Приказ по личному составу, его особенности и виды

 

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………	4
1 Приказ по личному составу, его особенности и виды…………………...	7
2 Этапы подготовки  приказа по личному составу…………………………
2.1 Обоснование необходимости издания приказа сбор и анализ информации по вопросу………………………………………………….	12
2.2 Подготовка проекта  документа ……………………………………...	16
2.3 Согласование проекта документа и доработка проекта приказа по замечаниям ………………………………………………………………..	18
2.4 Принятие решения  и доведение до исполнителей…..……………...	20
2.5 Порядок регистрации  и хранения приказа …………………………	21
3 Правила оформления приказов по личному составу…………………….	25
Заключение……………………………………………………………………	28
Список использованных источников и литературы….……………………	30

 

Введение

 

Актуальность выбранной темы заключается в том, что в настоящее время, функционирование любой организации невозможно без оформления документов по личному составу.

Документальные материалы  по личному составу являются неотъемлемой частью в настоящее время в  регулировании деятельности любой организации. Перечень предусматривает различные виды документов, касающиеся лиц, как состоящих (состоявших) в штате учреждений, организаций и предприятий, так и привлекавшихся для работы в качестве нештатных сотрудников (по договору, трудовому соглашению и т.п.). Эти материалы отражают вопросы приема, перемещения, увольнения и учета рабочих и служащих, выдачи заработной платы (расчетов с военнослужащими, с членами кооперативных и общественных организаций), награждения, аттестации и квалификации и другие.

Автор Андреева В.И. яркий  пример из тех, кто затрагивает тему делопроизводства в кадровой службе, рассматривая вопросы документирования всех основных функций современных  кадровых служб с учетом требований действующего законодательства и нормативно-методических материалов, а также описывая примеры документации по личному составу. Она выделяет кадровую документацию как важную составляющую часть в жизни каждого трудоспособного человека в нашей стране и в условиях развития рыночных отношений.

Практическую основу кадрового делопроизводства рассматривает автор Рогожин М.Ю., делая акцент на полнотекстных версиях наиболее важных документов по вопросам управления персоналом. Автор помогает ответить на основные вопросы организации работы с документами по персоналу в условиях современного предприятия.

Подробная разработка и согласование проекта приказа по личному составу описывается в статье Каменевой Е.М. «Работа с проектами документов по личному составу». Она рассматривает подробную работу, состоящую из нескольких последовательных этапов для того, чтобы проект стал документом. В своей статье Каменева Е.М. опирается на ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Цель данной работы - изучить  распорядительную документацию по личному составу.

Основные задачи исследования:

1) Ознакомиться с приказом по личному составу, его особенностями и видами.

2) Рассмотреть этапы подготовки приказов по личному составу, а именно, обоснование необходимости издания приказа, сбор и анализ информации по конкретному вопросу, подготовка проекта приказа, согласование и доработка по замечаниям, принятие решения и доведение до исполнителей, а также порядок регистрации и хранения.

3) Рассмотреть правила оформления  приказов по личному составу.

Объектом исследования являются распорядительные документы, в которых фиксируются правовые отношения работников и работодателя.

Предметом исследования выступают приказы по личному составу.

Ключевую роль в данной работе играет биографический метод т.к. материалы по личному составу являются одним из основных источников биографического характера при изучении жизни и деятельности лиц, особо проявивших себя в различных областях творчества, общественной, политической, народнохозяйственной, научной, военной, культурной и другой жизни. Поэтому одной из важнейших задач материалов по личному составу является отбор на постоянное хранение материалов.

Немало важную основу работы определяет системный метод исследования, который рассматривает систему разновидностей приказов по личному составу по определенным функциям и задачам управленческой документации (приказы о приеме, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинированных взысканий и др.). Наиболее многочисленная по видам и разновидностям групп кадровых документов является распорядительная документация, охватывающая вопросы организационно-правового обеспечения деятельности кадровой службы.

Генетический метод исследования наглядно показывает нам эволюцию определенных качеств и показателей трудовой деятельности человека с момента создания приказа по личному составу (например, о приеме на работу).

