Шпаргалка по "Делопроизводству"

В четвёртой колонке «Количество штатных единиц» указывается количество должностных или рабочих единиц, предусмотренных штатным расписанием. Вакантные должности обозначаются указанием количества вакантных штатных единиц со сноской внизу страницы, где указывается, что должность вакантна.

В пятой колонке «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывают месячную заработную плату по должности в рублях. Существует множество способов оплаты труда в организациях: заработная плата по тарифной ставке или сетке, процент от выручки или прибыли, сдельная оплата труда, оплата по коэффициенту трудового участия или распределения и пр. Однако самыми распространёнными являются два способа оплаты труда в организациях: оклад и тарифная ставка.

В штатном расписании есть несколько колонок (6-8), объединённых общим названием «Надбавки». В них отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты и пр.), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за учёную степень и пр.), а также введённые по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда). При установлении в штатном расписании надбавок или доплат в соответствующей колонке делается пометка — в каком размере и за что установлена данная надбавка (доплата).

При невозможности заполнения колонок 5-9 в рублёвом исчислении в связи с применением иных систем оплаты труда (например, бестарифной, смешанной и пр.) указанные колонки заполняют в соответствующих единицах измерения (процентах, коэффициентах и пр.).

  Девятая колонка «Всего» рассчитывается сложением 5-8 колонок и умножением получившейся суммы на количество штатных единиц из колонки 4. Итоговая сумма по всем должностям будет являться месячным фондом заработной платы. Месячный фонд заработной платы — это суммарные денежные средства, которые предусмотрены штатным расписанием для выплаты работникам.

  Штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. Если штатное расписание занимает несколько листов, страницы нумеруются, затем оно прошивается и скрепляется печатью, и подписью руководителя организации.

  Изменения в штатное расписания вносятся приказом по основной деятельности «О внесении изменений в штатное расписание», который подписывает руководитель организации или уполномоченное им лицо.

  Кроме случаев переименования структурных подразделений или должностей, изменения оклада, штатное расписание может изменяться во время реорганизации предприятия, при сокращении численности или штата работников. При сокращении численности исключаются отдельные единицы, а при сокращении штата — отдельные подразделения. При этом работники, замещающие сокращаемые должности или работающие по сокращаемым профессиям, подлежат увольнению по соответствующим статьям Трудового кодекса РФ.

  Работников, которых затронули изменения штатного расписания, необходимо ознакомить с приказом под роспись.

15. Правила составления  графика отпусков работников.

