Шпаргалка по "Делопроизводству"

44. Работодатель обязан  постоянно иметь в наличии  необходимое количество бланков  трудовой книжки и вкладышей  в нее.

12. Личные  дела сотрудников: состав, формирование  и хранение.

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике  и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в  ВУЗе. Как правило, личное дело формируется  в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

В настоящее время  личные дела на работников в обязательном порядке в соответствии с Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 должны быть заведены в государственных (муниципальных) органах власти. Для других сфер деятельности в нормативных документах нет упоминания об обязанности ведения личных дел. Фактически для большинства организаций это становится делом добровольным.

Тем не менее, практика показывает, что формирование и своевременное комплектование личного дела на работника приносит много пользы. Поскольку все сведения о работнике сконцентрированы и упорядочены в едином месте (способствует лучшей сохранности документов) и к ним обеспечен оперативный доступ (способствует быстрому поиску информации по запросу).

Состав документов личного дела работника

• заявление о приеме на работу;
• трудовое соглашение (контракт), дополнительные соглашения;
• личный листок по учету кадров и дополнение к нему;
• анкета (автобиография);
• документы об образовании (копии);
• документы об утверждении в должности (копии или выписки), в том числе это могут быть выписки из протоколов учредителей, акционеров, ученых советов, документы конкурсных комиссий, результаты тестирования;
• рекомендательные письма или характеристики;
• должностные инструкции (регламенты);
• аттестационные листы, отзывы, представления;
• паспортные данные, свидетельство о браке и т.д. (копии);
• заявления и приказы (копии или выписки) о переводе на другую должность, представления, справки-объективки;
• документы о награждении, наложении взысканий (копии);
• сведения о доходах, имуществе и справки проверки полноты и достоверности данных сведений (для государственной или муниципальной службы);
• невостребованные документы (свидетельства, дипломы, трудовые книжки и т.п.);
• заявления и приказы (копии или выписки) об увольнении, переводе и т.д.;
• иные документы в случае необходимости, в частности для государственной службы – подробнее посмотрите Указ Президента РФ (ссылка во 2-м абз.).

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим  принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника  личное дело считается законченным  делопроизводством и готовится  к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется  составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается в листе-заверителе(посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные  единицы хранения. Но на каждого  гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая  информация должна в обязательном порядке  быть отражена на обложке личного дела (образец приводится по ссылке):

• заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;
• в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

• в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2010 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

• согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);
• в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);
• срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года (при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;
• важно зафиксировать количество листов дела.

13. Состав  и назначение должностной инструкции.

