Шпаргалка по "Архивоведению"

Каталоги (межфондовые архивные справочники, в которых сведения о содержании архивных фондов, единиц хранения/единиц учета, архивных документов (или их частей) архива сгруппированы по предметам (темам, отраслям), расположенным в соответствии с определенной схемой классификации документной информации) образуют систему каталогов архива. Состав системы каталогов архива определяется составом и содержанием архивных документов; интенсивностью их использования; степенью разработанности архивных фондов; наличием и качеством других типов архивных справочников. Основными в системе каталогов архива являются систематический и именной каталоги.

Каталоги подразделяются на систематические, тематические и их разновидности (каталоги по истории учреждений, административно-территориального деления и др.), предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).

Описательная статья каталога включает: название архива; индекс; рубрику и  подрубрику; дату события; место события; сведения из архивного документа, единицы  хранения/единицы учета, архивного  фонда (содержание); архивный шифр; язык документа и способ его воспроизведения; фамилию составителя и дату составления  описательной статьи.

Для установления связи между разделами  каталога или разделов каталога с  другими архивными справочниками  применяется система отсылок. К  началу 1970-х гг. был разработан дифференцированный подход к созданию

каталогов, что нашло отражение  в методических рекомендациях «Основы дифференцированного подхода при каталогизации»

Основным  в системе каталогов государственного архива долгое время был систематический каталог, в котором документная информация классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности общества, располагаясь в логической последовательности. Он строится по схемам единой классификации документной информации в систематических каталогах госархивов (СЕК) (М., 1978; М„ 1983).

Обе схемы (СЕК) представляют собой  информационно-поисковые языки широкого тематического охвата, специально разработанные  для классификационного анализа  документов АФ РФ и предназначенные  для организации систематических  каталогов всех звеньев государственных  и ведомственных архивов. Схемы  были построены на основе научной  классификации событий, явлений  и фактов государственной и общественной жизни, имели социально-экономическую и историко-революционную направленность. Высшими делениями схем были отрасли человеческой деятельности

49 Направления  использования документов Тематический  запрос государственного органа или органа местного самоуправления, связанный с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством либо в согласованные с ними сроки. Исполнение такого запроса осуществляется на безвозмездной основе.

Исполнение тематического запроса  организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость  работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.

При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах  работы. Вид информационного документа, подготавливаемого архивом по запросу  пользователя, согласовывается с  ним, если об этом не указано в запросе.

5.8.2. Генеалогический запрос пользователя архив исполняет в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора). Указанный запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.

Информация пользователю представляется в форме родословного древа, генеалогической  росписи, генеалогической таблицы  или архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих  родственные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических  запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск  интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.

5.8.3. Запрос социально-правового характера исполняется архивом безвозмездно.

Срок исполнения запроса социально-правового  характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации  запроса. С разрешения руководства  архива этот срок может быть при  необходимости продлен с обязательным уведомлением об этом пользователя. Срок исполнения запроса по НСА архива - не более 15 дней с момента его  регистрации.

При исполнении повторного запроса  социально-правового характера или  составлении по просьбе пользователя архивной справки, аналогичной ранее  выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в архивных документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений включает их в повторно выдаваемую архивную справку.

 

47 Обзоры  документов, их определение, виды,назнач, методика сост

 

Обзоры (архивные справочники, включающие систематизированные сведения о  составе и содержании отдельных  комплексов архивных документов, дополненные  их источниковедческим анализом) подразделяются на обзоры фондов и тематические обзоры.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании архивных документов одного архивного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные  сведения о составе и содержании архивных документов одного или группы архивных фондов одного или нескольких архивов по определенной теме.

В справочный аппарат обзора входят титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, указатели. К тематическому обзору должны быть составлены список фондов,

информация о которых содержится в обзоре, и библиография по теме обзора.

 

48 Путеводители: основн виды, назначение, методика составл

 

Путеводитель (архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах архива (архивов) в систематизированном виде и  предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием) состоит из описательных статей на уровне архивного фонда (см. п. 5.4.1) и  справочного аппарата.

Видами путеводителя являются путеводитель по фондам архива (архивов); краткий  справочник по фондам архива (архивов); тематический путеводитель по фондам архива (архивов). Путеводители подразделяются также на архивные (внутриархивные) и межархивные.

Вид путеводителя и схема построения определяется его целевым назначением.

