Проблемы хранения документов на современном этапе и перспективы совершенствования хранения документов государственных, муниципальных а

Существует и проблема сохранности электронных документов. Существует опасность утраты многих файлов данных, а некоторые из них уже утрачены. Так как идут быстрые технологические изменения, смена поколений компьютеров, старение магнитных носителей, разработка новых программных средств [12].

Правила регистрации, соответствующие реквизиты и форма карточки в документоведении повсеместно используются.  Но есть ряд вопросов которые нужно уточнить, это такие вопросы как: должна ли быть регистрация только компьютерной, или возможна журнальная; как обеспечить передачу бумажных документов на исполнение  при автоматизированной регистрации и д.

Важнейшая, но вряд ли удостоенная пристального внимания проблема – вопрос о доступе к документам, содержащим персональные данные конфиденциального характера. Законодательно установленный период ограничения к подобным сведениям – 75 лет со дня создания документа [13]. Но он нарушается. То есть закон есть, а как его исполнять нет. Также нужно увеличить срок ограничения к подобным сведениям. Ужесточить контроль по допуску к таким документам.

 

 

 

 

2. Динамика деятельности архивных органов и учреждений за 2010-2012 гг. на примере Сибирского Федерального округа

В последние десятилетия одним из приоритетных направлений деятельности архивов является работа по информационному обеспечению органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан архивной информацией. Доступность, открытость и достоверность информации всегда связана с ростом престижа и доверия к государственной власти, достижением политической и экономической стабильности. Свободный доступ к национальным информационным ресурсам, которыми являются архивные документы, уменьшит факты фальсификации истории и обеспечит условия соблюдения конституционного права граждан на информацию.

По состоянию на 01.01.2012 в архивных учреждениях Сибирского федерального округа хранится 28 301 222 дел (единиц хранения), из них в государственных архивах 17 711 645 ед.хр., в муниципальных архивах 10 589 577 ед.хр.(рисунок 1) [14].

 

 

Рис. 2

 

Общее число принятых единиц хранения за отчетный период показывает значительное снижение показателя в сравнении с 2009 и 2010 годами. Так, в 2011 году государственными и муниципальными архивами Сибирского федерального округа было принято на хранение 571 290 единиц хранения, тогда как в предыдущие годы прием был значительно больше (в 2009 - 756279 дел, в 2010 - 751885 дел),  в том числе от организаций - источников комплектования 253 639  (в 2010 году - 268 720) дел постоянного хранения  и  327 661 (в  2010 году – 505159) дел по личному составу от ликвидируемых организаций.

Возможно, что тенденция снижения объема принятых документов в архивы субъектов Сибирского федерального округа, зависит от того факта, что идет вымывание организаций из источников комплектования архивов. Но архивисты округа должны не допускать снижения показателя по приему документов постоянного срока хранения, так как эти документы формируют основную часть Архивного Фонда Российской Федерации. Также, следует обратить внимание на значительное снижение поступления массива документов по личному составу. Возможно, что архивисты упускают из виду часть ликвидированных организаций, но надеемся, что этот показатель отражает общую сложившуюся практику стабильности в стране.

 

Рис. 3

 

По количеству принятых на хранение дел (ед.хр.) за 2011 г. выделяются архивные учреждения Алтайского края, здесь самый большой объем по количеству принятых на хранение дел (ед. хр.) – 18 %, в остальных регионах работа по этому направлению велась от 1 до 13 %.

Также, в 2011 году осуществлялась работа по упорядочению документов в организациях, источниках комплектования. Экспертно-проверочными комиссиями архивных органов исполнительной власти Сибирского федерального округа утверждено и включено в состав Архивного фонда Российской Федерации 378 038 дел постоянного хранения, что составляет увеличение на 16,2 % в сравнении с 2010 годом (в 2010 – 325623 дел) и согласовано 601982 единицы хранения по личному составу. В Алтайском, Красноярском краях; Иркутской, Кемеровской и Омской областях наблюдается наивысший процент от 10 % до 16 %, в остальных регионах от 2 до 8 %.

 

Рис. 4

 

Следует отметить, что архивными органами и учреждениями округа в прошедшем году активно внедрялся в практику работы организаций – источников комплектования «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558, в результате чего была оказана методическая и практическая помощь в разработке нормативных документов по делопроизводству и организации ведомственных архивов, в том числе положений об архиве, об экспертной комиссии, инструкций по делопроизводству, номенклатур дел.

Архивистами Сибирского федерального округа в 2011 году проведено 11290 тематических и комплексных обследований состояния архивов организаций, из них 8355 обследований в муниципальных районах и городских округах.

Ежегодно архивисты округа занимаются работами по улучшению физического состояния архивных документов на бумажных носителях, так в 2011 году отреставрировано 19946 дел и 629550 листов.

 

Рис. 5

 

        

            Как и в предыдущие годы, в 2011 году, выполнены значительные объемы по проверке наличия и физического состояния документов на бумажной основе. По фондам государственных архивов Сибирского федерального округа прошли проверку наличия 490 634 дела, по фондам муниципальных архивов – 715 446 дел.

 

Рис. 8

 

       Продолжалась  работа по выявлению особо  ценных документов. В результате  выявлено 4475 единиц хранения. На 01.01.2012 общее количество особо ценных документов составило 297 249 единиц хранения. Наибольшее количество особо ценных документов в течении года выявлено в Красноярском крае, Кемеровской области, Республике Хакасия, Новосибирской и Томской областях.

