранее наложенного дисциплинарного взыскания, а также включение в резерв на выдвижение на вышестоящую должность. 
Трудовой кодекс РФ предусматривает следующие меры поощрения, которые могут быть поделены на меры морального и материального характера:

Меры  морального поощрения: 
• объявление благодарности; 
• награждение почетной грамотой; 
• представление к званию «Лучший по профессии»; 
Меры материального поощрения: 
• выдача премии; 
• награждение ценным подарком.

Перечень мер  поощрения, приведенный в Трудовом кодексе РФ, не является исчерпывающим. В нем предусмотрены лишь основные виды мер поощрения, получившие широкое  распространение на практике. 
Правилами внутреннего трудового распорядка организации, а также уставами и положениями о дисциплине могут предусматриваться другие виды поощрений. Например, могут быть установлены дополнительные оплачиваемые отпуска, компенсация затрат на ежегодный отдых, персональные надбавки, беспроцентные ссуды на приобретение жилого помещения, предусмотрено присвоение дополнительных, помимо предусмотренных Трудовым кодексом РФ и иными нормативно-правовыми актами, почетных званий для работников, направление работника на специальные конференции, семинары, стажировки, создание работнику более комфортных условий труда и т. д. 
Таким образом, перечень поощрений может быть дополнен в зависимости от потребностей и возможностей конкретного работодателя. 
Кроме того, за особые трудовые заслуги перед обществом и государством работники могут быть представлены к государственным наградам. 
Перечень почетных званий и Положения о почетных званиях РФ утверждены Указом Президента РФ от 30 декабря 1995 года № 1341 «Об установлении почетных званий Российской Федерации, утверждении Положений о почетных званиях и описания нагрудного знака к почетным званиям Российской Федерации». 
Звание «Лучший по профессии» — отраслевая награда за особые трудовые заслуги. Как правило, присвоение отраслевых почетных званий производится по представлению работодателя руководителями министерств с участием соответствующих профсоюзных органов. 
Одной из разновидностей материального поощрения работников за добросовестный труд является награждение ценным подарком. Предельная стоимость ценного подарка законодательством не ограничена и определяется работодателем по его усмотрению исходя из личных заслуг каждого работника. 
Единовременные денежные премии являются также распространенной формой материального поощрения за добросовестную работу. 
Меры взыскания

Как добросовестный, так  и недобросовестный труд не остаются без внимания работодателя. В соответствии с Трудовым кодексом РФ работодатель, обладая правомочиями дисциплинарной власти, в случае совершения работником дисциплинарного проступка самостоятельно осуществляет выбор мер дисциплинарного взыскания. 
Работодатель не вправе применять любые меры ответственности к работникам. Выбор работодателя жестко ограничен перечнем мер взыскания, установленным законом. 
Трудовой кодекс РФ предусматривает следующие дисциплинарные взыскания, которые могут быть применены работодателем по отношению к работникам, нарушившим трудовую дисциплину:

• замечание; 
• выговор; 
• увольнение по соответствующим основаниям

Наиболее строгой и крайней мерой воздействия на нарушителей трудовой дисциплины является увольнение по соответствующим основаниям. 
По сравнению с ранее действовавшим законодательством из перечня мер взысканий исключен строгий выговор. 
Данный перечень взысканий, в отличие от мер поощрения, является исчерпывающим и расширению не подлежит. 
Дополнительные меры взыскания возможны только в том случае, если на работника распространяется действие специальных законов. Например, в отношении государственных служащих в дополнение к общему перечню взысканий возможно применение такого взыскания как предупреждение о неполном должностном соответствии. 
Таким образом, сами работодатели никаких дополнительных дисциплинарных взысканий, не предусмотренных Трудовым кодексом РФ и федеральными законами, устанавливать и применять не могут. 
Однако на практике довольно распространены такие меры, как штрафы, лишение разного рода надбавок, выговор с предупреждением и другие санкции, которые нельзя признать законными. 
Трудовой кодекс РФ предоставляет право работодателю применить финансовые санкции к работникам только в одном случае — при неудовлетворительных результатах работы. Так, при невыполнении норм труда (должностных обязанностей) по вине работника оплата нормируемой части заработной платы производится в соответствии с объемом выполненной работы. 
Популярные у некоторых работодателей штрафы трудовым законодательством вообще не предусмотрены. Материально наказать работника можно только за счет лишения поощрительных выплат и льгот, предусмотренных нормативным актом, устанавливающим систему поощрений. 
Установленный порядок применения дисциплинарных взысканий служит гарантией защиты интересов работников от необоснованного привлечения к дисциплинарной ответственности. 
Нужно отметить, что работодатель вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание и тогда, когда он до совершения проступка подал заявление о расторжении трудового договора по своей инициативе, поскольку трудовые отношения в данном случае прекращаются лишь по истечении срока предупреждения об увольнении.

23. Контроль исполнения  кадровых документов: назначение, виды, формы.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций  управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.