1.2 Изменения в
организации и состоянии ведомственного
хранения документов в 1990-х гг.
В послереволюционный период
вопросы сохранности документов, в том
числе и экспертизы их ценности, решаются
под руководством государственных архивных
органов.
В развитии теории экспертизы
можно выделить несколько основных периодов.
До середины 1920-х гг. в основном осуществлялся
разбор документов в государственных
архивах на основе их непосредственной
оценки. С середины 1920-х гг. до начала Великой
Отечественной войны проводится разбор
документов в ведомствах и учреждениях.
Основная цель - отбор макулатуры для государственных
нужд. В этот же период начинают формироваться
критерии оценки важности.
К началу 1990-х гг. в стране была
создана нормативно-методическая база
по вопросам взаимосвязи и преемственности
делопроизводства учреждений, деятельности
ведомственных и государственных архивов.
Перемены в экономической и общественно-политической жизни в
России в 1990-е гг. не могли не сказаться
на организации и использовании документной
информации, формировании Архивного фонда
Российской Федерации. Изменилась система
управления различными сферами общественной
жизни, возникли предприятия негосударственной
формы собственности. Их взаимоотношения
с архивными органами строятся на принципиально
новых правовых основах. На место распорядительных
мер воздействия со стороны государства
приходят договорные отношения. Кроме
того, меняются состав и содержание традиционных
документов на бумажной основе, все более
широкое распространение получают новые
носители информации. [6]
На основе последней
редакции примерных списков каждый государственный
архив ведет в соответствии со своей зоной
комплектования списки
своих источников комплектования. Списки
должны постоянно уточняться и пересматриваться.
Так, например, в 1992 г. Росархив направил
на места новые примерные отраслевые списки
учреждений, организаций и предприятий,
являющихся и не являющихся источниками
комплектования государственных архивов.
Особое внимание было уделено изучению
состава и содержания документов вновь
образованных органов: Администрация
Президента РФ, аппарата глав исполнительной
власти (президентов республик в составе
РФ), администраций краев, областей, автономных
областей, автономных округов, местной
администрации и пр.).
Особого внимания
требует отбор на государственное хранение
документов о подготовке и проведении
массовых политических кампаний (референдумов,
выборов). Кроме того, весьма усилилась
роль учреждений и организаций социально-культурной
сферы, общественных организаций и творческих
союзов. После пересмотра списков многие
из этих учреждений стали самостоятельными
источниками комплектования.
Такова система
критериев и методика комплектования
государственных архивов, которая сложилась
к началу 1990-х гг. и вполне может быть использована
при комплектовании архивов документами,
созданными до 1991 г. Однако изменения в
государственном аппарате, общественно-политической
жизни страны, экономическом развитии
привели к тому, что в комплектовании появился
целый ряд новых проблем.
Во-первых, после
распада СССР бывшие союзные республики,
ставшие независимыми государствами,
приняли собственное архивное законодательство,
в связи с чем возникла проблема,
связанная с претензиями бывших союзных
республик на материалы, которые уже поступили
на государственное хранение. Однако в
соответствии с основным научным принципом
архивоведения – «недробимости архивных
фондов и комплексов фондов» – было принято
нелегкое решение – не перемещать материалы.
Во-вторых, с изменением
статуса архивных фондов (объекты федеральной
собственности и собственности субъектов
Федерации, муниципалитетов) уточняется
профиль комплектования архивов: архивы
федерального уровня, архивы
субъектов федерации, муниципальные архивы.
Архивисты предлагают способ решения
этой проблемы на основе «принципа территориальности
комплектования», т.е. где родился (архивный
фонд), там и пригодился (принят на государственное
хранение независимо от формы собственности
и подчинения).
В-третьих, в связи
с распадом централизованной ведомственной
системы во всех отраслях управления пересматриваются
критерии определения источников комплектования.
Так, например, особое внимание архивистов
обращено на критерий места
учреждения в отраслевой системе, поскольку
уровень подчиненности учреждений уже
не отражает реального значения его деятельности.
Рост самостоятельности государственных
учреждений приводит к тому, что все меньше
их документации поступает на хранение
в фонды вышестоящих органов. В связи с
этим растет число государственных учреждений
– самостоятельных источников комплектования.
В условиях реформирования
экономики архивисты столкнулись также
с неотложной проблемой приема на государственное
хранение документов
ликвидированных учреждений, которые
не имеют правопреемников. Это создает
для архивов «девятый вал» внепланового
приема документов, вследствие чего они
«тонут», не успевая обрабатывать поступающие
документы временного и постоянного хранения.