Структура работы обусловлена целями и задачами исследования. Курсовая работа объемом 32 страницы состоит из Введения, Трех разделов, Заключения, Списка использованных источников и литературы, включающего 30 наименований.

В первом разделе раскрывается понятие приказа по личному составу, его особенности и виды, а также важность в кадровом делопроизводстве любой организации.

Второй раздел посвящен основным этапам подготовки приказа по личному составу, а именно, сбор и анализ информации, подготовка проекта, согласование, доработка, принятие решение, доведение до исполнителей, порядок регистрации и хранение.

В третьем разделе рассматриваются и анализируются правила оформления приказов по личному составу, какие реквизиты используются при его составлении.

 

1 Приказ по личному  составу, его особенности и  виды

 

Приказ по личному  составу - это распорядительный документ, издаваемый руководителем организации (учреждения, предприятия, фирмы и др.) по вопросам регулирования трудовых правоотношений граждан с администрацией. Приказ по личному составу является основным документом любой кадровой службы.

Случаи необходимости его издания  предусмотрены Трудовым кодексом Российской Федерации [1], и именно приказ является документом, на основе которого ведутся учетные формы, лицевые счета, личные дела, трудовые книжки и ряд других документов.

По структуре приказы по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и другие.

Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц - сводным.

Объединение в приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.

При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).

В связи с тем, что  приказы о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках имеют  временные сроки хранения, их формирование необходимо производить отдельно от всех других приказов по личному составу.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу и, как правило, индивидуальные.

Основой кадрового делопроизводства являются приказы (распоряжения) по личному составу, издаваемые после заключения трудовых договоров, при их изменениях и прекращениях.

Содержание кадрового приказа  должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. Из приказов руководителя организации по личному составу информация переносится в учетные документы и трудовые книжки работников.

Приказы по личному составу документируют  процесс движения кадров в организации. С этой целью целесообразно разработать инструкцию, которая определяла бы порядок оформления документов при приеме, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу [8].

Приказами по личному составу документально  оформляются:

- прием, перевод на другую работу, увольнение;

- изменение условий труда, присвоение разрядов, классности;

- установление размеров оплаты труда;

- предоставление отпусков;

- командирование сотрудников;

- установление неполного рабочего дня;

- изменение фамилии; 

- наложение дисциплинарных взысканий и др.

- прекращение работы в связи со смертью.

По каждому перечисленному вопросу может быть издан самостоятельный документ: «О приеме на работу», «О командировании» и другие.

В организациях, где командировки не носят массовый характер, сведения по ним включают, как правило, в приказы отдельным пунктом: командировать.

Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления  сотрудника, докладной записки, распоряжения и т.д.).

В пункте приказа (приказе) следует  указывать:

1. При приеме на работу:

- на какую должность;

- в какое подразделение; 

- с какой оплатой; 

- с какого числа;

- вид работы - постоянная  с испытательным сроком;

- со стажировкой;

- временная на срок;

- по совместительству;

- особые условия работы;

- с принятием материальной ответственности;

- с сокращенным или неполным рабочим днем и т.д.

2. При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:

- вид и причину перевода;

- устанавливаемый оклад;

- длительность, в случае временного  перевода;

- в качестве основания приводят  заявление работника о переводе на другую работу;

- при переводе на вышестоящую  должность указывают на представление  руководителя структурного подразделения.

При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания - на докладную записку руководителя структурного подразделения.

При предоставлении отпуска в приказе  следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения работника, за какой период предоставлен отпуск.

3. При увольнении работника с работы в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью Трудового кодекса Российской Федерации и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.

- Фамилии, имена и отчества пишут полностью.

- Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами.

Нумеруются приказы  в течение календарного года. Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам.

Начальник отдела кадров должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: «С приказом ознакомлен», подпись работника, дата ознакомления. Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет [9].

Приказы по личному составу  регистрируются, рассылаются и формируются в дела отделом кадров. Основания к приказам подшиваются в личные дела работников или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу.

Перечень форм приказов по личному составу:

- приказ (распоряжение) о  приеме работника на работу (форма  № Т-1, индивидуальная);

- приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);

- приказ (распоряжение) о  переводе работника на другую  работу (форма № Т-5);