Приказ по личному составу, его особенности и виды

Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и  руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы.

Визы проставляются  на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания  и дополнения к проекту приказа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания.

В последнем случае при  визировании на проекте документа  кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа.

При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Однако если в процессе согласования в проект вносятся изменения  принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания [16].

Доработка проекта приказа  по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке и представление его руководителю на подписание.

Принятие решения, т.е. подписание приказа руководителем, - решающая стадия подготовки документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Круг работников, которым  предоставляется право визирования  проектов приказов по личному составу, определяется руководителем предприятия. По поручению руководителя предприятий приказы на определенную категорию работников могут подписывать их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения. В отсутствии основного руководителя приказы подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Отменить или изменить приказ по личному составу может  только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей  организации. При этом изменение  отдельных пунктов приказа заверяется его подписью [17].

 

2.4 Принятие решения и доведение до исполнителей

 

Приказ относится к распорядительным документам, издаваемым в условиях единоличного принятия решения. В таких условиях власть по всем вопросам управления на предприятии в целом принадлежит его руководителю, а по вопросам управления внутри структурного подразделения – руководителю соответствующего уровня.

Поручения и решения, содержащиеся в тексте приказа или распоряжения, могут быть направлены на:

- совершенствование организационной структуры предприятия;

- выбор средств и способов осуществления основной (или производственной) деятельности предприятия;

- обеспечение предприятия финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами;

- утверждение организационных документов и изменений к ним и т.д.

Поручения и решения, содержащиеся в приказах обязательны для исполнения всеми или определенными сотрудниками предприятия.

Принятие решения, т.е. подписание распорядительного документа  руководителем, – решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой [18].

Проекты документов печатаются на бланках установленной формы  и представляются на подпись при  необходимости со справкой, содержащей краткое изложение сути вопроса, обоснование предлагаемых решений, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

После подписания служба ДОУ проводит регистрацию документа, с момента которой он приобретает статус официально изданного. Доведение распорядительного документа до исполнителей – это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям.

 

2.5 Порядок регистрации  и хранения приказа

 

Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрации документа как подтверждения факта создания или получения документа путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе. При этом регистрация позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней [19].

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация преследует три цели:

- учет документов;

- контроль за их исполнением;

- справочную работу по документам [20].

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые - в день подписания или утверждения, поступающие - в день поступления. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий  из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. При этом порядковые номера для распорядительных документов присваиваются в пределах календарного года отдельно для каждого вида документа [21].

Существует три формы  регистрации документов: журнальная, карточная и автоматизированная. Для достижения информационной совместимости регистрационных данных в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 [7], устанавливается следующий состав реквизитов регистрации:

- наименование организации  (автора или корреспондента);

- наименование вида  документа;

- дата и регистрационный  номер документа; 

- дата и индекс поступления; 

- заголовок к тексту (краткое содержание документа);

- резолюция (исполнитель,  содержание поручения, автор,  дата);

- срок исполнения документа; 

- отметка об исполнении  документа и направлении его в дело.

Журнальная форма регистрации  документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время  она используется только в том  случае, когда учет документов выступает на первое место, предотвращая претензии со стороны граждан и конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера [22].

Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда поступает очень незначительное количество документов. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Журнальная форма регистрации имеет один существенный недостаток - в журнале нельзя систематизировать записи. При использовании данной регистрационной формы приходится заводить отдельные, с собственным графлением журналы для регистрации распорядительных документов [23].

При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

Как правило, составляются самостоятельные тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др. Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию.

Карточки в ней могут  систематизироваться по исполнителям, структурным подразделениям, корреспондентам, срокам исполнения документов [24].

По мере исполнения документов карточки с проставленными на них  необходимыми отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части. Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов. Карточки в этой части картотеки могут систематизироваться по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел и т.д. Форма регистрационно-контрольной карточки и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самой организации и записаны в инструкцию по делопроизводству [25].

 

3 Правила оформления приказов  по личному составу

Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется на основании заключенного трудового  договора. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа.

В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса «Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора» Трудовой кодекс Российской Федерации (на 20.11.2006). М., 2007.

Приказ в текстовой  форме оформляется на бланке организации  в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 [26].

Обязательными реквизитами  бланка являются:

- наименование организации – автора документа,

- наименование вида документа (приказ),

- коды организации и формы документа,

- место для даты и индекса,

- место составления или издания.

Кроме того, на бланках  могут размещаться изображение  Государственного герба Российской Федерации, изображение герба субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации) [27].

Коды. Код организации  проставляется по Общероссийскому  классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ). Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Коды служат для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных.

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному  в ее учредительных документах. Если организация имеет вышестоящую организацию, то ее сокращенное наименование (а при его отсутствии – полное) указывается на бланке выше наименования самой организации – автора документа [28].

Приказы оформляются на бланках формата А4. Состав реквизитов приказа по личному составу:

- наименование министерства или ведомства;

- название организации;

- наименование вида документа;

- место составления;

- дата, номер;

- заголовок;

- текст;

- подпись;

- визы;

- подписи сотрудников, ознакомленных с приказом;

- отметка о направлении в дело.

К тексту приказа по личному  составу предъявляют особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.