Особенности языка и стиля служебных документов

Со сложными предложениями  могут быть сопряжены и определенные трудности. Прежде всего этим грамматическим средством, как и любым другим, нельзя злоупотреблять. В официальных  бумагах неуместны очень длинные  предложения, включающие в себя бесконечную  цепь придаточных. Оптимальная конструкция  для делового стиля — сложное  предложение, состоящее из двух частей.

Кроме того, следует помнить, что недопустимо соединение в  одном предложении в качестве однородных членов причастных или деепричастных  оборотов и придаточных предложений.

Н е п р а в ил ь  н о: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и какие меры можно принять для их устранения».

П р а в и л ь  н о: «Комиссии предстоит выявить проблемы, возникшие в ходе работы, и определить, какие меры можно принять для их устранения».

При использовании сложноподчиненных  предложений важно следить за тем, чтобы придаточная часть, относящаяся к отдельному слову, сочеталась с ним лексически. Рассмотрим пример:

«Просим вас подтвердить  прохождение обследования в вашей  медсанчасти студента N, а также  была ли ему выдана справка».

Очевидно, что подтвердить  можно лишь какой-либо факт. Любая  конструкция с союзом «ли» предполагает не констатацию факта, а постановку вопроса и не может сочетаться с глаголом «подтвердить».

Правильный вариант:

«Просим вас подтвердить  прохождение обследования в вашей  медсанчасти студента N, а также  указать, была ли ему выдана справка .

Сегодня работник документной  сферы поставлен в выигрышные условия по сравнению со своими коллегами, трудившимися в этой области в  предшествующие десятилетия. Современная  электронная техника значительно  облегчает создание, обработку, хранение, поиск документов. Совершенствуется процесс составления и редактирования текстов. Однако при этом нужно помнить, что даже самая совершенная техника  остается лишь средством в руках человека и не может взять на себя все eгo обязанности. Так, проверка орфографии возможна лишь в определенных пределах: имена собственные, аббревиатуры, сугубо специальная терминология — все это остается на совести автора и редактора текста. Компьютер не гарантирует ни от грамматических, ни от стилистических ошибок. Вот почему профессиональные требования к современному работнику аппарата — это и компьютерная, и языковая грамотность.

Композиция документа 

Композиция (от лат. compositio) — это построение, организация текста. Наряду с лексической, грамматической, стилистической грамотностью от человека, работающего со словом, требуется умение располагать, преподносить материал так, чтобы сделать его максимально доступным адресату. Иногда абсолютно правильный, с точки зрения языка и стиля, документ трудно воспринимается только потому, что в нем царит хаос, нет логики в сочетании частей.

Для примера проанализируем фрагмент из приказа Госкомвуза:

2.1 Представить  в месячный срок согласованные  с Главным управлением образовательно-профессиональных  программ и технологий и утвержденные  руководством . Госкомвуза России  перечень полиграфического оборудования  для доукомплектования munozpaфий  и полиграфических участков вузов-победителей  конкурса 

грантов, сводную  смету расходов, предусматривающую  организационную работу по завершению первого тура конкурса, приобретение и доставку оборудования.

Не требует доказательств  тот факт, что разобраться в  содержании приказа непросто. Это  связано прежде всего с тем, что  в предложении, занимающем несколько  строк, только один глагол («представить»), три причастных оборота и огромное число существительных. В то же время  специфика жанра приказа такова, что в текст вряд ли могут быть внесены существенные исправления. Что же может предпринять редактор, столкнувшись с та- кой проблемой? Расставить абзацные отступы. Они выявят структуру документа, подскажут  адресату, в каких местах надо сделать  паузы при чтении. Сравните:

2.1 Представить  в месячный срок согласованные  с Главным управлением образовательно-профессиональных  программ и технологий и утвержденные  руководством Госкомвуза России:

• перечень полиграфического оборудования для доукомплектования типографий и полиграфических участков вузов — победителей конкурса грантов;

• сводную смету расходов, предусматривающую организационную работу по завершению тура конкурса, приобретение и доставку оборудования.

При такой композиции достаточно беглого взгляда, чтобы уяснить, что Госкомвуз требует представить  в месячный срок два типа документов, каждому из которых дана краткая  характеристика.

Данный пример демонстрирует, насколько важен внешний вид  официального документа. Нет ничего страшнее «слепого» текста без заголовков, подзаголовков, отступов, пробелов и  графических выделений. Эти средства, если использовать их разумно, могут  сделать «читаемым», доступным даже самый сложный текст.

Текст должен содержать целесообразное количество информации. Не следует повторять общеизвестное, загромождать документ деталями.

Особенно существенно  выделять и подчеркивать главное. Как  уже отмечено выше, этой цели могут  служить подзаголовки, абзацные отступы, увеличенные пробелы между строками, подчеркивание, смена шрифта. Современные  компьютерные редакторские программы  дают большой простор для выразительного оформления текста.

Следует структурировать текст в соответствии с содержанием.

Если используется нумерация, надо помнить, что пункт 1 предполагает наличие пункта 2.

В сегодняшнем делопроизводстве принят определенный порядок нумерации  частей документа: номер каждой части  включает номера соответствующих составных  частей более высоких ступеней деления: 1.2.1, 2.9.1.

Соблюдение названных  лексических, грамматических, ком- позиционных  правил требует от работника канцелярской сферы высокого уровня филологической культуры и большой собранности. Но это окупается сторицей; из-под  вашей руки выходит грамотный, ясный, по-своему изящный текст; общение, которое  обслуживается официальными документами, делается более плодотворным.