Правовое и нормативно-методическое обеспечение электронного документооборота

Внедрение СЭД в госструктурах  имеет ряд особенностей, которые  необходимо учитывать для достижения успеха. Во-первых, документооборот в госструктурах – основной бизнес-процесс, этим обусловливаются высокие требования к функциональным возможностям и надежности СЭД. Во-вторых, квалификация и, что более критично, мотивация пользователей в госструктурах часто недостаточны для перехода к электронному документообороту. Поэтому нужно уделять особое внимание обучению и технической поддержке, задействуя при необходимости административный ресурс.

Распространенная причина неудачных  внедрений СЭД – непонимание  внедренцами специфики и традиций российского делопроизводства. Попытки решать задачу автоматизации работы с организационно-распорядительными документами за счет типовых средств управления бизнес-процессами вступают в противоречие с реальной деятельностью российской иерархически-бюрократической структуры управления. Невозможно заранее определить все возможные маршруты движения документа, если каждый руководитель в организационной «пирамиде» лично, накладывая резолюцию на документ, принимает решение об ответственном исполнителе и соисполнителях, о сроках исполнения и о том, что именно нужно сделать во исполнение данного документа.

Однако же внедрить СЭД в госструктурах намного проще, чем в частных компаниях, т.к. процессы управления документационным обеспечением в госструктурах хорошо стандартизированы и описаны, более значительны возможности для позитивного применения административного ресурса во время внедрения. В конце концов, документооборот — это основной бизнес-процесс в госструктурах, и его важность очевидна для первых лиц организации.

Также есть еще одна важная проблема: электронный документооборот вносит ясность и открытость в работу госучреждений, значительно упрощая контроль за деятельностью госчиновников. Поэтому внедрение СЭД не всегда приветствуется должностными лицами соответствующих ведомств.

Таким образом, можно констатировать, что внедрение СЭД – это  всегда достаточно сложный процесс, требующий значительных усилий, как от компании-разработчика, так и от организации-заказчика, и только их тесная совместная работа способна принести именно тот результат, на который рассчитывала организация, принимая решение о внедрении системы.

Рано или поздно проект внедрения СЭД в любой компании завершается. Возможны три варианта его завершения — успех (в разной степени, но все же...), неуспех и прекращение.

Но, даже если события развиваются  по первому сценарию, подписание акта приемки — сдачи работ и  официальное завершение проекта — это совсем не избавление от проблем с СЭД. Это просто плавный переход в длительную фазу проблем периода эксплуатации.

В завершении можно подвести итог, что как видно из выше описанного, внедрение систем электронного документооборота сталкивается в реальности с такими проблемами, как отсутствие универсальной системы для любого предприятия, проблемой человеческих ресурсов, проблема несоответствия нормативных актов развитию процесса автоматизации ДОУ.

Глава 2. НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

§ 1. Нормативно-методические документы необходимые ДОУ в учреждениях с электронным документооборотом

После успешного внедрения системы электронного документооборота в организации возникает еще одна проблема – отсутствие регламентирующих документов внутри организации. Данная проблема является одной из наиболее критичных, связанных с введением СЭД, уже есть электронный документооборот, но еще нет нормативно-методической базы. В связи с переходом на электронный документооборот необходимо:

• пересмотреть общие принципы работы с документами и общую политику организации по отношению к документопотокам,
• обновить или ввести принципы обеспечения конфиденциальности информации с учетом работы с ней и документами в СЭД,
• разработать инструкции по работе с документами с учетом их согласования в СЭД.

Таким образом, необходимо кардинально обновить всю нормативно-методическую базу. В противном случае нормы устаревшей нормативно-методической базы противопоставляются обновленным возможностям электронного документооборота, тормозят внедрение последних, навязывают сотрудником неактуальные методы работы с документами; что приводит к глобальным отрицательным последствиям.

Документы, регламентирующие ДОУ в учреждениях с электронным документооборотом, разрабатываются на основе законов Российской Федерации, нормативных правовых актов в области информации, документации, организации делопроизводства и архивного дела с учетом специфики деятельности конкретного учреждения.

Нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в том числе с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

В состав разрабатываемых  документов, как правило, включаются:

• классификаторы (справочники, перечни) управленческой документации (документных систем, справочной информации и других объектов);
• табель и альбом форм документов;
• номенклатура дел компании;
• стандарты, положения, инструкции, методические рекомендации по организации делопроизводства и архивного дела, в т.ч. с использованием автоматизированных систем электронного документооборота (АСЭД);
• положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

Корпоративный стандарт по управлению документами может быть разработан на основе национального стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования»[15]. Он, как правило, включает общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления документами. Технологические операции работы с документами в компании могут закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Инструкция  по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные сферы (моменты), относящиеся к специфике деятельности компании. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Инструкция состоит  из нескольких основных разделов и может быть добавлена разделами, уточняющими или раскрывающими специфику работу с документами в компании. Например, в инструкции, при необходимости, можно отразить общий порядок организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях компании, в т.ч. документооборот между управленческим аппаратом компании и ее территориально-распределенными структурными единицами (филиалами, представительствами и т.д.). Если специфика компании диктует необходимость постоянной работы с конкретными видами документов, не включенными в основные разделы инструкции по делопроизводству, то желательно в ней выделить раздел (подраздел) по описанию правил работы с данной категорией документов, а также привести образцы форм этих документов. Если компания работает с документами ограниченного распространения, то в инструкцию по делопроизводству целесообразно включить раздел по организации работы с конфиденциальными документами или разработать для этих целей отдельную инструкцию.

