Разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении (на примере МУ «Досугово-профилактический центр

 

 

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

 

«Российский государственный гуманитарный университет»

(РГГУ)

 

ИНСТИТУТ ЭКОНОМИКИ,УПРАВЛЕНИЯ И ПРАВА

 

ФАКУЛЬТЕТ УПРАВЛЕНИЯ

 

Кафедра государственного и муниципального управления

 

 

 

 

 

 

 

Киселева Нина Павловна

 

Разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении (на примере МУ «Досугово-профилактический центр "Семья")

 

 

Специальность 080504 «Государственное и муниципальное управление»

Дипломная работа студентки 6-го курса заочной формы обучения

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Допущен к защите на ГАК

 

Декан факультета управления                                                 Научный руководитель

Доктор экономических наук, профессор                                Кандидат педагогических наук,

                                                                                                     доцент

_____________________Н.И. Архипова                                ________________Е.Г. Михалкина

«____»____________________2013 г.                                    «____»________________2013 г.

 

 

 

 

Москва 2013

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………4

ГЛАВА 1. Теоретические основы нормативно-правового регулирования в области документооборота

1.1. Понятие о документировании  и носителях информации……………………7

1.2 Виды документов и их классификация…………………………...…………..10

1.3. Процесс создания и формирования  документов…………………………….11

1.4. Нормативно-правовое и методическое  регулирование в области

документооборота………………………………………………………………….17

ГЛАВА 2. Системы электронного документооборота (СЭД)

2.1. Классификация и основные  свойства СЭД……………...………..………….29

2.2. Актуальность внедрения систем  электронного документооборота………..41

2.3. Обзор и сравнение систем автоматизации документооборота……………..45

2.4. Основные проблемы при внедрении  СЭД…………………………………...62

ГЛАВА 3.Анализ и совершенствование системы управления документооборотом в МУ ДПЦ «Семья»

3.1. Структура МУ ДПЦ «Семья»  и профиль его деятельности ………………..72

3.2. Анализ системы управления документооборотом в МУ ДПЦ «Семья».......77

3.3. Совершенствование системы управления документооборотом в МУ ДПЦ «Семья» через внедрение СЭД………………...…………………………………..92

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………..……………………….…...93

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННых источников и ЛИТЕРАТУРЫ……….....96

ПРИЛОЖЕНИЯ…………………..…………………………………………….…..99

 

ВВЕДЕНИЕ

Актуальность темы. Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе производственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятельности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения документов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация пронизывает все органы управления.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

Объект исследования - Муниципальное учреждение досугово-профилактический центр «Семья» (далее – МУ ДПЦ «Семья»).

Предмет - система управления документооборотом в МУ ДПЦ «Семья».

Цель исследования - разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении

Поставленная цель предполагает последовательное решение следующих задач.

1. Изучение особенностей документооборота;

2. Сравнительный анализ систем  электронного документооборота;

3. Анализ системы управления документооборотом в МУ ДПЦ «Семья».;

4. Разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении ДПЦ «Семья».

Теоретические исследования проблем делопроизводства, документооборота, основ информационной культуры и информационного менеджмента в своих трудах заложили: Басаков М.И., Гулин В.Н., Кузнецов И.И., Рогожин М.Ю., Сологуб О.П. и д.р. В своей работе по совершенствованию электронного документооборота мы опирались на фундаментальные труды и научные статьи: Никитина А.В., Кошелевой И.С., Кривошеенко Ю.В., Пахчаняна А.Б. и Шавы О.М.

Структура работы. Дипломная работа состоит из введения, трех основных глав, заключения и библиографического списка.

В первой главе рассмотрены теоретические основы нормативно-правового регулирования в области документооборота.

Вторая глава посвящена анализу посредством обзора и сравнения различных систем автоматизации документооборота, здесь же обозначены основные проблемы при внедрении систем электронного документооборота.

В третьей главе содержится анализ существующей системы документооборота в МУ ДПЦ "Семья", разработаны направления ее совершенствования через внедрение СЭД "ДЕЛО", рассчитан экономический эффект от рекомендуемых мероприятий.

Практическая значимость работы состоит в том, что разработанная автором системы управления электронным документооборотом в МУ ДПЦ "Семья" может использоваться в любом муниципальном учреждении.

При написании работы использовались следующие методы исследований: анализ документов, наблюдение, опрос, изучение источников и литературы, сравнительный, диалектический и статистический методы.

 

ГЛАВА 1. Теоретические основы нормативно-правового регулирования в области документооборота

1.1. Понятие о документировании  и носителях информации

Делопроизводство — сложный технологический процесс, характеризующийся различными параметрами, связанными с процессами документирования и со всей деятельностью организации1. Организация документооборота включает все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов. Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер.

Документирование — это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых информационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации»2 указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Организация работы с документами — это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Рис. 1. Организация документооборота

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. В технологию работы с документами входит:

- прием и первичная обработка  документов;

- их предварительное рассмотрение  и распределение;

- регистрация документов;

- контроль исполнения документов;

- информационно-справочная работа;

- исполнение документов;

- их отправка;

- систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

1.2. Виды документов и  их классификация

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая – это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры3. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

- по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию – простые (посвященные  одному вопросу) и сложные (охватывающие  несколько вопросов);

- по форме – индивидуальные, когда содержание каждого имеет  свои особенности (н/р: докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

- по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;