Приказ по личному составу, его особенности и виды

- приказ (распоряжение) о  переводе работников на другую  работу (форма № Т-5а, сводная);

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);

- приказ (распоряжение) о  предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);

- приказ (распоряжение) о  прекращении действия трудового  договора (контракта) с работником (форма № Т-8);

- приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);

- приказ (распоряжение) о  направлении работника в командировку (форма № Т-9);

- приказ (распоряжение) о  направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);

- приказ (распоряжение) о  поощрении работника (форма №  Т-11);

- приказ (распоряжение) о  поощрении работников (форма №  Т-11а, сводная) Постановление Госкомстата Российской Федерации от 05 января 2004 г. № 01 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [2].

 

 

 

 

 

 

 

2 Этапы подготовки приказа  по личному составу

 

2.1 Обоснование  необходимости издания приказа  сбор и анализ информации по вопросу

 

Приказы могут оформляться  в текстовой или табличной форме. В первом случае требования к оформлению приказа закреплены в государственном стандарте на унифицированную систему организационно-распорядительной документации [3], во втором – в унифицированной системе первичной учетной документации [4].

Особенностью издания приказов по личному составу является наличие в них ссылки на документы-основания.

 В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа.

В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (докладная записка, заявление, уведомление и др.), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.

В ходе проверок документации по личному составу в любой организации проверяющие органы могут, помимо самих приказов, инспектировать и документы-основания.

Можно выделить следующие  стадии подготовки распорядительного документа:

- изучение существа  вопроса;

- подготовка проекта документа;

- согласование проекта  документа; 

- доработка проекта приказа  по замечаниям;

- принятие решения (подписание  документа);

- доведение (ознакомление) до исполнителей.

Для постановлений и решений добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа [10].

Процедура составления  и оформления приказа по личному  составу конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству [5] или в инструкции, устанавливающей порядок работы с документами [6].

Процедура издания приказа  по личному составу включает следующие  стадии:

- инициирование решения  (обоснование издания приказа);

- сбор и анализ информации  по вопросу;

- подготовка проекта документа;

- согласование проекта  документа; 

- доработка проекта  приказа по замечаниям;

- принятие решения  (подписание документа);

- доведение (ознакомление) до исполнителей.

Обоснование необходимости  издания приказа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты приказов по личному  составу составляются работниками  отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений.

Проекты приказов по личному  составу должны составляться на основе тщательного и всестороннего  изучения причин издания приказа, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Также сама формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого  решения (например, прием на работу, перевод, увольнение и т.д.) предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации. Для этого необходимо, прежде всего, определить источники такой информации. Это могут быть:

- законодательные акты  и нормативная документация;

- текущая документация  организации; 

- документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций;

- архивные документы; 

- публикации в периодической  печати;

- научные материалы  и др.

Итогом сбора и анализа  информации по вопросу является выработка  управленческого решения, причем, как  правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое [11].

Собрав и изучив необходимые  материалы, получив полную ясность  по существу вопроса, четко определив  цель издания приказа по личному составу, приступают к составлению его проекта.

Подготовка проекта  приказа: оформление выработанного  решения в виде проекта приказа  осуществляется не на бланке, а на стандартном  листе бумаги формата А4 по тем  же правилам, что и окончательный документ.

На верхнем поле справа проставляется слово «Проект». Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Особенностью приказа  по личному составу является отсутствие констатирующей части. Основную нагрузку в приказе несет распорядительная часть. Распорядительное действие обозначается словами: принять, назначить, уволить, изменить фамилию, предоставить отпуск, командировать, премировать и т.д.

Согласование проекта  документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по личному составу и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителя отдела кадров.

Проекты и приложения к ним визируются исполнителем и  руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем службы ДОУ и юридической службы.

Визы проставляются  на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта документа в нижней его части.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания  и дополнения к проекту приказа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания.

В последнем случае при  визировании на проекте документа  кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечания прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа.