График отпусков утверждается работодателем не позднее, чем за две недели до наступления нового календарного года. То есть крайний  срок для утверждения графика отпусков - 17 декабря. 
Применяется график отпусков для отражения сведений о распределении ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений на календарный год по месяцам. Структурные подразделения могут разрабатывать свои графики отпусков, однако все они должны быть объединены в сводный документ организации. 
При составлении графика отпусков учитываются пожелания работников, требования действующего законодательства, а также специфика деятельности организации. Пожелания работников могут быть выражены в записках, заявлениях или опросных листах. Однако поскольку, как показывает практика, подавляющая часть работающих предпочитает отдыхать в летнее время, то при составлении очередности отпусков приходится соотносить пожелания работников с требованиями законодательства. 
Исходя из требований законодательства прежде всего следует определить работников, которые имеют право (т.е. необходимый стаж) на использование отпуска. Согласно ст. 122 ТК РФ отпуск вновь принятым работникам предоставляется спустя шесть месяцев их непрерывной работы у данного работодателя. Если работодатель принимает решение предоставить отпуск "авансом", необходимо получить соответствующее заявление работника. Кроме того, Трудовым кодексом РФ предусмотрен круг работников, которым работодатель обязан предоставить отпуск до истечения шести месяцев непрерывной работы. Следовательно, при составлении проекта графика отпусков необходимо уточнить, не желают ли такие работники подать заявления о предоставлении отпуска. Некоторые работники имеют право на получение отпуска в удобное для них время.  
Другие случаи преимущественного предоставления отпуска могут быть предусмотрены коллективным договором, соглашением или иным локальным нормативным актом. 
Совместителям в силу ст. 286 ТК РФ ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основному месту работы. При составлении графика отпусков необходимо уточнить время отпуска работников-совместителей по их основному месту работы, а также учесть мнение работников, не использовавших по ряду причин отпуск или его часть в предшествующем году. Если в организации есть работники, планирующие поступать в учебные заведения или же обучающиеся, целесообразно выяснить их пожелания относительно времени предоставления отпусков. 
В процессе составления графика определяется также продолжительность отпусков; выясняется, есть ли у работников право на дополнительные оплачиваемые, удлиненные отпуска и какова их продолжительность. Кроме того, следует учесть правила присоединения дополнительных отпусков к ежегодным, а также заранее согласовать с работником его намерение использовать отпуск по частям. 
Что касается времени ухода работников в отпуска, то они не должны быть приурочены исключительно к началу или середине месяца, по возможности их следует распределять равномерно в течение года. В качестве ориентира можно принять во внимание, что ежемесячно в отпуске могут находиться от 10 до 30 процентов работников структурного подразделения и организации в целом. В период пиковой производственной активности этот процент снижается. 
Если на предприятии большое число работников, имеющих право использовать отпуск в удобное для них время, то их коллегам, не располагающим такими льготами, можно предложить поочередно отдыхать в летнее время либо разбивать отпуск на части. 
Также необходимо принимать во внимание правила внутреннего трудового распорядка, условия коллективного договора, если этими локальными нормативными актами предусмотрен порядок предоставления отпусков, улучшающий положение работников по сравнению с действующим трудовым законодательством. 
При составлении графика отпусков следует учитывать специфику организации, финансовые и производственные возможности, с тем чтобы обеспечить нормальную работу организации. Под необходимостью обеспечения нормальной работы понимаются выполнение производственных, финансовых и иных планов, эффективное управление. Как правило, предварительно отдел кадров согласовывает с отделом организации и оплаты труда, а также с планово-экономическим отделом количество работников, необходимое для выполнения запланированного объема работ. Принятые производственные и иные планы должны учитываться при составлении графика отпусков. В период увеличения объемов производства как можно больше сотрудников должно оставаться на рабочих местах. Некоторые предприятия в силу специфики выполняемых работ, например компании по производству отдельных видов продукции или продаже отопительной техники, практикуют коллективные отпуска для основного персонала в летний период. При этом одни реализуют продукцию, хранящуюся на складах, а другие, скажем, продавцы отопительных систем, пользуются тем, что спрос на их товар летом существенно падает. Коллективные отпуска в летние месяцы, в дни школьных и студенческих каникул характерны и для образовательных учреждений. Для того чтобы эффективность управления предприятием не снижалась в летнее время, необходимо предусмотреть очередность ухода в отпуск руководящих работников. 
Порядок предоставления отпусков в немалой степени зависит от финансовых возможностей предприятия, и в частности от наличия денежных средств, необходимых для выплаты отпускных. Организация может создавать резервы на предстоящую оплату отпусков работникам. Величина резерва определяется организацией самостоятельно в расчете на год. Ежемесячно начисляется резерв из расчета 1/12 его годовой суммы. Таким образом, правильная учетная политика предоставляет возможность заблаговременно позаботиться о необходимых суммах отпускных. 
Форма графика отпусков N Т-7 утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 в составе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. График отпусков визируется руководителем кадровой службы, руководителями структурных подразделений и утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом. 
Ст. 123 ТК РФ обязывает работодателя при утверждении графика отпусков учитывать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии). При этом должен соблюдаться следующий порядок, установленный ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов: 
1) проект графика отпусков и обоснование к нему направляются в выборный орган первичной профсоюзной организации; 
2) не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта выборный орган первичной профсоюзной организации направляет работодателю мотивированное мнение по проекту в письменной форме; 
3) если выборный орган первичной профсоюзной организации не согласен с проектом либо предлагает меры по его усовершенствованию, работодатель может согласиться либо в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с выборным органом первичной профсоюзной организации в целях достижения взаимоприемлемого решения; 
4) при недостижении согласия возникшие разногласия оформляются протоколом, после чего работодатель вправе принять график отпусков. При этом выборный орган первичной профсоюзной организации может обжаловать принятый локальный нормативный акт в соответствующую государственную инспекцию труда или в суд либо начать процедуру коллективного трудового спора. 
График отпусков обязателен как для работодателя, так и для работника. В утвержденный график работодатель не вправе вносить изменения по собственной инициативе без получения соответствующего согласия работников. При перенесении отпуска на другое время в случаях, предусмотренных ст. 124 ТК РФ, а также в других случаях, когда по соглашению сторон трудового договора время отпуска сдвигается, в график отпусков вносятся необходимые изменения. При этом в графах 8 и 9 графика указывают основание переноса отпуска (например, производственная необходимость, просьба сотрудника и т.д.) и период, на который он переносится. 
Если после утверждения графика отпусков в организацию были приняты новые работники, то в график отпусков вносятся соответствующие изменения либо составляется дополнительный график. 
Когда отпуск предоставляется в соответствии с графиком, нет необходимости требовать от работника заявления с просьбой об отпуске. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику оформляется на основании графика отпусков. 
Трудовой кодекс РФ не обязывает работодателя доводить график отпусков до сведения работников. Однако ч. 3 ст. 123 ТК РФ устанавливает, что работник должен быть под роспись извещен о времени начала отпуска не позднее чем за две недели до его начала. Каким образом информировать работника о начале отпуска - работодатель решает самостоятельно. Это могут быть уведомления, уведомительные листы и т.д.

