Проблемы хранения документов на современном этапе и перспективы совершенствования хранения документов государственных, муниципальных а

 

 

2

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Последняя треть 20-го начало 21 века ознаменовалась переходом целого ряда стран, в том числе и России к постиндустриальному, информационному обществу, в условиях которого основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. Глубокие социально-политические и экономические преобразования, происходящие в нашей стране в последние полтора десятка лет, сопровождаются пересмотром многих традиционных представлений в области общественных, гуманитарных наук, актуализацией ряда проблем, находившихся ранее в стороне от отечественной научной мысли. Все это относится к такой научной дисциплине, как архивоведение. Архивоведение тесно связано с практикой работы с документами, и это дает стимул для исследований в этой сфере. В данной работе я рассмотрю современные проблемы документоведения, их сущность, причины этих проблем, пути решения.

Целью курсовой работы является – описание основных моментов обеспечения сохранности документов.

Задачами курсовой работы являются:

1. раскрыть понятие и роль архивов организаций в обеспечении сохранности документов;
2. описать изменения в организации и состоянии ведомственного хранения документов в 1990-х гг.;
3. Провести динамику деятельности архивных органов и учреждений за 2010-2012 гг.;
4. провести анализ проблем хранения документов на современном этапе;
5. Анализировать перспективы совершенствования хранения документов государственных, муниципальных архивах и архивах организаций и дать рекомендации.

Актуальность курсовой работы состоит в том, что на мой взгляд имеет большое значение для организации хранение, учет и использование документов, определяя их принадлежность к историческим эпохам, к определенным административно-территориальным единицам, к определенным отраслям государственной и общественной деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1 Сущность и роль архивов организаций в обеспечении сохранности документов

1.1 Деятельность архивов организаций в обеспечении сохранности документов 

Под обеспечением сохранности документов организации, как правило, понимают определённый комплекс работ, который призван обеспечивать сохранность документов организации, выделим их:

1. создание оптимальных условий хранения документов;
2. размещение документов в местах хранения;
3. обеспечение физико-химической сохранности документов.
4. учет документов и соблюдение правил выдачи дел;
5. проверка наличия и состояния дел, определение состава особо ценных дел и документов, создание на них страхового фонда.

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в организации:

1. до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;
2. до сдачи дел на государственное хранение;
3. до ликвидации организации. [1]

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учёт документов, но и их физическая сохранность и использование. Это предъявляет определённые требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ. Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео - и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу. Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней. Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин. До настоящего времени более надежного и дешевого, чем бумага, носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т.е. свыше 10 лет хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться не перезаписываемый оптический диск, хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству. Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А вот в качестве рабочей копии для каждодневного использования возможно создание электронных копий документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудников. Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для сохранения всех визуальных особенностей документов. При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств. [2]

Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах. При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения.

Архивы должны иметь:

1. специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;

2. ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;

3. ширину основных проходов до 120 см;

4. расстояние между полками по высоте 35-40 см;

5. расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;

6. расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах-до 50 см. [3]

В хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С, с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов, К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием номера описи, года (лет).

Проверки фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения) проводятся не реже:

1. одного раза в 10 лет,

2. для дел постоянного хранения – раз в 5 лет,

3. для конфиденциальных документов – ежегодно

Такие проверки проводят также:

1. при смене заведующих архивами,

2. при массовой порче или гибели дел,

3. после перемещения дел в другое архивохранилище.

Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Архивной службой, утверждаемыми руководителем организации. При проверке контролируется не только практическое наличие дел, но и возможные ошибки в учетных документах, а дела для контроля за их сохранностью проверяются полистно. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки. [4]

Состав учетных документов, ведущихся в самом архиве, также установлен Росархивом в Правилах работы государственных и ведомственных архивов с различными видами документов и является обязательным для организаций – источников комплектования Архивной службы РФ, включает в себя:

1. описи и внутренние учетные документы дел (единиц хранения);

2. книгу учета поступления и выбытия документов, для учета каждого факта поступления и выбытия;

3. лист фонда для фиксации изменений в названии организации-фондообразователя, составе и степени обработанности дел;

4. топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел;

5. формы отчета о составе и объеме дел (единиц хранения), хранящихся в архиве, утвержденные Госкомстатом России;

6. формы актов, в которых фиксируются любые изменения в составе хранимых документов и итоговых периодических проверок наличия и состояния;

7. дело фонда, в котором концентрируются акты, копии форм статистической отчетности, другие материалы.

Для небольших организаций нет необходимости вести книги учета поступлений и топографические указатели в полном объеме, но в целом все учетные формы нужны, так как в комплексе обеспечивают не только перекрестный учет, но и любые изменения в составе документов во время их хранения. Смена должностных лиц, ответственных за сохранность архивных документов, оформляется актами приема-передачи.

Держатели архивов не вправе отказать в выдаче архивной информации социально-правового характера. Эта работа выполняется всеми архивами безвозмездно, независимо от затраченного для поиска информации времени. По российскому законодательству правильно и полностью оформленные архивные справки и их содержание, копии хранящихся в ведомственных и государственных архивах документов и выписки из них можно оспорить только в судебном порядке.

Все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам. [5]

Говорить о функциях архива организации можно очень долго, Таким образом, можно сделать определённый вывод, что роль архивов организации не маловажна в настоящее время, поскольку насколько будет оптимально обеспечение сохранности каждого документа будет иметь особое значение не только для отдельного человека, но и для всей страны в целом.