Шпаргалка по "Делопроизводству"

Вопрос 1. Задачи, структура и функции  кадровой службы в организации

Основные задачи кадровой работы на предприятии можно распределить по направлениям. Учетно-контрольное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

• прием работников на предприятие;
• учет работников;
• увольнение работников;
• работа с временно отсутствующими работниками предприятия (находящихся в отпусках, отсутствующих по болезни, убывших в командировки и т. п.).

 
Планово-регулятивное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

• подбор (поиск и отбор) работников для предприятия;
• расстановка работников предприятия;
• перемещение работников предприятия;
• становление в должности и адаптация работников.

 
Отчетно-аналитическое  направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

• изучение работников;
• оценка работы работников;
• аналитическая работа;
• подготовка отчетов.

 
Координационно-информационное направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

• профессиональная подготовка (обучение и переподготовка) работников;
• организация приема работников предприятия (по служебным и личным вопросам);
• работа с письменными обращениями работников предприятия;
• архивная и справочная работа.

 
Организационно-методическое направление кадровой работы предполагает решение следующих основных задач:

• документирование деятельности работников предприятия;
• кадровая работа в подразделениях предприятия;
• планирование кадровой работы;
• руководство кадровой работой.

 
Все задачи отдела кадров определяются спецификой работы организации. Обязанности и структура отдела кадров может быть различной и в зависимости от вида деятельности организации. 

Руководство людьми представляет собой самостоятельную функцию, осуществляемую непосредственно линейными руководителями независимо от кадровых служб.

 
Под структурой понимается упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, находящихся между собой в устойчивых отношениях, обеспечивающих их функционирование и развитие. Элементами структуры являются отдельные работники подразделения кадровых служб, отношения между которыми поддерживаются благодаря вертикальным и горизонтальным связям. Формирование структуры и штатов кадровой службы должно вестись дифференцированно, с учетом функций, целей и задач, стоящих перед ней в рамках конкретной организации, сложности и объемов выполняемых работ. Практически это означает, что попытки слепо копировать структуры кадровых служб, действующие успешно в других организациях, обречены на провал, если условия работы, цели, задачи и функции организаций различны.  
В практическом плане можно выделить следующие основные функции службы управления персоналом:

1. Четкое понимание и реализация стратегических и тактических целей своей фирмы.

К сожалению, в сегодняшней  практике это слабое место. Оторванность отделов кадров от постановки перспективных целей приводит к тому, что имеющийся кадровый потенциал зачастую не дает возможности реализовать новые идеи и технологии, а на его перестройку уходит слишком много времени, что особенно непозволительно в условиях рыночной экономики.

2. Прогнозирование ситуации на рынке труда и в собственном коллективе для принятия упреждающих мер.

Без серьезного изучения стоимости рабочей силы, спроса и  предложения высококвалифицированных  работников нужного профиля, изменений в мотивации труда и других факторов движения трудовых ресурсов можно быстро потерять уже имеющийся кадровый потенциал. А для его постоянного наращивания в борьбе с конкурентами необходимо еще иметь источники кадрового пополнения, знать положение в области обучения кадров, предвидеть неблагоприятные обстоятельства.

3. Анализ имеющегося кадрового потенциала и планирование его развития с учетом перспективы.

 

Планирование развития кадров вытекает из реализации указанных  выше функций. Прежде всего, это планирование естественного движения кадров выхода на пенсию, увольнения по болезни, в связи с учебой, службой в армии и т. п. Это сделать несложно, но необходимо, чтобы своевременно подготавливать равноценную замену. Сложнее другое - как усилить потенциал коллектива, повысить его конкурентоспособность. Есть несколько путей, среди которых тщательный подбор кадров, систематическое повышение их квалификации, создание условий для максимально эффективного проявления их способностей.

 

Вопрос 2. Роль делопроизводства в управлении персоналом

Делопроизводство - важная часть деятельности предприятия, так как правильно оформленная документация - это гарантия выполнения обязательств перед государством и партнерами по бизнесу (поставщиками и покупателями). Управление делопроизводством предполагает наличие на предприятии разработанной системы управления делопроизводством. С чего начинается формирование такой системы? Конечно же, в первую очередь с назначения лиц, ответственных за исполнение дел, работу с документами. Ответственные лица назначаются исходя из собственных требований предприятии, и зависят от многих факторов, но главное - это объем информации и деловых бумаг, поступающий на предприятие в течение рабочего дня. Когда поток информации большой, один делопроизводитель не справляется с ним. Поэтому назначается целый штат делопроизводителей во главе со старшим делопроизводителем-секретарем. Ответственный делопроизводитель контролирует работу отдела, и поручает индивидуальные задания своим подчиненным. Система управления делопроизводством должна отвечать за своевременную обработку входящей и исходящей документации, а также электронных писем. Все документы должны вовремя представляться на подпись к руководителю. От правильного управления делопроизводством зависит эффективная работа всего предприятия. Старший секретарь-делопроизводитель полностью отвечает перед руководством компании за работу своего отдела делопроизводства.