Должностная инструкция – основной организационно-правовой документ, определяющий задачи, основные права, обязанности и ответственность работника организации при осуществлении им трудовой деятельности согласно занимаемой должности. 
 Цели разработки должностной инструкции: 
1.     создание организационно-правовой основы трудовой деятельности работников; 
2.     повышение ответственности работника за результаты их деятельности, осуществляемой на основании трудового договора; 
3.     обеспечение объективности при аттестации, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов работнику, его поощрении и наложении на него дисциплинарного взыскания. 
 Должностная инструкция – индивидуальный документ, хотя и разрабатывается на основе типовых тарифно-квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции для данной организации всегда имеют свои особенности, так как любая организация обладает своей спецификой в направлении деятельности или объеме работ. 
 При наличии должностной инструкции, в которой определены требования к вакантной должности, отделу кадров легче подобрать необходимого работника. При приеме на работу претендент на должность знакомиться с инструкцией, кругом своих обязанностей и может сразу соотнести с ними свои возможности. 
 Готовые проекты должностных инструкций необходимо согласовать с юристом фирмы. После этого они утверждаются непосредственными руководителями тех лиц, в подчинении которых находятся работники.   
 При зачислении на должность принимаемый работник ставит отметку «Ознакомлен», дату и подпись. Его подпись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять. В трудовой договор может быть включен пункт с обязательством выполнения работы в соответствии с должностной инструкцией. Текст должностной инструкции выдается работнику, что также фиксируется надписью «Инструкция получена на руки», затем ставиться дата и подпись. 
 Согласованную и утвержденную должностную инструкцию нумеруют, шнуруют, заверяют печатью отдела кадров и хранят в отделе кадров или соответствующем подразделении в соответствии с установленным порядком. 
 Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения руководителем организации или другим уполномоченным на это должностным лицом и действует до ее отмены или замены новой должностной инструкцией. 
 При составлении должностных инструкций нередко допускаются ошибки, за которые работодатель может в последствии серьезно поплатиться. Следует избегать: 
·        расплывчатых, неконкретных формулировок; 
·        дублирования функций; 
·        ситуации, когда трудовые функции не закреплены ни за одним работником; 
·        нерационального подхода в определении объема обязательств; 
·        дисбаланса прав и обязанностей. 
Преимущества должностных инструкций заключаются в следующем: 
·        Должностная инструкция, подписанная работником, позволяет работодателю расторгнуть трудовой договор в связи с несоответствием занимаемой должности; 
·        Должностные инструкции служат основой для аттестации персонала; 
·        При наличии должностных инструкций трудовые споры часто разрешаются внутри организации без привлечения государственных органов; 
·        Инструкции помогают равномерно распределять обязанности между сотрудниками с похожими должностями (например, между бухгалтером и главным бухгалтером), избегать дублирования обязанностей; 
·        Инструкции позволяют работодателю доказать в суде, что дисциплинарное взыскание за невыполнение обязанностей было наложено правомерно. 
 Недостатком же должностных инструкций можно считать сложность разработки оптимального документа. 
Должностная инструкция также имеет одинаковую для всех должностную структуру текста, включающую: 
·        Общие положения; 
·        Функции; 
·        Должностные обязанности; 
·        Права; 
·        Ответственность; 
·        Взаимоотношения (связи по должности). 
 «Общие положения» в должностных инструкциях содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, подчиненность, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу) работы по специальности, порядок назначения и освобождения от занимаемой должности.  
 В разделе «Функции» формируются основные направления деятельности, а в следующем за ним разделе «Должностные обязанности» уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. 
 Часто указанные разделы объединяют в один – «Функции и должностные обязанности» (или «Основные задачи и обязанности»). Его следует отразить как можно детальнее. Полезно указать: какие формы отчетности и с какой периодичностью ведутся, выполняется ли работа в традиционном или компьютерном режиме. Чем объемнее будет расписано не только, что делает данный работник, но и как он выполняет работу, тем ценнее должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость сотрудников на время отпусков, болезни и т.п. 
 В раздел «Права» можно перенести пункты из положения о подразделении, конкретизировав их указанием видов документов, которые предоставляют данному работнику  или в составлении и оформлении которых он принимает участие. 
 Раздел «Ответственность» может быть составлен обобщенно, например: «Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией», или расписан более детально исходя из содержания обязанностей. 
 Важен пункт «Взаимоотношения (связи по должности)». В нем прежде всего должно быть четко расписано: от кого, какую информацию, в какой документационной форме получает работник. Например, если он занят начислением зарплаты, то указывается порядок предоставления ему табеля учета выхода на работу, копий приказов по личному составу о зачислении, переводе, увольнении, отпусках, командировках и т.п. 
 При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приема нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо, внести коррективы, уточнить перечень работ или добавить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на вновь принятого работника.  
 Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

14. Штатное  расписание в организации и  его значение.

  Штатное расписание — это нормативный документ предприятия, оформляющий структуру, штатный состав и численность организации с указанием размера заработной платы в зависимости от занимаемой должности. Штатное расписание отражает существующее или планируемое разделение труда между работниками, описанное в должностных инструкциях.

