Шпаргалка по "Архивоведению"

12) постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации без определения срока (бессрочное);

13) временное хранение архивных документов - хранение архивных документов до их уничтожения в течение сроков, установленных нормативными правовыми актами;

14) временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации до их передачи на постоянное хранение в порядке, установленном статьей 21 настоящего Федерального закона;

15) депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации - хранение документов Архивного фонда Российской Федерации федеральными органами исполнительной власти и организациями (в том числе академиями наук Российской Федерации, имеющими государственный статус, за исключением Российской академии наук) в течение сроков и на условиях, определенных соответствующими договорами между ними и специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

16) экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

17) упорядочение архивных документов - комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти;

18) владелец архивных документов - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором;

19) пользователь архивными документами - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.

их задачи и функции

Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей в систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение

Основными нормативными документами, регламентирующими работу ведомственных  архивов, являются Основные правила  работы ведомственных архивов 1986 г. и Единая государственная система  делопроизводства (ЕГСД). Основные правила  определяют главные задачи ведомственного архива, в соответствии с которыми определены основные функции архивов, расширение которых зависит от категории  учреждения – источника комплектования и профиля архива.

В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспечения или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению

Документы передаются в ведомственный  архив в соответствии с графиком, составленным заведующим архивом, одобренным ЭК и утвержденным руководителем учреждения. Из канцелярии и структурных подразделений дела передаются, как правило, через год после окончания их делопроизводством (т.е. дела, заведенные и законченные в 1999 г., должны передаваться в 2001 г.). Но дела постоянного хранения государственная архивная служба рекомендует передавать в ведомственный архив сразу по окончании года.

В объединенный ведомственный архив  дела могут передаваться и через  два-три года после окончания  их делопроизводством, в зависимости  от их оперативной значимости и других условий. Прием дел ведомственным  архивом из других учреждений проводится также по описи, но, кроме того, оформляется  актом сдачи материалов. Передача вместе с документами учетного и  научно-справочного аппарата (лист фонда, дело фонда, указатели, картотеки  и т.п.) оговаривается в акте.

Окончание приема документов в архив  завершается заполнением учетных  документов.

Иногда госархив принимает не все документы постоянного хранения, находящиеся в ведомственном архиве. ГАС производит отбор документов на государственное хранение с учетом материалов, находящихся в архиве в составе других фондов.

Документы АФ РФ, хранящиеся в ведомственном  архиве, подлежат централизованному  государственному учету, формой которого является карточка фонда. Книга учета  поступлений и выбытия документов, а также список фондов ведутся  в архивах, хранящих документы двух и более фондов. Большая часть  ведомственных архивов хранит один фонд. Рассмотрим учетные документы  такого архива.

Основными формами использования  документов ведомственного архива являются:

информирование руководства и  структурных подразделений организации (в структуре которой функционирует  архив), а также других организаций  и исполнение их запросов;

культурно-просветительская и работа архива;

исполнение запросов социально-правового  характера;

предоставление документов для  изучения в читальном зале архива.

Комплектование государственных  и ведомственных архивов в  основном сходно; оно складывается из определения источников комплектования, определения состава документов, подлежащих государственному хранению, приема документов в архив. Работа по комплектованию ведомственного архива проводится под руководством государственной  архивной службы.

Проблема "ведомственности" в отечественном  архивном деле анализируется с точки  зрения соответствия укоренившейся  в России практики требованиям современного архивного и смежного с ним  законодательства, потребностям развития исторической науки и в целом  формирования современного информационного  общества

 

9

10 Вопросы  ведомств арх в «осн закон РФ об арх фонде РФ и арх»

 

Настоящие Основы регулируют формирование, организацию хранения, учет, использование  архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности  архивных документов и их всестороннего  использования в интересах граждан, общества и государства.

Временное хранение документов государственной  части Архивного фонда Российской Федерации осуществляют центральные  органы исполнительной власти Российской Федерации, государственные учреждения, организации и предприятия в создаваемых ими ведомственных архивах.

Порядок постоянного и временного хранения документов государственной  части Архивного фонда Российской Федерации в государственных  и ведомственных архивах и  передачи указанных документов на постоянное хранение в государственные архивы устанавливается Государственной  архивной службой России.

11 Вопросы  ведомств арх в ФЗ «об арх деле РФ»2004

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения  в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования  документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере  управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства

 

12

13 Отраслевые  гос. Арх. Фонды СССР и Депозитарные  ведомственные архивы соврем. России: общее и особенное, специфика  создания, орг-правового положения и функц-я

 

На  основе классификационного признака принадлежности документов к отраслям деятельности осуществляется организация (в случае необходимости)  крупных комплексов документов. Этот признак  используется при создании государственных архивов, отраслевых государственных фондов СССР.