В условиях возрастающей роли делопроизводства в эффективном  функционировании организации одним из важнейших факторов повышения профессиональной компетентности работников кадровых служб становится глубокое знание ими действующих нормативно-правовых актов и методических документов и неукоснительное следование их требованиям в процессе работы с документами.

Квалифицированное исполнение служебных обязанностей каждым работником сферы управления персоналом предполагает не только знание делопроизводственной терминологии и осознание того, что  юридическую силу документа обеспечивают соответствие действующему законодательству, компетенция издавшего его органа и установленный порядок оформления, но и высокий уровень грамотности.

Одной из важнейших функций  служб документационного обеспечения  управления персоналом является организация  документооборота, т. е. движения документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, обеспечивающая эффективность работы с кадровыми документами, их сохранность и контроль исполнения.

Вопрос 3. Нормативно-методическое регулирование  деятельности кадровой службы

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно  документируется. Но особенно строго следует  подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления  и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на её юридическую силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется, прежде всего, безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе. 
Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где статья 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому «работающему по трудовому договору гарантируется установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск». 
Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. 

В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы  документирования трудовых правоотношений. 
Прежде всего, отметим, что отдельная статья 5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости:

• Трудовой кодекс Российской Федерации;
• иные федеральные законы и законы субъектов Российской Федерации, содержащие нормы трудового права;
• указы Президента Российской Федерации;
• постановления Правительства Российской Федерации и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
• нормативные правовые акты органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации;
• нормативные правовые акты органов местного самоуправления;
• коллективные договора, соглашения и локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права.

Каждый вид документа  не должен противоречить указанному выше.

Но кадровая служба не может ограничиваться только Трудовым кодексом РФ. В соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается  не только на статьи самого Трудового  кодекса, но и на иные федеральные  законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

 

Для организаций, имеющих  право помещать изображение герба  на бланках и печатях, важен Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации».

Кроме законодательных  актов в каждой кадровой службе должен быть пакет нормативно-методических документов, в которых описывается методика работы, то есть, как надо выполнять ту или иную запись или операцию. 
В 2003 году кадровые службы получили два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:

«Правила ведения  и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения  ими работодателей», утверждённые постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках» (в ред. постановления Правительства РФ от 01.03.2008 № 132);

«Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.

Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение Альбомов унифицированных форм первичной учётной документации и их электронных версий была возложена постановлением Правительства РФ от 08 июля 1997 № 835 на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных в постановлении, к первоочередным были отнесены формы первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты. Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТ Р6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов.

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения – типовых или ведомственных. 

В состав локальных нормативных  актов, обязательных для каждого  работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

• штатное расписание;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и
• обязанности в этой области; график сменности при наличии сменной работы; график отпусков;
• правила и инструкции по охране труда

Вопрос 4. Значение кадровой документации в организации

В процессе осуществления  хозяйственной деятельности любой  работодатель сталкивается

с вопросами управления трудовыми отношениями, организации  труда и регламентации этих процессов. В любой организации (предприятии, учреждении и т.д.), какой бы маленькой она не была, всегда ведется учет кадров, начиная с приема сотрудников на работу и заканчивая их увольнением.

 Эти и многие  другие процессы, сопровождающие  основную деятельность организации, 

подлежат официальному документированию. Для этого в организации создается кадровая служба, роль которой может выполнять и один человек, если, в связи с небольшими масштабами организации, он справляется со своими обязанностями.

Ведение кадровой документации очень важно для бесперебойной  работы организации, а

также для каждого  сотрудника в отдельности, так как  от этого зависит оформление его  трудовой деятельности и учет трудового  стажа.

При составлении любой  документации кадровый работник придерживается существующих стандартов в области  документирования. Ведение некоторой документации является обязательным. Так оформление трудовой книжки предусмотрено по Трудовому кодексу РФ. Соблюдение всех требований документирования важно при осуществления учетных работ, а главным образом, при решении всевозможных трудовых споров, так как каждый неграмотно составленный документ может привести к серьезным юридическим проблемам.  Из всего выше сказанного вытекает актуальность вопроса роли кадровой документации в управлении персоналом организации

Вся деятельность кадровой службы не имеет смысла без сопровождающей ее кадровой документации. Чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений. Кроме законодательных актов в каждой кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть, как надо выполнять ту или иную запись или операцию.

Деятельность кадровой службы в организации очень сложна и разнообразна. На нее возложено огромное число обязанностей, выполнение которых непосредственно связано с ведением кадровой документации.

 При этом имеется  множество различного рода нюансов,  которые необходимо знать работникам  кадровой службы. Такое повышенное внимание к точности оформления регулируется различными нормативными актами, в том числе и таким федеральным законом, как ТК РФ, несоблюдение которого приводит к привлечению к ответственности в судебном порядке. В первую очередь это касается ведения документов по личному составу, т.к. в связи с оформлением именно этих документов чаще всего возникают трудовые споры между работником и работодателем. А