Разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении (на примере МУ «Досугово-профилактический центр

Основное и главное изменение, внесенное в новый стандарт, заключается в последней фразе первого раздела "Область применения" - требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми. Рекомендательный характер государственного стандарта появился впервые в истории отечественной стандартизации документов. Рекомендательный характер стандарта был введен на основании Закона Российской Федерации "О стандартизации" и получил дальнейшее развитие в Федеральном законе Российской Федерации "О техническом регулировании"6. Статья данного закона устанавливает в качестве принципа стандартизации добровольность применения. Рекомендательный характер государственного стандарта обязывает его авторов подготовить соответствующие нормативно-методические материалы, которые помогут службам документационного обеспечения управленческой деятельности организовать внедрение стандарта и обеспечить его эффективное применение. Например, одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и, т.п. Это может быть инструкция по делопроизводству, стандарт организации, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае. Способствует применению стандартных требований выпуск альбома унифицированных форм документов, тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Эффективным является проектирование форм в электронном формате, что обеспечит их использование на индивидуальных компьютерах, не завязанных в сеть.

Возможно внедрение стандартных требований оформления организационно-распорядительных документов на всей территории субъекта Российской Федерации. В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта Российской Федерации, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры. Возможны и иные направления, в частности, повсеместное обучение, реклама, контроль за соблюдением и др. Опыт такого рода был в нашей стране при внедрении Единой государственной системы делопроизводства, которая в результате ее одобрения правительственным органом имела рекомендательный характер.

К управленческой документации относятся постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции и положения. Право издания нормативных правовых актов другими организациями определяется в положениях (уставах) о них. Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000. Детально, путем перечисления сфера распространения стандарта не установлена.

Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам, как государственных организаций, так и хозяйствующих субъектов негосударственных структур. Исходя из необходимости исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации", а также положения о порядке изготовления гербовых бланков. На этом же основании из стандарта исключен гриф ограничения доступа к документу, а также содержание пунктов, касающихся правовых вопросов подписания и датирования документов. Заметным изменением в стандарте является введение новых реквизитов. Один из них - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН), введенный Федеральным законом от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ "О государственной регистрации юридических лиц" и выдаваемый каждому юридическому лицу в документах о государственной регистрации. Установлено, что основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется одновременно с указанием названия организации на всех документах организации. В связи с этим положением ОГРН включен в состав реквизитов организационно-распорядительных документов в структуре государственного стандарта России с порядковым номером 05. Другой вновь введенный реквизит - идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (ИНН/КПП); порядковый номер реквизита - 06. ОГРН и ИНН/КПП проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Сохраняется код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций. Место размещения новых реквизитов на бланке определено в образцах. В новом стандарте сохранилась запись, которая была и в предыдущем стандарте: о дате подписания, являющейся датой документа. Необходимо обратить внимание на правило написания даты словесно-цифровым способом в случае, когда день месяца состоит из одной цифры - в этом случае перед ней должен ставиться ноль: 05 июня 2003 г. Некоторые уточнения внесены в пункты, относящиеся к использованию оттиска печати для заверения подлинности подписи документа или соответствия копии документа подлиннику, и другие более мелкие изменения.

Таким образом, вновь утвержденный государственный стандарт России будет использоваться в делопроизводстве организаций наряду с положениями Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которая наряду с вопросами оформления документов содержит основные положения по технологии делопроизводственных процессов.

Рассмотрим более подробно основной перечень нормативно-правовых актов, общее положение:

Законодательство РФ:

1. Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»7

Статья 1. Сфера действия настоящего Федерального закона

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, возникающие при:

а. осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

б. применении информационных технологий;

в. обеспечении защиты информации.

Положения настоящего Федерального закона не распространяются на отношения, возникающие при правовой охране результатов интеллектуальной деятельности и приравненных к ним средств индивидуализации.

2. Федеральный закон Российской Федерации от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»8

Статья 1. Цель и сфера применения настоящего Федерального закона.

Целью настоящего Федерального закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Действие настоящего Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательством Российской Федерации случаях. Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи.

3. Федеральный закон от 01.12.2007 г. № 318-ФЗ «О государственной тайне»9

Статья 1. Сфера действия настоящего Закона

Положения настоящего Закона обязательны для исполнения на территории Российской Федерации и за ее пределами органами законодательной, исполнительной и судебной власти, а также организациями, наделенными в соответствии с федеральным законом полномочиями осуществлять от имени Российской Федерации государственное управление в установленной сфере деятельности (далее - органы государственной власти), органами местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями независимо от их организационно-правовой формы и формы собственности, должностными лицами и гражданами Российской Федерации, взявшими на себя обязательства либо обязанными по своему статусу исполнять требования законодательства Российской Федерации о государственной тайне.

4 Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»10

Статья 1. Цели и сфера действия настоящего Федерального закона

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, передачей такой информации, охраной ее конфиденциальности в целях обеспечения баланса интересов обладателей информации, составляющей коммерческую тайну, и других участников регулируемых отношений, в том числе государства, на рынке товаров, работ, услуг и предупреждения недобросовестной конкуренции, а также определяет сведения, которые не могут составлять коммерческую тайну.

5. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле»11.

Статья 1. Предмет регулирования настоящего Федерального закона

Настоящий Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Национальные стандарты РФ

1. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами – Общие требования.12.

Область применения:

Настоящий стандарт регулирует процессы управления документами государственных или коммерческих организаций, предназначаемыми для внутреннего или внешнего пользования.

Все общие положения настоящего стандарта являются рекомендациями по созданию, включению в систему и управлению документами, а также обеспечению соответствия документов установленным в настоящем стандарте характеристикам.

Настоящий стандарт:

- распространяется на управление  документами (всех форматов и  на всех носителях), создаваемыми или получаемыми государственной или коммерческой организацией в процессе ее деятельности или лицом, на которого возложена обязанность создавать и сохранять документы;

- содержит положения об ответственности, политике, процедурах, системах и процессах, связанных с документами организаций;

- содержит руководящие указания  по управлению документами в  рамках процессов управления  качеством и управления окружающей  средой в соответствии с национальными стандартами ГОСТ Р ИСО 9001 и ГОСТ Р ИСО 14001;

- содержит методические рекомендации по проектированию и внедрению документной системы.

Настоящий стандарт не распространяется на управление архивными документами в архивных учреждениях.

Настоящий стандарт предназначен для:

- руководителей (менеджеров) организаций,

- специалистов в области управления  документами, информацией и технологиями,

- сотрудников (персонала) организаций,

- других частных лиц, обязанных  создавать и сохранять документы.

2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распоряди-тельной документации – Требования к оформлению документов13.

Область применения:

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распоряди-тельные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.

3. ГОСТ Р 52294–2004. Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения14.

Область применения:

Настоящий стандарт распространяется на автоматизированные системы обработки информации и управления учреждений, предприятий и организаций независимо от форм собственности и подчинения и определяет основные положения по созданию, внедрению, эксплуатации и сопровождению электронного регламента их административной и служебной деятельности. Положения стандарта следует учитывать при создании новых или совершенствовании существующих технологий управления организацией.

4. ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005. Информационные технологии – Практические правила по управлению информационной безопасностью15.

Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО/МЭК 17799:2000 "Информационная технология. Практические правила управления информационной безопасностью" (ISO/IEC 17799:2000 "Information technology. Code of practice for security management")

5. Серия стандартов ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий (части 1-3)16.

Часть 1: Введение и общая модель.

Часть 2: Функциональные требования безопасности.

Часть 3: Требования доверия и безопасности. Аналог ISO/IEC 15408-1-2-3-1999.