Разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении (на примере МУ «Досугово-профилактический центр

Следующим моментом, на который стоит обратить внимание при выборе той или иной системы, являются услуги, предоставляемые компаниями-разработчиками, и технические требования к системе. Для полноценной работы с системой в первую очередь необходимо пройти обучение. Разработчик должен предоставить постоянно действующую оперативную техническую поддержку. Услуги по установке и настройке системы, предлагаемые разработчиками, являются необязательными и могут понадобиться только в том случае, если собственные IT-специалисты не в силах самостоятельно осуществить адаптацию системы и ввод ее в эксплуатацию. Знание технических требований к системе позволяет заранее оценить расходы на приобретение дополнительного программного обеспечения и нового оборудования.

Суммарные затраты на приобретение системы складываются из стоимости лицензий программного продукта, базы данных, услуг, дополнительных модулей системы и стороннего программного обеспечения. По общей стоимости серверной и пользовательских лицензий, а также стоимости СУБД/платформы, наиболее приемлемыми являются системы ГранДок, ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Стоимость базы данных и программных платформ варьируется от 900 $ (MS SQL Server 2005) до 4000 $ (Lotus Notes Domino). Исключением является система ЕВФРАТ-Документооборот, имеющая встроенную СУБД Ника (0 $) (см. Приложение №2). Сравнение полных затрат на внедрение систем практически неосуществимо в силу различного подхода компаний-разработчиков к предоставлению услуг. В примечаниях к таблицам можно найти информацию об используемых системами базах данных и платформах, а также о модулях, стоимость которых учтена для систем LanDocs и CompanyMedia.

Приобретая систему, не следует забывать о «подводных камнях» ее внедрения и промышленной эксплуатации. Может оказаться, что все достоинства функционала приобретенной системы сойдут на «нет», когда дело дойдёт до внедрения и использования системы. Например, если приобретаемая система не содержит инструментария необходимого для настройки под потребности организации собственными силами, то процесс внедрения будет требовать участия разработчика, что существенно повлияет на повышение стоимости внедрения. Адаптировать систему под нужды своей организации доступными средствами без участия разработчика и без дополнительных затрат смогут обладатели систем ЕВФРАТ-Документооборот и DocsVision. Заказчикам других систем предлагается набор стандартных настроек, которые могут быть доработаны разработчиками или их партнерами, что приведет к увеличению затрат на внедрение (см. Приложение №3).

Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и т. д.), приобретающей систему. По имеющимся оценкам (см. Приложение №4), на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы ЕВФРАТ-Документооборот, Дело и CompanyMedia. Система Дело популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы ЕВФРАТ-Документооборот объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений CompanyMedia обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Предполагая, что внедрение прошло успешно, следует рассмотреть, что же ещё существенно для автоматизации электронного документооборота. Помимо необходимого набора возможностей (см. Приложение №1) наличие в системе дополнительного функционала (см. Приложение №5) может значительно упростить работу с системой всем сотрудникам организации (например, настройка уведомлений и напоминаний). В некоторых случаях этот функционал просто необходим (например, WEB-доступ). Потребности заказчика в автоматизации процессов обработки документов со временем могут меняться (например, в случае изменения организационной структуры предприятия), что может привести к необходимости в развитии системы. Например, возникает ситуация, когда заказчик, успешно эксплуатирующий систему в головном офисе организации, впоследствии принимает решение о внедрении ее в филиалы. Как видно из (см. Приложение №5) наиболее полноценный дополнительный функционал за счет гибких настроек пользовательского интерфейса предоставляют системы Босс-Референт и Optima-Workflow. По остальным параметрам уверенные позиции занимают системы Directum, DocsVision и ЕВФРАТ-Документооборот.

Важными характеристиками СЭД (см. Приложение №6) являются её безопасность, надёжность и производительность. Из (см. Приложение №6) следует, что системы Directum, DocsVision, Optima-Workflow и ЕВФРАТ-Документооборот позволяют обеспечить необходимый уровень надёжности и безопасности электронного документооборота. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами. Хочется отметить, что системы Босс-Референт и CompanyMedia, реализованные на платформе Lotus Notes/Domino, предлагают наиболее развитые средства администрирования при распределенной работе за счет возможностей платформы. Итоговый результат показан в таблице цена\функционал (см. Приложение №7)

Выводы

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. В таблицах обзора всесторонне рассмотрены наиболее важные аспекты выбора, внедрения и последующего использования СЭД, учитывающие помимо обязательных функциональных возможностей, стоимости и опыта их использования, возможности их адаптации, модификации и развития, необходимость которых не так очевидна на начальном этапе внедрения. Критерии, по которым были рассмотрены системы, достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота, как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.

Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система ЕВФРАТ-Документооборот, разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками. Интересным предложением также является система DocsVision, которая также включает в себя весь необходимый функционал для автоматизации документооборота и тесно интегрирована с продуктами компании Microsoft. Система предоставляет гибкие возможности при адаптации к требованиям заказчика. В настоящее время внедрение этой системы осуществляется через партнерскую сеть компании DocsVision, что говорит о достаточной независимости системы от разработчика. Кроме этого по отдельным критериям хорошо показали себя системы Дело, Directum и Optima-Workflow.

Таким образом, использование аналитических выкладок, предложенных в обзоре, поможет организациям, заинтересованным в автоматизации документооборота, сделать наиболее приемлемый выбор решения и тем самым избежать целого ряда “скрытых” на начальном этапе внедрения проблем, связанных с использованием систем электронного документооборота.

Обзор подготовлен на основе анализа технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов ГранДок, Дело, ЕВФРАТ-Документооборот, DocsVision, Optima-Workflow. Исследование возможностей систем Босс-Референт, CompanyMedia, Directum, DIS-системы, LanDocs проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не предоставляют.

2.4. Основные проблемы  при внедрении СЭД

Для успешного внедрения СЭД в организации необходимо избегать некоторых типичных ошибок: невнимания к организационным вопросам, ставки только на собственные силы при разработке системы, экономии на «пилотном» проекте. Недостаточная подготовка регламентов работы с СЭД и низкий уровень обучения сотрудников также могут помешать эффективному внедрению26.

Электронный документооборот или более широко – автоматизация процессов подготовки и согласования документов – находит все большее применение в различных сферах деятельности бизнеса и государства. Согласно отчету Gartner, в настоящее время в мире насчитывается более 70 млн. пользователей СЭД. При этом мировой рынок систем документооборота является одним из быстрорастущих – по оценкам IDC его рост составляет до 47,2% в год. В России наблюдается похожая ситуация – исследования РБК определяют объем рынка СЭД в 2004 г. на уровне $ 60 млн., при этом отмечается тенденция к его увеличению. Уже в 2010 г. этот рынок оценен экспертами в $ 260 млн. В то же время, применение систем документооборота сопряжено с рядом трудностей как организационного, так и технического характера.

По мнению Александра Миракова, директора проектов компании РБК СОФТ, «все проблемы по реализации проектов можно разделить на три основных блока: организационные, экономические и технические. Первые связаны с человеческим фактором – недостаточной мотивацией сотрудников к работе с новой системой, низким уровнем их технических знаний, иногда ошибочным или неполным определением клиентом задач при внедрении решения. Экономические проблемы – это, в первую очередь, необходимость вложения значительных средств, при том, что экономический эффект для заказчика не всегда и далеко не сразу заметен. Среди технических проблем можно отметить необходимость создания качественной инфраструктуры, сложности интеграции с уже существующими системами»27. Попробуем разобраться с указанными трудностями более подробно.

«Мелочи» для руководства

На первом месте при подготовке к внедрению электронного документооборота в компании находятся организационные вопросы. Одной из типичных ошибок, совершаемых при переходе к электронному документообороту, является их недостаточная проработка, что в свою очередь приводит к неэффективной работе системы. Очень часто руководство компании считает вопросы организации документооборота несущественными, не заслуживающими особого внимания, но в конечном итоге именно эти «мелочи» становятся решающими в деле повышения эффективности бизнес-процессов компании. Недостаточная заинтересованность руководства в проекте может привести к тому, что внедрение может затянуться на очень длительное время. Для привлечения «административного ресурса» поддержки СЭД необходимо продемонстрировать все преимущества, которые предоставляет новая система, и обучать руководство практической работе с ней.