Штатное расписание имеет большое значение для эффективного использования работников. Оно дает возможность сравнивать подразделения по численности сотрудников, квалификации, уровню оплаты. Может быть использовано при анализе трудовой загрузки работников, объёма выполняемых работ, уточнении должностных инструкций, а также при оценке целесообразности существующей структуры организации.

Штатное расписание оформляется  в унифицированной форме № Т-3.Заполнение унифицированной формы № Т-3 следует начинать с заполнения строки «Наименование организации». Наименование организации должно соответствовать учредительным документам. В случае, когда организация имеет и полное, и сокращённое наименование, допускается употребление любого из них.

Далее заполняется графа «Номер документа». Нумерация может быть сквозная или по годам. При нумерации по годам штатному расписанию на начало следующего года присваивается номер 1. При сквозной нумерации — номер, следующий за номером штатного расписания на данный год. Для организаций, где штатное расписание часто подвергается изменениям, целесообразно ввести отдельную нумерацию для штатного расписания с литерным обозначением (например, «2-ШР»).

В графе «Дата составления» проставляется дата составления документа в виде «дд.мм.гггг». Следует учитывать, что это дата составления документа, а не дата начала его действия, то есть дата составления штатного расписания всегда будет предшествовать дате начала его действия.

В унифицированной форме  предусмотрена строка «Штатное расписание на период __________ с «___» ________ 20___ года». В этой графе нужно отразить период, на который утверждается штатное расписание (обычно один год), и с какой даты оно начинает действовать (то есть указывается дата вступления штатного расписания в действие).

Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Для  этого в строке «Утверждено приказом организации от «___» _________ 20 ___ г. № ____» проставляется дата и номер приказа «О введении в действие штатного расписания».

В строке «Штат в количестве __________ единиц» указывает общее количество штатных единиц организации. Строка заполняется на основании итогового количества штатных единиц из соответствующей графы таблицы.

Структурное подразделение (колонки 1, 2)

Первая колонка унифицированной  формы называется «Наименование структурного подразделения». Она заполняется на основании разработанной и утверждённой организационной структуры предприятия.

Государственные учреждения и организации, а также организации с вредными и (или) опасными условиями труда должны вводить наименования структурных подразделений, исходя из требований общероссийских и отраслевых классификаторов, а также тарифно-квалификационных справочников и других нормативных документов. Дело в том, что от наименования структурного подразделения в этих организациях может зависеть ряд льгот работникам при выходе на пенсию (для работников медицинских учреждений, предприятий с вредными и (или) опасными условиями труда и пр.).

Вторая колонка унифицированной  формы называется «Код структурного подразделения». Каждому структурному подразделению в организации присваивается код, который используется для ведения документооборота. Код также обозначает место структурного подразделения в иерархии организации.

Код присваивается, начиная  с самых крупных и заканчивая самыми маленькими подразделениями, например, в составе департаментов есть управления, в составе управлений — отделы, в составе отделов — группы. Если департамент обозначается цифровым кодом 01, то управление в составе этого департамента будет иметь нумерацию 01.01. Таким же образом обозначаются отделы и группы.

Третья колонка штатного расписания называется «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации».

В государственных учреждениях  и организациях, а также в организациях с вредными и (или) опасными условиями  труда должность заполняется  в строгом соответствии с тарифно-квалификационным справочником и общероссийским классификатором  должностей служащих и профессий рабочих. Кроме того, в государственных учреждениях и организациях каждой должности должен соответствовать разряд в соответствии с системой разрядов единой тарифной сетки (ЕТС) по оплате работников федеральных государственных учреждений. Разряды присваиваются в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 14.10.1992 № 785 «О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе единой тарифной сетки».

Последовательность заполнения этой колонки по каждому структурному подразделению является индивидуальной с учётом специфики организации. Как правило, сначала располагается должность руководителя структурного подразделения, его заместителей, далее — ведущих и главных специалистов, затем должности исполнителей. Если в составе структурного подразделения есть, как инженерно-технический персонал, так и рабочие, необходимо выделить сначала ИТР, а затем рабочих.