Особое внимание в данной ситуации следует
обратить на документы по личному составу,
срок хранения которых 75 лет; иногда они
могут быть отданы на постоянное хранение.
Сведения из этих документов порой могут
решить судьбу человека. Прием этих документов
в государственный архив в составе фондов
ликвидированных учреждений – это один
путь решения проблемы, другой – создание
специальных межведомственных архивов
по личному составу, особенно на районном
и городском уровнях. Эти «промежуточные»
архивы могли бы освободить Федеральную
архивную службу РФ от большого количества
социально-правовых запросов. [7]
В-четвертых, в 1990-е
гг. наблюдается устойчивая тенденция
к «разгосударствлению» всех сфер управления.
Роль государственных структур постоянно
сокращается в таких отраслях
как экономика, культура, общественно-политическая
жизнь. Поэтому, если Федеральной архивной
службой РФ не будут приняты меры по сохранению
документов негосударственных структур,
значительная часть ценных источников
по истории современности будет утрачена.
Источниками комплектования
негосударственных архивов являются организации
нового типа, в деятельности которых образуются
документы, имеющие историческое, культурное,
научное, социальное, экономическое, политическое
значение, подлежащие обязательной передаче
на государственное хранение (организации
с государственной или муниципальной
формой собственности) и на основе договора
(с другими формами собственности).
Среди источников
комплектования особую группу составляют
общественные организации – партии, союзы,
движения, студии, клубы и др.
Рассмотрим процесс
принятия документов на хранение в государственном
архивах.
В государственном
архиве строго следят за соблюдением сроков
передачи документов от источника комплектования
в госархив.
Передач дел из каждого учреждения
– источника комплектования в государственный
архив осуществляется ежегодно или раз
в 3 – 5 лет (в зависимости от объема документов
фондообразователя). Естественно, что
если у архива 200 источников комплектования,
регулярное комплектование возможно только
при составлении графика приема документов
из учреждений. комплектование государственного
архива документами данного фондообразователя
осуществляется в несколько этапов:
Сначала на заседании
ЭПК госархива утверждается опись дел
постоянного хранения,
которые должны быть переданы в архив
(этот экземпляр описи остается в государственном
архиве);
Затем в ведомственный
архив выезжает сотрудник государственного
архива для проверки физического и санитарно-гигиенического
состояния дел, оформления дел и т.д.;
Наконец, на последнем
этапе, в соответствии с описями поединично
передаются дела на постоянное хранение.
Сложившаяся к 1990-м
гг. система перечней достаточно полно
выполняла свою функцию для государственных
организаций. Но уже с начала 1990-х гг., когда в стране
поменялись политические и экономические
устои и в связи с этим возникли организации
иных форм собственности (организации
нового типа или негосударственные организации),
в систему нормативно-методических пособий
по отбору документов, естественно, были
привнесены и новые моменты. В большей
степени они коснулись именно перечней.
В данной системе
традиционно различают два типа перечней
документов:
1) с указанием сроков
хранения;
2) подлежащих постоянному
хранению.
До 1990-х гг. перечни документов, подлежащих
постоянному хранению, были одного вида
– типовые. В них были указаны документы,
подлежащие приему только в государственные
архивы СССР, которые ориентировались
на документы государственных учреждений.
Последним таким перечнем является типовой
перечень документов, выпущенный в 1989
г.
В 1990-е гг. с появлением
организацией разных форм собственности
возникла потребность в подготовке новых
видов перечней документов, учитывающих
происшедшие изменения. [8]
Сегодня уже можно
говорить о новом, третьем виде
перечней, где даны группы документов
как постоянного, так и временного хранения,
но последние не только не дифференцированы
по срокам, а напротив, обозначены лишь
как «тяготеющие» к постоянному сроку
хранения. Среди них нет документов, однозначно
имеющих тот или иной временный срок хранения.
Глава2 Проблемы хранения документов
на современном этапе и перспективы совершенствования
хранения документов государственных,
муниципальных архивах и архивах организаций
2.1 Проблемы хранения документов на современном этапе
Мощные социально-культурные и экономико-политические
трансформации были вызваны глобальными
процессами тотального распространения
информационно-коммуникационных технологий:
информация была осознана как важный ресурс
развития современных цивилизаций, как
высокорентабельный товар, как средство
манипулирования личностью и обществом,
как инструмент власти, как оружие. Это
предопределило переход человечества
к очередной стадии развития - «информационному
обществу».
