Особенности языка и стиля служебных документов

Особенности языка  и стиля служебных документов

6.1. Нормы официально-делового  стиля 

Официально-деловой стиль  — один из так называемых «книжных»  стилей русского литературного языка (наряду с научным и поэтическим). «Книжная» стилистическая окраска  означает, что данный элемент языковой системы «выше» нейтрального и уместен  не в любой сфере общения. «Книжные»  языковые средства применяются в  научной речи, служебных документах, художественной литературе и публицистике, но не должны использоваться в непринужденной, фамильярной обстановке.

Деловой стиль — это  арсенал лексических (словесных  и грамматических) средств, которые  помогают говорящему и пишущему подчеркнуть  официальный характер общения. Выбирая  слово и его форму, строя предложения, автор текста не только передает информацию, но и сигнализирует адресату о  ее важности, о том, как следует  реагировать на полученное сообщение,

Деловая речь обслуживает  сферу официальных отношений, которые  устанавливаются между государствами, ведомствами, организациями, предприятиями, а также между личностью, с  одной стороны, и обществом, государством, учреждением — с другой. Поэтому  каждое слово, каждая грамматическая конструкция, обладающая официальной окраской, информирует  адресата о том, что он получил  сообщение исключительной важности, должен отнестись к нему серьезно и ответственно, обязан выполнить  то или иное предписание.

Среди языковых функций общения, сообщения и воздействия для  официально-делового стиля важнейшей  является последняя. Существует немало жанров официальных документов, однако большинство из них составляется с целью по- будить персонального  или коллективного адресата к  определенным действиям. Приказ, деловое  письмо, заявление — все 

• это тексты, авторы которых преследуют конкретные практические цели. Очевидно, что деловая речь прежде всего должная быть ясной и убедительной.

Рассмотрим лексические  и грамматические проблемы, которые  возникают при составлении и  редактировании официальных текстов.

Лексика

Сочетаемость  слов. Необходимо помнить, что далеко не все слова сочетаются друг с другом так, как нам удобно. В русском языке, как и в любом другом, существуют нормы сочетаемости. Уточнить их можно по «Словарю сочетаемости слов русского языка». Вот некоторые типичные для деловой речи сочетания слов:

приказ — издается

контроль —  возлагается на кого-либо;

осуществляется  должностной оклад — устанавливается

выговор — объявляется 

порицание — выносится 

архив — создают, обрабатывают, сдают (документ) в 

вакансию —  имеют, замещают

совещание — готовят, открывают, ведут, закрывают, переносят, проводят, устраивают.

Особо следует обратить внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

Использование терминов. Термин (от лат. terminus — граница, предел) — слова или словосочетания, называющее специальное понятие из какой-либо области человеческой деятельности.

Одно из отличительных  свойств специальной лексики, или  терминологии, — наличие единственного  и четкого значения. Недопустима  замена термина близким по смыслу словом.

Если вы сомневаетесь в  том, что значения применяемых вами терминов понятны адресату, в тексте должна быть дана их расшифровка. Выполняя расшифровку, желательно воспользоваться  словарем (толковым, терминологическим, иностранных или другим), иначе  ваше толкование может оказаться  неточным. Например, «В договоре предусмотрены  форс-мажорные обстоятельства (а именно случаи стихийных бедствий)».

Расшифровка термина должна быть точной, ясной и полной. . Сопоставим толкования понятия «страхователь», предложенные в документах двух различных  организаций:

Страхователь  — физическое или юридическое  лицо, уплачивающее страховую премию.

Страхователь  — юридическое или физическое лицо, заключающее со Страховщиком договор страхования и уплачивающее страховые взносы.

Безусловно, второй вариант  более удачен. Первое определение  недостаточно полно: непонятно, кому, на основании чего и в каких случаях  выплачиваются деньги. Кроме того, в первом варианте толкования термина  содержится ошибка, связанная с сочетаемостью  слов: премии не «уплачиваются», а «выплачиваются».