 

14

15

16

 

17 Типы  депозитарных архивах огр-публ,доверит,закрытый

Дела и документы Архивного  фонда Российской Федерации, отнесенные к частной и иным формам собственности, находящиеся на депозитарном хранении, учитываются в основных и вспомогательных  учетных документах архива организации.

В книге учета поступления и  выбытия документов (приложение 24) (гр.3) указываются номер и дата акта приема-передачи дел (гр.4), собственник  документов и срок действия соглашения, например, "до 2005 года" (при временном  хранении) или "депозит" (без указания срока хранения) (гр.10).

В списке фондов (приложение 25) к номеру фонда добавляется индекс "Д" ("Депозит"), который сохраняется  за ним во всех учетных документах и архивных шифрах дел; в графе "Примечание" списка фондов также указываются  собственник документов, дата подписания и срок действия соглашения.

Если на хранение поступает часть  фонда, документы которого  уже  хранятся в архиве и включены в  состав государственной части Архивного  фонда Российской Федерации, то за фондом сохраняется ранее присвоенный  ему номер с добавлением индекса "ДЧ" - "депозитарий частично".

Соглашение, заключенное с собственником  документов, включается в дело фонда.

18 Понятие  об Архивном фонде РФ, его составе  и организации 

Под Архивным фондом Российской Федерации  понимается совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного  наследия народов Российской Федерации;

В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные фонды и архивные документы независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации производятся на основании экспертизы их ценности в порядке, устанавливаемом Государственной архивной службой России.

Государственную часть Архивного  фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, государственной собственностью республик  в составе Российской Федерации, краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт- Петербурга и муниципальной собственностью.

К федеральной собственности относятся  архивные фонды и архивные документы  федеральных государственных архивов  и центров хранения документации, архивные фонды и архивные документы, образовавшиеся и образующиеся в  деятельности федеральных органов  государственной власти, Генеральной  прокуратуры Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации  и других банков, отнесенных к федеральной  собственности, а также учреждений, организаций и предприятий, отнесенных к федеральной собственности, архивные фонды и архивные документы, полученные в установленном порядке от общественных и религиозных объединений и организаций, юридических и физических лиц.

Негосударственную часть Архивного  фонда Российской Федерации составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности  общественных объединений и организаций, а также с момента отделения  церкви от государства в собственности  религиозных объединений и организаций, действующих на территории Российской Федерации, или в частной собственности  и представляющие собой историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность.

В  пределах архивного фонда  архивные документы организуются по единицам хранения.     Единицы  хранения систематизируются согласно схеме систематизации архивных документов в архивном фонде.

   Схема систематизации архивных документов в архивном фонде является основанием для внутренней организации единиц хранения архивного фонда и закрепляется описью (описями) дел, документов.

Систематизация единиц хранения в  пределах архивного фонда по разделам (подразделам) схемы систематизации проводится с учетом одного или нескольких следующих признаков:

структурного (в соответствии с  принадлежностью единиц хранения к  структурным подразделениям);

хронологического (по периодам или  датам, к которым относятся единицы  хранения);

функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций  организации, тем или вопросов, которых  касается содержание единиц хранения);

номинального (по делопроизводственной форме - видам и разновидностям документов);

корреспондентского (по организациям и лицам, в результате переписки  с которыми образовались единицы  хранения);

географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими объектами, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты);

авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

При систематизации единиц хранения аудиовизуальной и электронной  документации дополнительно используются объектный и форматный признаки.

Единицы хранения группируются последовательно  по признакам, применение которых является наиболее целесообразным для всех или  отдельных групп архивных документов архивного фонда.

Документы по личному составу, а  также научно-технические документы  в архивных фондах научно-исследовательских  организаций, рукописи в издательствах, истории болезней в медицинских организациях, акты проверок в фондах контрольных органов выделяются в особые группы и систематизируются обособленно.

Архивные документы архивного  фонда семьи, рода систематизируются  вначале по отдельным гражданам, документы каждого гражданина - по разделам схемы систематизации. В  архивном фонде семьи на первое место  выносятся архивные документы наиболее известного гражданина, затем - архивные документы членов семьи в порядке  степени родства. В архивном фонде  рода архивные документы располагаются  в порядке генеалогической последовательности, причем архивные документы, относящиеся  ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные документы) помещаются в начале.