И поэтому возникает ряд актуальных проблем архивоведения
на современном этапе:
- отставание в разработке теоретических вопросов архивоведения;
- изучение теории документа и документной
деятельности в России сковано узкими
рамками управленческого, административного
документоведения, сторонники которого ограничивают
свои исследования преимущественно управленческой
документацией;
- в стране достаточно узок круг исследователей
занимающихся изучением вопросов архивоведения;
- нерешенность вопроса о предмете и объекте ахивоведения;
- нет ни одного отечественного учебника по архивоведению, если не считать нескольких разношерстных и небольших по объему учебных пособий;
- не вполне разработанный методологический
инструментарий, не устоявшийся понятийный
аппарат;
- нет нормативно-правовой базы;
- нет единства мнений о понятии «документ»;
- дискуссионными являются понятия «электронный
документ», «технотронный документ», «ценность
документа» и др.;
- отечественные документоведы ставят
знак равенства между понятиями «система
документирования» и «документационная система»;
- проблема трансформации документа в
исторический источник;
- теория экспертизы ценности документов;
- общая классификация документов;
- недостаточность материальной базы;
- документная коммуникация;
- вопросы подлинности и подложности документов;
- определение места дисциплины в системе
наук;
- проблема высшего документоведческого
образования;
- проблемы взаимосвязи документоведения
и архивоведения;
- вопрос о доступе к документам;
- использование документов, содержащих персональные данные;
- проблемы стандартизации;
- проблемы сохранности электронных документов;
- проблемы регистрации документов;
- проблемы автоматизации делопроизводственных
процессов.
- увеличение количества неупорядоченных
дел,
- перезагруженность архивов,
- нехватка помещений,
- сокращение количества архивных работников,
- отсутствие правопреемников архивных
документов в случае реорганизации, ликвидации организаций
И это еще не все проблемы документоведения на современном этапе
развития этой науки. Я выделила лишь самые
главные и наиболее большие, а существует
и ряд различных мелких проблем. Потребность
в архивоведах с высшим образованием на
современном рынке труда обусловлена
возросшей необходимостью профессиональной
обработки различного рода информации,
массивы которой постоянно увеличиваются.
[9]
Существующие нормативные документы не «успевают»
за развитием научной сферы.
Серьёзное отставание в разработке теоретических
вопросов документоведения, обусловлено,
по меньшей мере, двумя основными причинами. В нашей стране
достаточно узок круг исследователей,
занимающихся этой проблематикой.
С проблемой трансформации документа
в исторический источник тесно связана
теория экспертизы ценности документов.
Некоторые специалисты справедливо отмечают,
что в настоящее время за пределами этой
теории оказывается «человеческий» фактор, а «преобладающим остаётся
сложившийся ещё в двадцатые–шестидесятые
годы индустриальный (по типу промышленного
конвейера) подход к отбору документов
на постоянное хранение, не учитывающий
индивидуальности исследователя и архивиста».
Печальные последствия такого подхода
хорошо известны исследователям, изучающим
историю советского периода. Историков
не может удовлетворить содержание перечней
и других нормативно-методических документов,
которыми руководствуются сотрудники
служб ДОУ и архивисты при отборе документов
на хранение. В результате в некоторых
архивах и архивных фондах (к примеру,
УВД) почти невозможно найти «живую» информацию
о людях.
Ещё одной проблемой, требующей пристального внимания в теоретическом
документоведении, является документная
коммуникация, которая вплоть до последнего
времени изучалась главным образом опять
же в рамках отдельных направлений и этапов
работы с документами.
Поскольку от группировки документов в первичные комплексы зависит
скорость нахождения нужного документа
не только в период текущего хранения,
но и в последующем в архиве, все вопросы
организации работы с документами с момента
их классификации и группировки в дела
становятся объектом совместного изучения
и разработки и документоведения, и архивоведения.
[10]
Таким образом, на пути документа с момента
его возникновения до помещения его на
постоянное хранение в архив, на определенном
участке он является объектом внимания
двух научных дисциплин - документоведения и архивоведения.
Одной из наиболее дискутируемых проблем
является проблема стандартизации. В разработке
стандартов государственные архивы сотрудничают
исследовательскими архивами данных, изучая опыт описания электронных документов.
Отдельной проблемой в стандартизации
является выбор формата обмена информацией.
[11]