Данный пример весьма показателен: в обоих документах дается расшифровка  термина, который лишь недавно перешел  из сугубо юридической сферы в  область относительно широкого применения. В подобных ситуациях составителю  документа приходится обращаться не к толковым, а к специальным словарям или консультироваться у профессионалов. Так, желательно уточнить содержание понятия «страхователь» у юристов.

Использование иностранных  слов. Применение иностранных слов должно быть целесообразным, т.е. вызываться необходимостью. Если вам предстоит сделать выбор между словами-синонимами (словами, близкими по значению), одно из которых — русское, а другое — заимствованное, надо прежде всего определить, существенна ли смысловая разница между ними. Если иностранный синоним имеет оттенки значения, которые важны для вашего текста и отсутствуют у исконно русского слова, выбор в пользу заимствованного варианта оправдан. Так, слова «удобный» и «комфортабельный» близки по значению, но прилагательное английского происхождения «комфортабельный» более точно передает оттенки смысла — «удобный в бытовом отношении, благоустроенный». Видимо, оно занимает все более прочным позиции в современной русской речи.

Но иногда выбор иностранного слова не объясняется ничем, кроме  дани моде. Зачем, например, писать пролонгирован вместо продлен, репрезентовать вместо представить? Единственное обоснование, которое можно найти, звучит так: слова, заимствованный характер которых очевиден, нередко имеют оттенок официальности, который придает документу больший вес («договор пролонгирован» звучит солиднее, чем «договор продлен»). Но эта логика не безупречна. Ведь термины, которые нока не вполне освоены русским языком, с большой долей вероятности могут быть неверно истолкованы. Потому прежде чем поддаться их «стилистическому обаянию», надо удостовериться в том, что их значение вполне понятно и самому пишущему, и адресату.

Работая над составлением документов, можно пользоваться современными словарями иностранных слов.

Плеоназм (греч. pleonasmos — излишество). Это одна из самых распространенных «болезней» официального стиля. Она заключается в том, что в словосочетании оказываются избыточные, ненужные с точки зрения смысла слова. Вот некоторые примеры расхожих плеонастических сочетаний (выделены лишние слова):

• промышленная индустрия (слово «индустрия» само по себе означает «промышленность»);

• форсировать строительство ускоренными темпами (глагол «форсировать» образован от фр. forcer — ускорять темп деятельности);

• тонкий нюанс (существительное «нюанс» образовано от фр. nuance — оттенок, тонкое отличие);

• своя автобиография (первая часть слова «автобиография» имеет греческое происхождение: autos — «сам»);

• в апреле месяце (апрель не может быть ничем, кроме месяца); о 150 тыс. рублей денег (в рублях исчисляются только деньги); о прейскурант цен (в слове «прейскурант» есть французский корень prix — цена). Но допустимо выражение «прейскурант розничных цен»;

• маршрут движения (слово «маршрут» означает «направление движения»);

• равная суть («суть» — это и есть главное).

Но нет правил без исключений. Некоторые плеонастические. Словосочетания, несмотря на противодействие ученых- филологов, вошли в обиход и, более  того, приобрели оттенки значения, которые оправдывают их существование. В сегодняшней речи стали нормативными сочетания «реальная действительность», «практический опыт», «информационное сообщение». Они не вполне тождественны по смыслу словам «действительность», «сообщение», «опыт», уточняют их значение.

Тавтология (греч. tauto — тот  же, logos — слово). Это повтор однокоренных слов в пределах одного словосочетания («масло масляное»). Эта стилистическая ошибка делает речь звучной, задерживая внимание, затрудняет понимание текста. Примеры типичных для официальной  речи тавтологий: польза от использования чего-либо; следует учитывать следующие факторы, данное явление проявляется в указанных условиях; адресовать в адрес. Эти словосочетания можно заменить другими без потери смысла: «польза от применения чего-либо», «необходимо учитывать следующие факторы», «данное явление отмечается в указанных условиях», «направить в адрес».

