Правовое и нормативно-методическое обеспечение электронного документооборота

Один из крупнейших проектов внедрения системы «ДЕЛО» был реализован в Центральной избирательной комиссии Российской Федерации. В его рамках система электронного документооборота сопряжена с государственной автоматизированной системой «Выборы», кроме того, решены такие задачи, как поддержка распределенной работы большого количества исполнителей, централизованный контроль за документами и их перевод в электронный вид с возможностью обмена файлами с региональными избирательными комиссиями. Также внедрена новая система в избирательных комиссиях субъектов РФ, что позволяет снизить трудоемкость их работы [29].

Что касается платформы DIRECTUM, то она внедрена в Управлении федеральной почтовой связи Свердловской области, в муниципальных образованиях Чукотского автономного округа и ряде других госорганизаций. Особенность внедрения СЭД в почтовых службах связана с решением социальных задач и продвижением новых коммуникационных технологий. В связи с этим от системы электронного документооборота, в которой регистрируются входящие и исходящие письма, запросы в ФГУП «Почта России», жалобы, договора и приказы, а также рассылаются документы на ознакомление, требуется надежность и отказоустойчивость.

Большой известностью в  госструктурах пользуется и платформа DocsVision, позволяющая модифицировать базирующийся на ней продукт в  зависимости от требований клиента  и поддерживающая систему менеджмента  качества. На ее основе, например, автоматизируется делопроизводство и документооборот Петропавловск-Камчатского городского округа и Минпромэнерго. В Петропавловске-Камчатском внедрены информационные киоски, через которые граждане могут контролировать работу администрации по своим обращениям с использованием технологии штрихкодирования. На базе DocsVision работает и инспекция по делам несовершеннолетних, и системы персонального учета населения округа. В Минпромэнерго появился участок поточного сканирования документов, что позволило повысить оперативность движения информации за счет создания единой электронной базы министерских документов. Кроме того, обеспечена сохранность корреспонденции, реализован коллективный доступ к текстам, а также снижен объем копирования бумажных носителей.

Еще один пример крупного внедрения DocsVision – автоматизация управленческих регламентов Высшего арбитражного суда Российской Федерации. Были автоматизированы регламенты регистрации, исполнения поручений, прохождения приказов и распоряжений на уровне руководства РФ, процессы обработки документов на уровне структурных подразделений, процессы доведения поручений до конечных исполнителей и регламент подготовки внутренних-исходящих документов по исполнению поручений и распоряжений, поступающих в структурные подразделения.

На базе DocsVision также  автоматизированы делопроизводство и  документооборот в Минэкономразвития  России, в администрациях Астраханской губернии, Самары, города Шахты и  в других госорганизациях.

Министерство экономического развития и торговли Российской Федерации сегодня является одним из наиболее передовых государственных учреждений в плане информатизации. В Минэкономразвития России внедрены современные программные продукты, позволяющие эффективно автоматизировать процессы управления госорганами, повысить качество управления, реализовать принципы открытости государства и упростить процесс общения с гражданами и раскрытие официальной информации обществу.

В Минэкономразвития  России реализована система, позволяющая  организовать безбумажный документооборот как внутри Министерства, так и между ведомствами. Для автоматизации документооборота Министерства используется программная платформа DocsVision, на базе которой компания Digital Design реализовала для Минэкономразвития систему электронного документооборота (СЭДО), систему планирования деятельности Министерства, межведомственный обмен документами между Минэкономразвития России и Российским Фондом Федерального Имущества. В структуру управления деятельностью Министерства также входят система управления проектами, внутренний и внешний порталы Министерства, торговая площадка и другие информационные системы.

На данный момент в  системе работает более 1000 сотрудников  Министерства на всех уровнях; ежедневно  регистрируется до 1000 документов и накладывается около 2000 резолюций; суммарный документооборот составляет 200 тысяч документов в год. В результате, к работе с СЭДО подключились все 17 департаментов Министерства, ФТС России, Роснедвижимость, Росимущество, РосОЭЗ и РФФИ. С системой электронного документооборота работают сотрудники Министерства всех уровней: Министр, заместители Министра и их помощники; директора Департаментов и их заместители, помощники и секретари директоров Департаментов; начальники отделов и их заместители; исполнители: советники, консультанты, главные и ведущие специалисты, специалисты 1-ой и 2-ой категорий.