После того, как цели заданы, не менее серьезное внимание следует уделить формированию рабочей группы проекта. Успех во многом зависит от того, насколько тесно сотрудничают специалисты ИТ-службы и подразделения-заказчика. Необходимо четко распределить обязанности и сферы ответственности между сотрудниками всех отделов, привлеченных к внедрению.

Разработка по принципу «сделай сам» не эффективна

Другим распространенным препятствием является способ построения СЭД. По мнению экспертов, самостоятельная разработка СЭД корпоративного масштаба силами ИТ-подразделения заранее обрекает организацию на длительный процесс доработок и ставит, кроме того, весь проект в зависимость от разработчиков системы. Такой путь оказывается и самым невыгодным с точки зрения финансовых затрат на внедрение. По словам Сергея Кузнецова, руководителя научно-информационного центра «Горбачев-фонда», разработка СЭД своими силами может привести к тому, что текущая ситуация с документооборотом будет законсервирована. «Опору необходимо делать на уже готовые решения от производителей28» – сказал в своем сообщении на форуме «Электронный документооборот 2008» Сергей Кузнецов. Однако выбор ПО затруднен отсутствием объективных общепринятых требований к СЭД. Не в последнюю очередь это обусловлено недостаточной подготовленностью нормативно-методической базы со стороны государства.

Тем не менее, на основе опыта внедрения СЭД в различных компаниях, можно предложить несколько общих требований, которые в последнее время стали стандартом «де факто» для решений от различных разработчиков. Во-первых, в системе должны быть предусмотрены средства поддержки территориально распределенной сети, т.е. возможность обмена документами с удаленными филиалами. Кроме того, делая выбор между различными решениями, предпочтение следует отдавать промышленным платформам, которые также должны обладать достаточной гибкостью и возможностями настройки под требования пользователя.

Для того чтобы уменьшить «сопротивление внедрению» нового ПО со стороны сотрудников, необходима опора на уже привычную, стандартную среду. Например, если в компании используется Lotus Notes/Domino, то желательно, чтобы интерфейс СЭД был похож на интерфейс Lotus. Существенными оказываются также вопросы взаимодействия с уже существующими АИС компании, в том числе с базами нормативно-справочной информации, поэтому очень важно наличие встроенных в решение или готовых внешних модулей интеграции. Так, внедрение СЭД на уже базе развернутой сети Lotus позволяет снизить затраты на проект и быстрее осуществить установку рабочих мест сотрудников.

Система должна поддерживать работу механизма электронной цифровой подписи (ЭЦП), желательно, чтобы в ней уже были встроены средства ЭЦП. Не менее существенны возможности обучения пользователей, в том числе дистанционного, встроенные или подключаемые в виде отдельного модуля. Сотрудникам также должна быть доступна удобная справка, позволяющая наглядно, на примерах разрешить возникающие в процессе повседневной работы трудности, что стимулирует работу пользователей с системой.

При этом функциональные возможности решения не должны быть избыточными, поскольку в этом случае неэффективно расходуются средства на внедрение СЭД и усложняется работа с ней для персонала. Кроме того, очень важно избегать еще одной распространенной ошибки – когда к системе подключается слишком мало сотрудников, она не используется повсеместно и ее окупаемость оказывается низкой.

Согласно распространенному среди экспертов мнению, большинство организаций, затратив приличные деньги на хорошие коммуникации, надежно аппаратное обеспечение и подготовку персонала, устанавливают решение всего на 15-20 рабочих мест. В этом случае на них распределяется вся стоимость системы как таковой, что приводит к низкой окупаемости, поскольку другие сотрудники организации не подключены к этой информационной магистрали и не работают с ней.

Семь раз отмерь

После выбора продукта необходимо отработать те бизнес-процессы, которые собираются автоматизировать, провести тестирование решение в работе, выявить все недостатки и т.д. Все эти задачи решаются на этапе пилотного проекта, в ходе которого выбирается небольшое число рабочих мест, от 10-15 и до 50, в зависимости от масштаба организации, на которые внедрятся СЭД. Пилотный проект позволяет убедиться в соответствии решения поставленным задачам, и если оно не удовлетворяет всем требованиям, отказаться от внедрения, не теряя при этом значительных средств. Поэтому еще одной ошибкой при внедрении является экономия финансов на предварительное выполнение «пилота».