16. Организация  работы кадровых служб с письмами  и обращениями граждан.

Письменные обращения граждан следует рассматривать как важное средство осуществления и охраны прав личности.

Обращения граждан выражаются как в письменной, так и в  устной форме. В них могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества. Обращения делятся на предложения, заявления и жалобы.

Под предложениями обычно понимаются обращения граждан, направленные на улучшение деятельности государственных органов, рыночных структур экономики и общественных организаций, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина. Предложения — это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Под заявлением подразумевается обращение граждан в целях реализации личных прав и законных интересов, не связанных с нарушением этих прав и интересов. Юридический энциклопедический словарь дает следующее определение: «Заявление — официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное... с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина... и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций...»

Термин жалоба в словаре определен следующим образом:

«жалоба — обращение  в государственный либо общественный орган или к должностным лицам  по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного  лица (гражданина), общественной организации, предприятия и т.д.»*. Таким образом, под жалобой понимается обращение с требованием о восстановлении законных интересов граждан, нарушенных действиями либо решениями государственных органов, владельцами различных форм собственности, должностными лицами и общественными организациями. Жалобой признается также несогласие с решением или действиями государственного либо другого органа, предприятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан.

17. Документы  для внутреннего пользования,  разрабатываемые службой управления персоналом.

На основе типовых  документов с учетом особенностей организации  работники службы управления персоналом разрабатывают документы для внутреннего пользования. Так важным организационно-распорядительным документом являются правила внутреннего трудового распорядка, которые регулируют трудовой распорядок в организации. В соответствии с Трудовым кодексом РФ трудящийся обязан выполнять возложенную на него работу с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Правила принимаются в следующем порядке. Администрация разрабатывает проект правил и выносит их на обсуждение общего собрания (конференции), которое и утверждает их согласно Трудовому кодексу. 
Организации целесообразно совершенствовать трудовой распорядок, рассматривая правила внутреннего трудового распорядка как важнейший нормативный акт - инструмент совершенствования организации труда. В них целесообразно включить следующие разделы: об оплате труда, о коммерческой тайне, о страховании, об охране труда. 
Важнейшим организационным документом является коллективный договор, разрабатываемый при непосредственном участии подразделений службы управления персоналом (отдела кадров, отдела организации труда и зарплаты, юридического отдела). Коллективный договор — это соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе производственно-хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет.

