Правовое и нормативно-методическое обеспечение электронного документооборота

 

 

       

 

 

 

Курсовая работа

ПРАВОВОЕ  И НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ  ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

 

 

 

 

 

 

 

2011

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение…………………………………………………………………….	3
Глава 1. Правовое обеспечение  электронного документооборота. § 1. Законодательное регулирование электронного документооборота …
§ 2. Проблемы внедрения  электронного документооборота ……………..
Глава 2. Нормативно-методическое регулирование электронного документооборота. § 1. Нормативно-методические документы необходимые ДОУ в учреждениях с электронным документооборотом...………………………
§ 2 Опыты внедрения систем электронного документооборота………….
Заключение …………………………………………………………………..
Библиографический список …………………………………………………

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

В условиях рыночных отношений  возникающих между государствами становится актуальным вопрос о принятии соответствующих современным условиям нормативно-правовых актов и методических указаний для работы в системе документационного обеспечения. Повышение значения экономического фактора и юридической силы документов, делает актуальными исследования ученых и эксперименты практиков в области управления документацией, направленные на переход к созданию высокоэффективных, использующих современные технико-технологические достижения систем управления документацией в любых организациях, особенно в государственном аппарате управления.

Проблемы правового  регулирования электронного документооборота как внутри суверенных государств, так и на международной арене  приобретают в настоящее время  все большую актуальность в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных технологий практически во все сферы общественно-производственной деятельности (от взаимодействия населения с органами государственной власти, поддержки финансовых и товарных рынков до сферы услуг, розничной торговли, образования и досуга). Растет количество проектов, целью которых является организация обмена конфиденциальной информацией между предпринимателями и государственными органами по телекоммуникационным сетям. Сегодня целый ряд стран перешли или переходят на безбумажную технологию сдачи бухгалтерской и налоговой отчетности через Интернет. Основное направление законодательного регулирования – признание юридической силы электронной подписи в определенной сфере и ограничение её использования также в определенной сфере.

Вопросы нормативно-методического  обеспечения являются наиболее существенными  не только для внедрения информационных технологий, но и в целях создания методологической основы для организации  работы с бумажными документами  и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота, на сегодняшний день, требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота, что включает, в свою очередь, разработку и внедрение корпоративных стандартов, инструкций и регламентов.

Актуальность выбранной  темы продиктована необходимостью внедрения электронного документооборота в государственных учреждениях, а также принятия и создания нормативных актов в сфере СЭД.

Объектом курсовой работы является электронный документооборот, а предметом исследования – правовые и нормативно-методические акты в сфере электронного документооборота.

Цель курсовой работы – проанализировать опыты внедрения электронного документооборота государственных учреждения и крупных предприятий в соответствии с ныне действующими законами.

Исходя из поставленной цели, необходимо решить следующие  задачи:

• определить правовые аспекты электронного документооборота;
• выявить основные особенности внедрения СЭД;
• определить нормативно-методическую базу в организациях, использующих СЭД;
• проанализировать опыты внедрения СЭД.

 

Глава 1. пРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

ЭЛЕКТРОННОГОДОКУМЕНТООБОРОТА

 

§ 1. Законодательное регулирование  электронного документооборота

 

Российское законодательство в течение последних нескольких лет активно проявляет интерес к высоким технологиям. Однако пока мы идем с отставанием, по сравнению с рядом зарубежных стран, в области правового регулирования информационных технологий и документооборота в частности.

В настоящее время  государственное регулирование  ДОУ в России в основном распространяется нагосударственные учреждения. При  этом вопросы документации и документооборота затрагиваются в достаточно большом числе законодательных и нормативных актов. В статье 5 Федерального закона РФ от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» предусмотрено вхождение электронных документов (наряду с другими архивными документами независимо от способа создания и вида носителя) в составе Архивного фонда Российской Федерации [1]. Однако ключевые законодательные и нормативные акты, определяющие требования к электронным управленческим документам, организации их обращения и хранения, пока не приняты и актуальность их издания сохраняется.

Вопросы регламентации  электронного документооборота нельзя решать в отрыве от общей проблематики организаций документооборота. Традиционный документооборот также нуждается в регламентации и регулировании.

Правовые нормы по отдельным вопросам документирования и обращения документов в различных сферах управленческой и хозяйственной деятельности содержатся в Гражданском кодексе Российской Федерации, федеральных законах «Об акционерных обществах», «Об обществах с ограниченной ответственностью», «О бухгалтерском учете» и т.п.

Проблематика электронного документооборота, вследствие объективной потребности регулирования этой сферы затрагивается в ряде изданных в последние годы законодательных и нормативных актов.

Основополагающий характер имеет Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Употребление в тексте этого Федерального закона понятия «документооборот» как объекта правового регулирования. В статье 11 данного федерального закона записано: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти» [2]. Кстати говоря, в апреле 2011 года закон был изменен и дополнен, и в нем сейчас уделяют большое внимание терминологии. Также можно обнаружить новые версии определений таких понятий как «электронный документ» и «электронное сообщение».