В ходе проекта по созданию СЭДО были полностью автоматизированы следующие процессы деятельности, связанные  с оборотом входящих, исходящих и  внутренних документов:

• Прием и регистрация входящей корреспонденции;
• Создание резолюций и выбор исполнителей;
• Ознакомление с входящим / внутренним документом;
• Подготовка и утверждение проектов исходящих и внутренних документов;
• Регистрация исходящих / внутренних документов;
• Передача документов в архив;
• Контроль исполнения резолюции и документов;

Для обеспечения безбумажного документооборота в настоящее время  сканируется входящая корреспонденция, поступающая в центральное здание Минэкономразвития России, в том  числе на имя Министра, заместителей Министра и директоров Департаментов. Потоковое сканирование документов позволяет сканировать и распознавать документы при минимальном участии пользователя.

В СЭДО создана подсистема учета законопроектной деятельности, позволяющая фиксировать информацию о законопроектах, по которым в Министерстве ведутся работы. Подсистема учета включает в себя субъекты законодательной инициативы, форму участия каждой из организаций-участников, ответственный департамент в Минэкономразвития России и сроки подготовки законопроекта. Также в системе реализован учет документов, поступающих в Министерство по данному законопроекту, предусмотрена возможность отслеживать текущий этап, ход разработки и рассмотрения законопроекта, формировать отчеты о ходе всех работ касающихся законопроекта, в которых участвует Минэкономразвития России. Есть возможность веб-доступа к системе с внутреннего Портала Министерства, благодаря чему просмотр приказов, отчетов и документов стал возможен для пользователей, еще не подключенных к СЭДО. На внутреннем Портале Министерства размещен полный электронный телефонный справочник Минэкономразвития России, поддержка которого осуществляется одним сотрудником наряду с прочей рабочей деятельностью, в то время как ранее этим занимались два выделенных сотрудника.

Чтобы максимально упростить  работу руководителей и дать им возможность  работать с СЭДО за пределами Министерства, была реализована подсистема Мобильный  клиент.

Главный итог — создана  инфраструктура автоматизации управления, предоставляющая достаточное количество информации для принятия решений, а также обеспечена прозрачность процессов исполнения поручений для пользователей всех уровней.

Преимуществами внедрения являются:

• повышение эффективности корпоративных методов работы над документами Министерства;
• повышение качества контроля за состоянием документооборота, исключение утраты отдельных документов и обеспечение контроля исполнения документов на каждом уровне исполнения;
• сокращение времени поиска документов и соответствующей информации;
• сокращение затрат на обработку документов внутри Министерства и подготовку установленной отчетности за заданные периоды времени;
• обеспечение внедрения информационных технологий, связанных с обработкой электронных документов (в виде текстовых и графических файлов «электронных образов»);
• создание сводного каталога электронной библиотеки документов Минэкономразвития России [27].

Успешный опыт Минэкономразвития  России по автоматизации документооборота на платформе DocsVision послужил примером и для других министерств. В частности, на сегодняшний день на платформе DocsVision автоматизировано делопроизводство Минпромэнерго России.

Помимо госструктур, крупные организации и фирмы активно осуществляют автоматизацию делопроизводства и внедряют системы электронного документооборота.

Так в нефтеперерабатывающей компании ОАО «Танеко» (до 2005 года – ЗАО «Нижнекамский нефтеперерабатывающий завод», Республика Татарстан) продолжается масштабное внедрение СЭД «Дело» и подсистемы «Дело Web». Проект стартовал в 2003 году и с тех пор прошел 8 этапов. Общее число открытых в системе рабочих мест на данный момент составляет 578 лицензий «Дело-Предприятие», 41 лицензия «Дело-Web», 11 лицензий «Сканирование», 3 лицензии опции «ЭЦП и шифрование».