К документам организационно-методического и методического характера относятся те, которые регламентируют выполнение функций по управлению персоналом. Сюда входят: положение по формированию кадрового резерва в организации; положение по организации адаптации работников; рекомендации по организации подбора и отбора персонала; положение по урегулированию взаимоотношений в коллективе; положение по оплате и стимулированию труда; инструкция по соблюдению правил техники безопасности и др. 
Разработку этих документов осуществляют работники соответствующих звеньев системы управления персоналом. 
В свою очередь, для разработки этих и других документов, а также для выполнения ряда функций по управлению персоналом используется такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Минтруда РФ в 1998 г. Он призван регламентировать организацию труда этих категорий работников, обеспечивать рациональный подбор, расстановку и использование кадров, устанавливать оплату труда работникам в зависимости от уровня их квалификации. Справочник включает квалификационные характеристики должностей, каждая из которых имеет следующие разделы: «Должностные обязанности» - функции, которые могут быть полностью или частично поручены работнику, занимающему данную должность; «Должен знать» — требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, знания законодательства, методов и средств выполнения должностных обязанностей; «Требования к квалификации» - определенный уровень и профиль специальной подготовки работника, его образование, требуемый стаж работы. 
Для характеристики рабочих должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочих используется такой нормативный документ, как Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих даются по разрядам и состоят из разделов: «Характеристика работ» — перечень трудовых навыков, которыми должен обладать рабочий для получения соответствующего выполняемой работе разряда; «Должен уметь» — минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду; «Примеры работы» - перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ. 
Положение о персонале отражает вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, его взаимоотношений с администрацией, гарантированное обеспечение занятости персонала и др. Положение разрабатывается в основном в коммерческих организациях. Содержание и структура этого документа одобрены и рекомендованы к применению Федеральным агентством по управлению федеральным имуществом РФ и Российским фондом федерального имущества. В текст Положения рекомендуется включать следующие разделы: общие положения; понятие персонала; принципы взаимоотношений администрации и персонала; программа развития персонала; контрактная система найма персонала; повышение квалификации персонала; право персонала на выбор форм организации труда; гарантированность занятости персонала; социальные гарантии персонала; участие персонала в прибылях; администрация, персонал и профсоюз; ответственность администрации и персонала; заключительные положения; приложение: например, Правила делового поведения персонала (Кодекс деловой этики). 
Положение о подразделении — документ, регламентирующий деятельность какого-либо структурного подразделения организации (отдела, службы, бюро, группы и т.п.) - его задачи, функции, права, ответственность. 

Совокупность  должностей служащих находит отражение  в штатном расписании — документе, утверждаемом руководителем организации и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним. 
Для каждой должности, содержащейся в штатном расписании, должна быть разработана должностная инструкция, которая составляется на основе Положения о подразделении, квалификационной характеристики, а также проведенного анализа работы (или рабочего места, должности) и составленного описания работы (рабочего места, должности). Должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность каждого работника, занимающего определенную должность, начиная с заместителей руководителя подразделения. Деятельность первых лиц организации и их заместителей регламентируется ее Уставом, а руководителей подразделений — Положениями о них. 
Личностная спецификация представляет собой набор требований, которые работа на данном рабочем месте или должности предъявляет к работнику. Она вытекает непосредственно из описания работы (или рабочего места, должности) и отвечает на вопрос: «Каковы черты характера, каким должен быть опыт человека, его образование для того, чтобы он успешно выполнял работу на данном рабочем месте (должности)?» Личностная спецификация дает информацию, необходимую для приема на работу и отбора нужных сотрудников, для проведения собеседования. 
Трудовой договор (контракт) - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные настоящим Кодексом, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка.

18. Сроки  хранения кадровых документов.

19. Роль  кадровой службы в профессионализации  государственного управления.

Успешное решение проблемы профессионализации государственной  службы нереально без привлечения  кадровых служб. Как организованные институты рационального использования  профессионального опыта, способностей персонала, они существуют не так давно. Развитие кадровых служб шло не такими быстрыми темпами, как, например, системы профессионального образования. В нашей стране, как в прошлом, так и в настоящем, кадровым службам отводилась и отводится незначительная роль.