Важнейшее значение для  документирования управленческой деятельности в электронной форме и для осуществления электронного документооборота имеет Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи»[3]. Этот закон призван обеспечить правовые условия использования ЭЦП. В качестве условий определены: срок действия сертификата ключа, относящегося к этой ЭЦП; подтверждение подлинности ЭЦП в электронном документе; использование ЭЦП в отношениях, в которых она имеет юридическое значение. При соблюдении данных условий ЭЦП в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В настоящее время идет работа над проектом нового закона об электронной подписи, при этом предлагается выделить три вида электронной подписи (простая, усиленная и квалифицированная). Иными словами, помимо ЭЦП предусматривается применение и других аналогов собственноручной подписи.

Расширение применения современных электронных технологий не только в государственных и  негосударственных организациях, но и гражданами для их собственных нужд послужило мотивом включения в Федеральный закон Российской Федерации от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» положений, предусматривающих электронную форму обращений граждан (например, возможность направить обращение по электронной почте) [4].

Важная роль при его  принятии отводилась Федеральному закону Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных», имеющему принципиальное значение при применении информационных систем и технологий, предусматривающих накопление и обработку персональных данных [5].

Введенный в действие с I января 2010 г. Федеральный закон Российской Федерации от 9 февраля 2009 г. № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления» содержит важнейшие положения по использованию современных информационных технологий и сети Интернет, В статье 7 данного закона записано, что «Информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления может предоставляться в устной форме и в виде документированной информации, в том числе в виде электронного документа» [6].

Также в 2008 г. был утвержден ряд нормативных документов, определивших направления развития информационных и телекоммуникационных технологий в Российской Федерации. В их числе Стратегия развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденная Президентом Российской Федерации 7 февраля 2008 г. [9]. Предусмотрено, что в результате реализации основных направлений и мероприятий Стратегии к 2015 г. должны быть достигнуты определенные контрольные значения показателей, в том числе: доля электронного документооборота между органами государственной власти в общем объеме документооборота должна составить 70 %, а доля архивных фондов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму, — не менее 20 %.

В 2009 г. был издан ряд регламентирующих документов, свидетельствующих о наметившемся процессе в сфере государственного регулирования ДОУ и электронного документооборота.

Важное значение и высокий юридический статус (утверждение Постановлением Правительства Российской Федерации) имеют «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [10]. Предусмотрено, что на основе указанных Правил, федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству. Хотя в целом Правила ориентированы на обеспечение традиционных делопроизводственных процедур, в них имеется раздел (довольно лаконичный) об особенностях работы с электронными документами, включающий некоторые процедуры документооборота (прием и отправка документов, их регистрация, рассмотрение, согласование и подписание). В связи с изданием Правил, соответствующие изменения были внесены в Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти.

Вскоре после издания  указанных Правил последовал выход  в свет ряда других документов со столь  же высоким юридическим статусом, создающих нормативную основу применения системы межведомственного электронного документооборота:

1. Постановления Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» [11];

2. Технических требований к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти (утверждены Распоряжением Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г. № 1403-р) [14];

3. Постановления Правительства Российской Федерации от 5 октября 2009 г. № 805 «О внесении изменений в Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» [12].

В указанных нормативных актах впервые регламентируются вопросы внешнего электронного документооборота (в форме межведомственного документооборота органов государственной власти).

Федеральным законом  от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации  предоставления государственных и муниципальных услуг» регламентировано предоставление государственных и муниципальных услуг с использованием информационно-телекоммуникационных технологий, в том числе с использованием портала государственных и муниципальных услуг, многофункциональных центров, универсальной электронной карты и других средств, включая осуществление электронного взаимодействия между государственными органами, органами местного самоуправления, организациями и заявителями[7].

В связи с принятием Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления Государственных и муниципальных услуг» Федеральным законом от 27.07.2010 № 227-ФЗ внесены изменения в законодательные акты, затрагивающие вопросы предоставления государственных и муниципальных услуг в различных сферах государственного управления, а также в выше названные законодательные акты, регулирующие вопросы применения современных информационных технологий, порядок рассмотрения обращений граждан, архивное дело.

Вопросы применения современных технологий для осуществления государственных и муниципальных функций в электронной форме получили дальнейшее развитие в Постановлении Правительства Российской Федерации от 8 сентября 2010 г, № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия» [13].

После издания указанных  базовых документов о применении технологий электронного документооборота к настоящему времени остаются вопросы, регламентация которых еще предстоит. В первую очередь – это относится к установлению требований к электронным копиям служебных документов и собственно электронным документам при их использовании в официальном документообороте, а также конкретным процедурам межведомственного электронного документооборота и информационного взаимодействия.