5.5.2.1. Основная часть путеводителя  по фондам архива (архивов) состоит  из описательных статей архивных  фондов или групп архивных  фондов. В путеводитель по фондам  архива (архивов) должны включаться  сведения о всех открытых архивных фондах. Некоторые архивные фонды могут быть представлены в виде списка неаннотируемых архивных фондов.

5.5.2.2. Основная часть краткого  справочника по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного  перечня описательных статей  на архивные фонды или группы  архивных фондов.

Краткие справочники подразделяются на аннотированные и неаннотированные. Описательная статья в аннотированном кратком справочнике состоит из названия архивного фонда со всеми переименованиями фондообразователя, справочных данных об архивном фонде и краткой аннотации на архивные документы этого фонда. Описательная статья в неаннотированном кратком справочнике состоит из названия архивного фонда и справочных данных о нем.

5.5.2.3. Основная часть тематического  путеводителя по фондам архива (архивов) состоит из систематизированного  перечня описательных статей  по определенной теме на архивные  фонды или их части.

5.5.2.4. В справочный аппарат путеводителя  любого вида входят титульный  лист, содержание (оглавление), предисловие,  список сокращений, приложения, указатели.  К путеводителю составляется  общая библиография.

В многотомных изданиях путеводителей  составляется справочный аппарат как  для всего издания в целом, так и для отдельных томов

 

49

 

 

50 Цели  и основные формы использования  документов ведомств архива

 

  Основные формы использования архивных документов (предоставления архивом безвозмездно или возмездно пользователю информационных услуг и информационных продуктов для удовлетворения его информационных потребностей):

информационное обеспечение пользователей  в соответствии с их запросами, а  также в инициативном порядке;

предоставление архивных документов пользователям в читальном зале архива;

экспонирование архивных документов на выставках;

использование архивных документов в  средствах массовой информации;

проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий  в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, конференций, уроков для студентов  и школьников и др.) с использованием архивных документов;

публикация архивных документов.

 

51 Учет  использования документов в архиве  учреждения Использование архивных  документов

 

- применение информации архивных  документов в культурных, научных,  политических, экономических целях  и для обеспечения законных  прав и интересов граждан. Документы  архивов организаций являются  открытыми для использования  архивом и пользователями. Исключение  составляет документированная информация, отнесенная законодательными актами  к категории ограниченного доступа.  Порядок использования документов Архивного фонда Российской Федерации, находящихся на временном хранении в организациях, определяется ими на основе настоящих Правил. Основными формами использования документов архива являются: информирование руководства и структурных подразделений организации, а также других организаций о наличии в архивах тех или иных документов и их содержании; исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера; использование документов в средствах массовой информации; подготовка информационных мероприятий: выставок, конференций и др.; выдача документов для работы в читальном зале архива; выдача документов во временное пользование. Учет использования дел и документов архива ведется в следующих учетных формах:

- книга выдачи дел из хранилища  (приложение 19);

- журнал регистрации выданных  копий, выписок, справок, технических  материалов (приложение 44);

- журнал регистрации посещений  читального зала (приложение 45).

 

52 Понятие  читального зала архива, порядок  работы в читальном зале 

 

Использование документов, хранящихся в архиве, - одна из основных задач, в  какой-то мере оправдывающая вложение средств его организацию. В зависимости  от целей использования состава  документов архива, его технической  оснащенности выбирается и форма  использования документов. Достаточно распространенной формой использования  документов в архивах любого вида является непосредственное предоставление документов для их изучения. В зависимости  от вида архива и его технической  оснащенности документы выдаются для  работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное  пользование. Допуск для работы в  читальный зал дает руководитель организации (госархива) на основании письменного ходатайства учреждения или общественной организации, действительного по установленным правилам в течение года. Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством. Выписки и копии, сделанные посетителями читального зала, могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия темам исследования и оригиналам. При отсутствии читального зала, в случае производственной необходимости, документы в составе дел могут быть выданы во временное пользование. При продлении срока должно быть проведено соответствующе его переоформление Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется установленной Росархивом специальной формой AKTI о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя. Выдача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано. Состояние дел, возвращаемых в архив после использования должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством. Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности Для обслуживания пользователей в архивах действуют читальный зал, просмотровый зал, комната прослушивания фонодокументов со специальным оборудованием для работ с микрокопиями архивных документов, аудиовизуальными и электронными документами. При отсутствии специально выделенного помещения обслуживание пользователей производится в рабочей комнате архива под контролем сотрудника архива.