Автор работы: Пользователь скрыл имя, 05 Июля 2014 в 12:05, курсовая работа
Целью курсовой работы является – описание основных моментов обеспечения сохранности документов.
Задачами курсовой работы являются:
раскрыть понятие и роль архивов организаций в обеспечении сохранности документов;
описать изменения в организации и состоянии ведомственного хранения документов в 1990-х гг.;
Провести динамику деятельности архивных органов и учреждений за 2010-2012 гг.;
провести анализ проблем хранения документов на современном этапе;
Анализировать перспективы совершенствования хранения документов государственных, муниципальных архивах и архивах организаций и дать рекомендации.
Предстоит не только наращивать объем информации в автоматизированных системах учета, но и обеспечить автоматизированное формирование паспортов на всех уровнях, включая федеральный. Решению этой проблемы будет способствовать подготовка Росархивом нового Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, включающего раздел «Состав программного обеспечения учетных баз данных и сводных учетных баз данных, перечень элементов описания архивных фондов для ведения государственного учета в автоматизированном режиме». Новый Регламент будет включать также уточненную форму паспорта государственного, муниципального архивов с учетом приема на хранение электронных документов.
Во многих региональных архивах централизованный учет документов ведут лично главные хранители фондов. В федеральных архивах, как правило, такой возможности нет. Но это направление деятельности должно быть постоянно в поле зрения главных хранителей. При этом важно обеспечить четкое взаимодействие архивохранилищ и отделов обеспечения сохранности в части прохождения актов, документирующих результаты работ с фондами.
Составной частью системы автоматизированного государственного учета является Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации, порядок ведения которого также будет отражен в новом Регламенте.
В настоящее время заканчивается разработка программного обеспечения для создания БД «Государственный реестр». В ближайшее время информация о почти 300 уникальных документах, включая их оцифрованные образы, будет выставлена в сети Интернет.
Выявление и учет уникальных документов – это не только обеспечение их гарантированной сохранности и яркая характеристика состава фондов архива, но и пропаганда историко-документального наследия. И, конечно, главные хранители фондов должны возглавлять эту работу.
Повышение качества учетных документов, контроль за сохранностью фондов осуществляются на основе проверки их наличия и состояния. Напомню, что еще в начале 80-х годов прошлого века в архивах Российской Федерации была организована сплошная проверка наличия дел. С этого времени с разной степенью эффективности ведется цикличная проверка наличия дел. В отличие от музеев в архивной практике этот цикл нормативно закреплен: в «Основных правилах работы государственных архивов СССР» (М., 1984) – весь объем документов архива должен был быть проверен 1 раз в 20 лет, особо ценных – 1 раз в 10 лет; в «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007) цикл увеличен до 25 лет, уникальные документы должны проверяться ежегодно, особо ценные – также 1 раз в 10 лет.
К сожалению, приходится сталкиваться с тем, что планы проверки наличия не всегда составляются с учетом ранее проделанной работы, не пересматриваются по многу лет, имеют место факты длительной незавершенности работ по отдельным фондам, не всегда проверке наличия предшествует выверка учетных документов, а по ее итогам – опечатывание коробок с документами, что в качестве нормы прописано в новых Правилах.
Организация проверки наличия, ее планирование, которое должно осуществляться на основе соответствующих картотек, с указанием по каждому фонду даты последней его проверки, результаты этой работы, а главное – анализ причин отсутствия дел с целью их устранения должны являться предметом самого серьезного внимания со стороны главных хранителей фондов.
Базовые направления работ по обеспечению сохранности – реставрация и страховое копирование архивных документов.
Эффективность их проведения во много определяется качеством отбора документов для специальной обработки.
Необходимо целевое выявление физического состояния приоритетных групп документов на основе дифференцированной оценки повреждения их основы и текста. Нередко, архивисты-практики испытывают трудности в проведении этой работы.
Проблемы отбора документов для реставрации и страхового копирования тесно связаны с формированием производственных планов лабораторий, осуществляющих эти виды работ. Их деятельность также требует внимания главных хранителей фондов. Речь в данном случае идет не столько о производственном процессе, рецептуре клеев и т.д. Главные хранители вместе с отделами обеспечения сохранности документов должны контролировать качество проведения работ, выступать своеобразным ОТК. В архивах, где лаборатории являются их структурными подразделениями, необходимо обращать внимание на сбалансированность планов отдельных участков, не допускать скопления расшитых дел, не проявленной пленки и т.д.
В соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» централизованное хранение страхового фонда осуществляет Центр хранения страхового фонда. Хранение страхового фонда государственного архива субъекта Российской Федерации может осуществлять специальное хранилище, расположенное на территории субъекта Российской Федерации. Развитие и укрепление их материально-технической базы, обеспечение сохранности и учет страховых копий – забота, прежде всего, уполномоченных органов исполнительной власти в области архивного дела и руководства этих структур.
Немало точек соприкосновения у главных хранителей с работой отделов ведомственных архивов и комплектования, от деятельности которых во многом зависит качество описей, технической обработки, физическое состояние документов, принимаемых на хранение. Совместно с отделами обеспечения сохранности документов и хранилищами главные хранители могут и должны влиять на решение этих вопросов.
Проблемы обеспечения сохранности документов решаются не только в рамках хранительской деятельности, но и на стадии использования документов.
Наряду с организацией контроля за движением документов, о чем речь шла выше, оснащением читальных залов видеокамерами, важнейшими составляющими в решении этой проблемы, являются:
уменьшение объемов выдачи подлинников путем создания фонда пользования, в том числе на электронных носителях; улучшение информированности пользователей о составе и содержании документов архива, развитие системы научно-справочного аппарата с учетом интенсивности использования документов.
Что касается электронного фонда пользования, то в отличии от традиционного, создаваемого на пленке одновременно со страховым фондом, состав документов, направляемых на оцифровку, значительно шире и включает документы наиболее используемых фондов, которые не всегда являются особо ценными. Главные хранители фондов должны принимать непосредственное участие в определении состава документов, планируемых к оцифровке. Важно их мнение и при отборе фондов, справочно-поисковые средства к которым планируется усовершенствовать.
В заключение, хочу подчеркнуть следующее: обеспечение сохранности документов – это единственное направление архивной деятельности, которое, с одной стороны, не подвержено конъюктурным соображениям, с другой – более всего зависит от государственной поддержки.
И еще есть одна особенность у этого направления – оно становится особенно заметным только, когда случаются чрезвычайные ситуации.
Круг обязанностей у главных хранителей велик, функций много, а задача одна – сохранить Архивный фонд Российской Федерации.
Всем проблемам уделяется большое внимание, ведутся различные дискуссии, проводятся конференции, конгрессы, где обсуждаются эти проблемы. Архивоведение не стоит на месте, оно развивается. Вместе с тем, решаются старые проблемы и появляются вновь новые.
В ходе курсовой работы были на мой взгляд раскрыты понятие и роль архивов организаций в обеспечении сохранности документов; изложены изменения в организации и состоянии ведомственного хранения документов в 1990-х гг.; проведена динамика деятельности архивных органов и учреждений за 2010-2012 гг. на примере Сибирского Федерального округа; проведён анализ проблем хранения документов на современном этапе, а также предложены перспективы совершенствования хранения документов государственных, муниципальных архивах и архивах организаций.