Автор работы: Пользователь скрыл имя, 26 Октября 2014 в 18:34, дипломная работа
Цель исследования - разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении
Поставленная цель предполагает последовательное решение следующих задач.
1. Изучение особенностей документооборота;
2. Сравнительный анализ систем электронного документооборота;
3. Анализ системы управления документооборотом в МУ ДПЦ «Семья».;
4. Разработка системы управления электронным документооборотом в муниципальном учреждении ДПЦ «Семья».
ВВЕДЕНИЕ…………………………………………………………………………4
ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ НОРМАТИВНО-ПРАВОВОГО РЕГУЛИРОВАНИЯ В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТООБОРОТА
1.1. Понятие о документировании и носителях информации……………………7
1.2 Виды документов и их классифика-ция…………………………...…………..10
1.3. Процесс создания и формирования документов…………………………….11
1.4. Нормативно-правовое и методическое регулирование в области
документооборо-та………………………………………………………………….17
ГЛАВА 2. СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА (СЭД)
2.1. Классификация и основные свойства СЭД……………...………..………….29
2.2. Актуальность внедрения систем электронного документооборо-та………..41
2.3. Обзор и сравнение систем автоматизации документооборо-та……………..45
2.4. Основные проблемы при внедрении СЭД…………………………………...62
ГЛАВА 3.АНАЛИЗ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ В МУ ДПЦ «СЕМЬЯ»
3.1. Структура МУ ДПЦ «Семья» и профиль его деятельности ………………..72
3.2. Анализ системы управления документооборотом в МУ ДПЦ «Се-мья».......77
3.3. Совершенствование системы управления документооборотом в МУ ДПЦ «Семья» через внедрение СЭД………………...…………………………………..92
ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………..……………………….…...93
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ……….....96
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Управленческие документы составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими и государственными организациями. Управление организацией неизбежно требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т.п.
Достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования в сфере делопроизводства и документооборота, как главных атрибутов жизнедеятельности любой организации, требуют совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.
Хотя Россия пока не входит в число стран-лидеров технологического развития информационно-коммуникационной технологии, у нее есть все предпосылки, чтобы осуществить прорыв в этой сфере. Главная причина медленного развития электронного документооборота, в низком уровне компьютерной грамотности самих государственных и муниципальных служащих. “Самое сложное для них - это ментальность. Между тем, именно они должны задавать здесь тон” и действительно, консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы, все это тормозит процесс развития информационно-коммуникационных технологий, а следовательно негативно сказывается на рационализации делопроизводства и совершенствовании документооборота.
Надо не только организовать непрерывное обучение госслужащих, но и ввести этот критерий в результаты периодической аттестации, предусмотренной законом"34, и действительно в начале 3-го тысячелетия количество электронных документов в крупных организациях уже измеряются сотнями тысяч, поэтому умение работать с системами управления электронным документооборотом и архивами, станет одним из важнейших показателей профессиональной грамотности для нового поколения управленцев и государственных служащих.
В данной работе мы попытались показать и доказать актуальность рационализации делопроизводства, путём внедрения электронного документооборота, провели классификацию СЭД, провели сравнительный анализ программного обеспечения, выявили основную проблематику при внедрении систем электронного документооборота, разработали меры по совершенствованию документооборота в муниципальном учреждении – Досугово – профилактический центр “Семья”, рассчитали теоретический возврат от вложенных инвестиций и показали что:
В настоящее время наличие успешно действующей системы автоматизации делопроизводства и документооборота говорит о благополучии учреждения и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность, дисциплинированность и заинтересованность в максимально успешном выполнении порученного дела.
Автоматизированная система представляет возможность производить оперативный и эффективный обмен информацией между всеми участками производственного процесса, позволяет сократить время, требуемое на подготовку конкретных задач, исключить возможных появлений ошибок подготовки отчётной документации.
Внедрении автоматизированной системы обеспечивает удобство в работе, рациональную организацию производства и снижение психологических нагрузок. Также снизятся физиологические нагрузки, т.к. с внедрением соответствующего программного обеспечения время, затраченное на эту же работу, существенно уменьшится. Это положительно повлияет на работоспособность работника, т.к. приведёт к уменьшению количества обрабатываемой информации, а также у персонала появится дополнительное время для анализа и принятия управленческих решений.
Автоматизированная система представляет возможность производить оптимизацию бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации. Современные технологии позволяют централизованно отслеживать ход всего процесса работы с документами, осуществлять контроль исполнительской дисциплины, систематизировать и анализировать результаты контроля и тем самым выявлять проблемы и принимать меры для совершенствования системы управления.
Список использованных источников и литературы
1. Источники
1.1. Опубликованные
1.2. Неопубликованные:
2. Литература:
1 Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря: Справочник / Л.Я. Круглянская. – изд. третье, перераб. и доп. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2007. –С. 126.