В настоящее время  проект продолжает развиваться. В частности, рассматривается возможность запуска опции «ЭЦП и шифрование» на 154 места и использования системы «Microsoft Office SharePoint Server 2007 + «EOS for SharePoint», внедрения средств усиленной аутентификации с помощью USB-ключа eToken, ПО «Аладдин-WSO», криптографической защиты каналов web-доступа – SSL, проработки механизма поддержки управленческой деятельности с помощью подсистемы «Мониторинг и управление процессами» СЭД «Дело».

Проект в ОАО «Танеко» является уникальным по степени охвата системой основных документных бизнес-процессов предприятия, а также по организации в СЭД «Дело» документного взаимодействия между участниками проекта строительства нового нефтеперерабатывающего завода.

Данное внедрение одно из самых масштабных в отрасли. Использование полноценного удаленного доступа и организация мобильных рабочих мест позволяет сотрудникам ОАО «Танеко» решать производственные задачи, находясь за пределами офиса. С помощью подсистемы «Дело-Web» руководители и специалисты, находящиеся в служебных поездках и удаленных подразделениях, могут принимать решения по документам, исполнять и контролировать их [29].

Проанализировав опыт вышеуказанных  госструктур и организаций по автоматизации делопроизводства и внедрению СЭД, видно, что каждая из указанных организаций создает (или приобретает) СЭД, учитывая специфику делопроизводства и документооборота данной конкретной организации. Можно утверждать, что не существует универсальной СЭД, которая подходила бы для любого предприятия.

Тем не менее видно, что оптимизация тех или иных бизнес-процессов является не только существенным средством экономии времени и производственных затрат, но и показателем хорошо отлаженной системы работы всего предприятия. Поэтому, несмотря на все «отторгающие» факторы типа психологических барьеров, процесс внедрения ИТ-решений в работу становится неотъемлемой частью статьи расходов как для крупных, так и для малых предприятий.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Подводя итоги проделанной  работы, можно отметить, что на сегодняшний  день электронный документооборот активно внедряется во все сферы информационной деятельности современного общества. Электронный документооборот стал обычным инструментом бизнеса, позволяющим упорядочить работу с документами и наладить прохождение документов внутри частных компаний и государственных организаций.

Системы электронного документооборота качественно улучшают процесс работы с документами руководителей  и предметных специалистов всех уровней, существенно сокращают время  рутинной работы с документами.

Все большую актуальность приобретают проблемы развития и использования в информационно-коммуникационных технологиях электронного документа, что поставило перед законодателем проблему правового обеспечения общественных отношений в сфере электронного документооборота, а, следовательно, в центре внимания оказался правовой статус электронного документа и электронной цифровой подписи как на всех уровнях государственного устройства так и в международном масштабе.

Порядок применения электронных  документов и состава их удостоверения  требовали законодательного оформления, и с середины 1990-х годов многие страны мира приступили к разработке законов, цель которых придать юридическую силу электронным документам и сделать возможным их использование наравне с документами на бумажном носителе. Законодательное и нормативное регулирование информационных процессов с использованием электронного документооборота является ключевым фактором поддержки ряда направлений государственной политики и способствует более эффективному техническому регулированию на государственном уровне.

Нормативно-методические указания стандартизируют работу в  области управления документацией  и при этом позволяют более  эффективно организовать работу с документами  в сфере управленческой деятельности.

Достижение соответствия требований международных и национальных стандартов позволит расширить границы сотрудничества и облегчить процессы информационного взаимообмена между государствами.

В целом, следует признать, что в настоящее время нормативно-методическое обеспечение работы с электронными документами, особенно на федеральном уровне отстает от ее информационно-технологического обеспечения. Существующие на сегодняшний день нормативные документы охватывают далеко не полный объем проблем, и регламентируют далеко не все вопросы, возникающих в процессе работы с документацией. В России до сих пор не принят единый нормативный акт, всесторонне определяющий порядок создания и применения электронных документов.