При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Однако, если в процессе согласования в проект вносятся изменения  принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию [12].

При этом необходимо помнить, что повторное согласование не требуется, если при доработке в проект документа внесены только уточнения редакционного характера, не изменившие его содержания.

Доработка проекта приказа  по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке и представление его руководителю на подписание.

Принятие решения, т.е. подписание приказа руководителем, - решающая стадия подготовки документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный документ, обладающий юридической силой.

Круг работников, которым  предоставляется право визирования  проектов приказов по личному составу, определяется руководителем предприятия.

По поручению руководителя предприятий приказы на определенную категорию работников могут подписывать  их заместители и руководители подразделений, пользующиеся правами приема и увольнения. В отсутствии основного руководителя приказы подписывает лицо, исполняющее его обязанности.

Отменить или изменить приказ по личному составу может  только лицо, подписавшее этот приказ, а также руководитель вышестоящей  организации. При этом изменение  отдельных пунктов приказа заверяется его подписью.

Доведение приказа по личному составу до исполнителей - это тиражирование документа, его рассылка (в возможно сжатые сроки) или передача исполнителям [13].

 

2.2 Подготовка  проекта документа

 

Проекты приказов по личному  составу составляются работниками  отдела кадров предприятия на основании представлений руководителей структурных подразделений.

Проекты приказов по личному  составу должны составляться на основе тщательного и всестороннего  изучения причин издания приказа, соответствия представляемых кандидатов и соблюдения требований законодательства о труде. Также сама формулировка приказа должна соответствовать действующему законодательству.

Проекты приказов должны отвечать следующим требованиям:

- соответствовать нормам действующего законодательства;

- отражать объективное положение дел, определять конкретные поручения, объем работ, сроки их выполнения, исполнителей, быть краткими по содержанию;

- учитывать реальные финансовые и материально-технические возможности для решения проблем и поставленных задач.

При подготовке проекта рекомендуется применять текстовый редактор Word с использованием шрифтов Times New Roman размером 10 пт. (для оформления табличных материалов), 12 пт. (для оформления текстовых материалов), межстрочный интервал 1,5.

Проект должен иметь краткое название (заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?) и текст, состоящий, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной:

- в констатирующей части кратко излагается содержание вопроса;

- в распорядительной части даются конкретные указания исполнителям о характере и содержании их действий, указываются сроки исполнения.

Текст пунктов распорядительной части  издается в повелительной форме («обеспечить», «создать» и т. д.).

При ссылках в проекте на правовые акты указываются дата издания, реквизиты и точное наименование акта и органа, его издавшего [14].

Одновременно с разработкой  проекта приказа должны быть подготовлены предложения о необходимости изменения, дополнения ранее изданных приказов Управления образования или их частей либо о признании их утратившими силу.

В случае необходимости отмены ранее  принятых документов указывается дата, номер и наименование документа или отдельный пункт, подлежащий отмене.

В проект такого приказа  включаются новые, а также содержащиеся в ранее изданных актах предписания, которые сохраняют свою силу. В этом случае ранее изданный приказ подлежит отмене.

В качестве исполнителей в проектах приказов указываются  заместители начальника, начальники отделов, структурные подразделения, подведомственные образовательные учреждения с указанием конкретных фамилий.

Срок исполнения указывается конкретной датой.

Последний пункт проекта  документа устанавливает должностное  лицо, на которое возложен контроль за исполнением всего документа.

Срок подготовки проекта  приказа не должен превышать десяти дней, если не установлен другой срок.

Автор проекта несет  персональную ответственность за достоверность, полноту и качество подготовленных документов, за соблюдение служебной  тайны и неразглашение персональных сведений, сроки подготовки проекта.

Проект приказа до передачи его на подпись начальнику Управления образования подлежит согласованию [15].

 

2.3 Согласование проекта  документа и доработка проекта  приказа по замечаниям

 

Согласование проекта  документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях).

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов по личному  составу и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителя отдела кадров.