2 Об информации, информационных технологиях и защите информации: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ // Гарант, 2010.
3 Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (делопроизводство)/ М.И. Басаков - М.: Феникс, 2009. – С.
4 Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря: Справочник / Л.Я. Круглянская. – изд. третье, перераб. и доп. – СПб.: «Издательский дом Герда», 2007. –С. 310.
5
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система
организационно-
6
Закон Российской Федерации «О стандартизации».
[Электроный ресурс]. Режим доступа – http://base.consultant.ru/
7 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»: // Гарант, 2010
8 Федеральный закон 08.11.2007 г. № 258-ФЗ «Об электронной цифровой подписи: // Гарант, 2010
9 Федеральный закон от 01.12.2007 г. № 318-ФЗ «О государственной тайне»: // Гарант, 2010.
10 Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»: // Гарант, 2010.
11 Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле»: // Гарант, 2010.
12 ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами – Общие требования. [Электроный ресурс]. Режим доступа – www.standards.ru
13
ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система
организационно-
14 ГОСТ Р 52294–2004. Информационная технология. Управление организацией. Электронный регламент административной и служебной деятельности. Основные положения. [Электроный ресурс]. Режим доступа –http://standartgost.ru 52294-2004
15
ГОСТ Р ИСО/МЭК 17799-2005. Информационные технологии
– Практические правила по управлению
информационной безопасностью. [Электроный
ресурс]. Режим доступа – http://gostexpert.ru/gost/
16 ГОСТ Р ИСО/МЭК 15408. Информационная технология. Методы и средства обеспечения безопасности. Критерии оценки безопасности информационных технологий. [Электроный ресурс]. Режим доступа – www.standards.ru
17 ГОСТ Р 34.10–2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи [Электроный ресурс]. Режим доступа – www.standards.ru
18 Кошелев И.С. Пять главных проблем внедрения систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. Режим доступа – www.iteam. ru
19 Кривошеенко Ю.В. Корпоративные информационные системы : учеб. пособие / Ю.В. Кривошеенко. – М.: Издательство «Спутник +». 2008. – С. 78.
20 Гулин В.Н. Информационный менеджмент : учебный комплекс / В.Н. Гулин. – Минск : Соврем. Шк., 2009. – С.201.
21 Кошелев И.С. Пять главных проблем внедрения систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. Режим доступа – www.iteam. ru
22 Гулин В.Н. Информационный менеджмент : учебный комплекс / В.Н. Гулин. – Минск : Соврем. Шк., 2009. – С.181.
23 Никитин А.В. Управление предприятием (фирмой) с использованием информационных систем : учеб. пособие / А.В.Никитин, И.А. Рачковская, И.В. Савченко. – М.:ИНФРА-М, 2009. – XIV. С.115.
24 Пахчанян А.Б. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения [Электронный ресурс]. Режим доступа – www.iteam.ru
25 Гулин В.Н. Информационный менеджмент : учебный комплекс / В.Н. Гулин. – Минск : Соврем. Шк., 2009. – 320 с.
26 Кошелев И.С. Пять главных проблем внедрения систем электронного документооборота [Электронный ресурс]. Режим доступа – www.iteam. ru
27 Кривошеенко Ю.В. Корпоративные информационные системы : учеб. пособие / Ю.В. Кривошеенко. – М.: Издательство «Спутник +». 2008. – С.62.
28 Шава О.М. Документооборот – сапоги-скороходы современного бизнеса [Электроный ресурс]. Режим доступа – www.iteam.ru
29 Бахирин А.Б. Делопроизводство и документооборот / А.Б. Бахирин. – М.: Издательство Книжный мир. 2008. – С. 65-69
30 Дoкумeнтooбopoт ГOCТ P 51141-98 «Дeлoпpoизвoдcтвo и apxивнoe дeлo». Тepмины и oпpeдeлeния». Издaтeльcтвo cтaндapтoв. М., 1998.
31 Бapдaeв Э.A., Дoкумeнтoвeдeниe: Учeб.пoc. / Э.A. Бapдaeв, В.Б. Кpaвчeнкo. - М.: Aкaдeмия, 2010. - C. 38-42..
32 Cтeнюкoв М.В. Дeлoпpoизвoдcтвo и дoкумeнтoвeдeниe / М.В. Стенюков. - М.: A-Пpиop, 2010. - C.46-54.
33 Митpoфaнoвa В.Н. Внутpeнняя пepeпиcкa нa пpeдпpиятии //Кaдpoвик.- 2008. - №2. - C. 2-3.
34 Правительство переходит на электронный документооборот [Электронный ресурс]. Режим доступа - http://uh.ru/a/73042