 

 

Рис. 9

 

 

 

 

Исходя из рассмотренной динамики обеспечения сохранности документов на современном этапе, можно сделать вывод, что действительно в настоящее время  вошли в работу приоритетные направления деятельности архивов в первую очередь по информационному обеспечению органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и граждан архивной информацией.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.3 Перспективы совершенствования хранения документов государственных, муниципальных архивах и архивах организаций

 

Оглядываясь на события более чем двадцатилетней давности, нельзя не отметить, что кардинальные изменения социально-экономических условий жизни страны, общественных приоритетов в начале 90-х годов прошлого века подвергли серьезным испытаниям архивную службу страны.

Но и в условиях системного экономического кризиса, масштабных и болезненных преобразований архивисты смогли не только избежать массовых утрат документов, принятых на постоянное хранение, сохранить Архивный фонд Российской Федерации, но и увеличить его информационный потенциал.

Это стало возможным, благодаря профессиональной ответственности и ежедневному труду архивистов в области обеспечения сохранности документов, возглавляющих соответствующие службы государственных архивов.

Именно главные хранители фондов федеральных архивов в декабре 1996 г. обратились к Президенту Российской Федерации с письмом о бедственном положении с сохранностью архивных фондов, после чего эта проблема дважды рассматривалась на заседаниях Президиума Правительства Российской Федерации (февраль 1997 г.) и Правительства Российской Федерации (ноябрь 1999 г.).

С 2001 г. – с начала реализации первой федеральной целевой программы «Культура России (2001–2005 годы)», составной частью которой явилась подпрограмма «Архивы России», в архивной отрасли появились тенденции перехода от стратегии выживания к стабилизации.

В последние 10 лет положение не только стабилизировалось. Все ярче стали проявляться и набирать силу позитивные тенденции в развитии архивного дела.

В этот период впервые принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», статьи которого регулируют отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации. [15]

Важнейшим фактором, обеспечивающим развитие позитивных тенденций, являются целевые программы. С 2012 г. ведется реализация новой, третьей по счету, федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)», финансовое обеспечение которой в 3,2 раза больше объемов финансирования предыдущей программы.

Действуют соответствующие программы и в ряде субъектов Российской Федерации. Научные проработки и практические решения нашли свое отражение в новых, третьих по счету в истории архивного дела страны, «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, зарегистрированы Минюстом России 06.03.2007, регистрационный № 9059). [16] Более 70% Правил отражают нормативные требования в части  фондирования, организации хранения и учета документов.

Ввиду комплексного характера проблемы обеспечения сохранности документов, связанные с ее решением вопросы реализуются в деятельности практически всех структурных подразделений архива, а следовательно находят свое отражение в положениях о них, а также должностных инструкциях почти всех работников.

Каковы же пути совершенствования и методы по решению проблем обеспечения сохранности и учета документов?

Эффективность работы архива на мой взгляд во многом зависит от координации деятельности структурных подразделений и контроля за их работой. Такая координация должна осуществляться прежде всего на стадии планирования. Главные хранители должны не только давать предложения к планам, но и визировать эти планы в части вопросов, входящих в их компетенцию.

Выше уже шла речь о значимости целевых программ в развитии архивного дела. Я думаю, что важнейшими составляющими этих программ являются мероприятия по развитию материально-технической базы архивов, их технической укрепленности, модернизации систем охранно-пожарной сигнализации, пожарной безопасности, оснащению стеллажным и другим оборудованием.

Это не значит, что главные хранители должны досконально знать технические стороны этих вопросов, которыми занимаются производственно-хозяйственные службы архивов, но главные хранители вместе с отделами обеспечения сохранности документов должны занимать активную позицию в их постановке перед руководством, участвовать в подготовке технических заданий к госконтрактам, контролировать их выполнение, выступать совместно с другими специалистами, как своего рода ОТК, при приемке в эксплуатацию тех или иных технических средств оснащения архивов.

Вопросы сохранности документов во многом зависят от материально-технической базы, которая не у всех архивов одинаковая, поэтому предпринимая усилия по ее укреплению и развитию приходится исходить из реального положения дел, максимально использовать имеющиеся возможности.

В настоящее время все федеральные архивы оснащены действующей охранной сигнализацией, однако на почти 30% площадей требуется ее модернизация. Эти работы ведутся в плановом порядке с учетом имеющихся бюджетных средств.

Однако вне зависимости от этого, непреложным требованием является наличие в каждом государственном архиве комплекса организационно-нормативных документов по охранному режиму и ежегодная, при необходимости, их актуализация. Эта инструкция о порядке опечатывания служебных помещений и сейфов, хранения и учета выжимных металлических печаток и ключей в рабочее и нерабочее время, сдачи помещений под охрану, утвержденный перечень опечатываемых служебных помещений и сейфов с указанием должностных лиц, осуществляющих их опечатывание.

 

В перспективе в рамках автоматизациии внутриархивных работ, предусмотренных Программой компьютеризации Федерального архивного агентства и подведомственных ему учреждений на 2012–2020 годы (приказ Росархива от 02.12.2011 № 104) планируется разработка типового программного продукта – модуля «Контроль за движением дел». [17]

По данным статистического отчета, в автоматизированную систему учета включена информация о 86% фондов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах страны. В декабре 2012 г. на портале «Архивы России» размещена тестовая версия «Центрального фондового каталога» (ЦФК) с информацией о составе и содержании фондов 10 федеральных архивов.

В настоящее время Интернет-версия ЦФК включает сведения о документах всех федеральных архивов с фондовой организацией материалов и государственных и муниципальных архивов 26 субъектов Российской Федерации.

Ежемесячно электронный ЦФК посещают до 7,0 тыс. пользователей. Таким образом, создание единого автоматизированного информационного ресурса позволяет в электронном виде в режиме удаленного доступа реализовать одну из основных задач архивной отрасли – предоставление сведений о составе и содержании документов Архивного фонда Российской Федерации и местах их хранения.