Инструкция должна содержать приложения, состоящие из как можно большего числа справочно-иллюстративного и информационного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки.

При разработке инструкции по делопроизводству можно руководствоваться Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России 08.11.2005 № 536), в той части, в которой она не противоречит особенностям работы с документами в конкретной организации, а также использовать иные нормативные правовые и законодательные акты.

Важно учитывать, что  инструкция по делопроизводству –  это регламентирующий документ не только для службы ДОУ, но и для всех сотрудников  аппарата управления компании. Поэтому чем более подробными будут разделы инструкции, тем более понятным и прозрачным для всех будет, как сами документы, так и процессы работы с ними.

Несмотря на то что  инструкция по делопроизводству является основным документом, определяющим организацию и технологию работ с документами, в т.ч. в условиях автоматизации, на практике встречаются иные подходы. Например, решая вопросы оптимизации своей работы, компания рассматривает устранение недостатков в организации документооборота только применительно к конкретным бизнес-процессам (участкам). Предлагаемые процедуры работы с документами, как правило, включаются в методологические документы по описанию бизнес-процессов без внесения каких-либо поправок или ссылок в инструкцию по делопроизводству. Поэтому при описании конкретных бизнес-процессов в разрабатываемых стандартах и регламентах необходимо делать соответствующие перекрестные ссылки (отсылающие пометки) на другие корпоративные нормативные документы, в т.ч. на инструкцию по делопроизводству, в части, касающейся регулирования работы с документами. Важно помнить, что технологические процессы работы с документами конкретного бизнес-процесса (участка) не должны противоречить общепринятой схеме организации работы с документами в компании.

Вместе с тем в  условиях электронного документооборота содержание и характер работы с документами выходит за рамки традиционного делопроизводства и требуется описание порядка подключения пользователей к автоматизированной системе, ведения справочников, классификаторов, сканирования документов и работы с электронными файлами и корпоративной почтой и т.п., то включить эти вопросы в инструкцию по делопроизводству – значит перегрузить данный документ разнородной информацией. Поэтому возникает необходимость в разработке других нормативных документов, в большей степени учитывающих особенности работы в условиях функционирования автоматизированных систем электронного документооборота. Такими документами будут:

• регламент или инструкция по организации работы с документами в автоматизированной системе делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД);
• инструкция по работе с корпоративной электронной почтой;
• инструкция пользователя АСДЭД и др.

Положение о службе ДОУ и должностные  инструкции ее сотрудников разрабатываются на основании типовых либо примерных положений или инструкций, а также организационных документов, регламентирующих деятельность самой компании (устава, положений о структурных подразделениях). При разработке положения о подразделении необходимо помнить, что оно должно содержать четкие формулировки, не допускающие разногласий в вопросе о том, кто и что должен делать, кто кому подчинен и т.д. Пункты положения, определяющие взаимоотношения службы ДОУ с другими подразделениями компании, должны быть согласованы с этими подразделениями.

На основании Положения  о службе ДОУ разрабатывается  должностная инструкция для каждого  работника службы. Должностная инструкция определяет организационно-правовое положение  работника в структурном подразделении  и условия для его эффективной работы, регламентирует разграничение обязанностей и прав между другими сотрудниками, а также служит основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, для установления взаимосвязей отдельных должностей. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.

Выше представлены наиболее часто встречающиеся документы в организациях при работе с электронным документооборотом. Конкретного перечня обязательных нормативных документов необходимые ДОУ в учреждениях с электронным документооборотом нет, каждая организация формирует его самостоятельно. При этом каждой организации разрабатывая и внедряя нормативную базу необходимо опираться на действующее законодательство и учитывать специфику работы организации.

§ 2 Опыты внедрения систем электронного документооборота

На основании изучения специализированной прессы и всевозможных статей из Интернета, можно убедиться в том, что многие организации, особенно государственные структуры, активно осуществляют автоматизацию делопроизводства и внедряют системы электронного документооборота (СЭД).

Во многих реализованных  за последний годы проектах внедрения  СЭД в госучреждениях используются такие продукты, как «ДЕЛО», DocVision, DIRECTUM, их возможности охватывают все ключевые процедуры работы с электронной документацией.