Различение паронимов (греч. para — возле, при; onyma— имя). Паронимы — родственные слова, близкие  по звучанию, но различные по значению и сочетаемости. Иногда подмена слова  «братом-близнецом» — паронимом  — влечет за собой существенные искажения смысла. При работе с  документами надо обратить особое внимание на такие паронимы:

• оплатить — заплатить (разница состоит в грамматической сочетаемости этих глаголов: слово «оплатить» требует прямого дополнения: «оплатить что-либо»; «заплатить» — косвенного: «заплатить за что-нибудь»;

• командированный — командировочный (причастие «командированный» образовано от глагола «командировать»; «командированный» — «тот, кого командировали», например, командированный сотрудник; прилагательное «командировочный» произведено от существительного «командировка» и имеет значение «относящийся к командировке»: «командировочное удостоверение»).

Орфография Правописание имен собственных. Орфографические  трудности, связанные с собственными именами, совершенно естественны: в  этом разделе русской орфографии нет полного единообразия и постоянно  происходят изменения. Сам лексический  пласт собственных имен чрезвычайно  подвижен: сдвиги в его составе  отражают непрекращающийся процесс  развития общественной жизни. Новые  социальные институты, организации, предприятия, должности получают новые имена. Поэтому ни одна компьютерная программа, проверяющая правописание, не охватывает всех собственных имен. Чтобы не делать ошибок в написании имен и  названий, необходимо руководствоваться  несколькими общими правилами. (Опустим  простейшие правила, известные каждому  школьнику).

Имена прилагательные, образованные от имен лиц. Прилагательные, образованные от фамилий, пишутся со строчной буквы (пушкинское стихотворение, морозовское наследство). С прописной пишутся прилагательные, обозначающие индивидуальную принадлежность, образованные от собственных имен лиц, животных, мифологических существ и др., при помощи суффикса — ов (-ев) или Шуркины котята), а также прилагательные на означающие «имени кого-либо», «памяти кого-либо»: Пушкинские чтения.

Географические  названия. Все слова названия пишутся с прописной буквы, кроме входящих в их состав служебных слов и родовых названий: Южная Америка, Северный Ледовитый океан, Содружество Независимых Государств.

Имена нарицательные в  составе названий пишутся с прописной  буквы, если употреблены не в прямом значении: город Белая Церковь.

Но в названиях улиц: Чистые пруды, Кузнецкий мост, Красные ворота, Сущевский вал, Каретный ряд — они пишутся со строчной буквы, так как исторически имели прямое значение.

Иноязычные родовые наименования пишутся с прописной буквы: Рио-Колорадо (рио — река), Сьерра-Невада (сьерра— горная цепь), Йошкар-Ола (ола — гора). Но иноязычные родовые наименования, вошедшие в присущем им значении в русский язык (фиорд, стрит), пишутся со строчной буквы.

Названия титулов, должностей в составе названий пишутся с  прописной буквы: острова Королевы Шарлотты, мост Лейтенанта Шмидта.

В названиях государств обычно все слова пишутся с прописной  буквы. Реже (в неофициальных вариантах  названий) отдельные слова — со строчной: Нидерландское королевство, Великое герцогство Люксембург, Соединенное королевство.

В названиях российских территориально-административных образований слова край, область, национальный округ, район пишутся  со строчной буквы.

Названия учреждений, организаций, предприятий. Все слова пишутся с прописной буквы в названиях высших правительственных, важнейших международных организаций:

Организация Объединенных Наций, Администрация Президента Российской Федерации.

В большинстве названий первое слово пишется с прописной  буквы:

Комиссия по государственным  наградам при Президенте Российской Федерации.

Помимо первого слова  с прописной может быть написано первое слово той части словосочетания, которая сама по себе используется как название:

Государственная Третьяковская галерея (Третьяковская галерея); Центральный Дом журналиста (Дом журналиста).

Названия документов, памятников культуры. В составных названиях документов, памятников с большой буквы пишется первое слово (если оно не обозначает родовое понятие) и все собственные имена:

Конституция Российской Федерации, Исаакиевский собор, собор  Парижской богоматери, храм Василия  Блаженного, Девятая симфония Бетховена.

Наименования  должностей и званий. С прописной буквы пишутся наименования высших должностей и высших почетных званий: Президент Российской Федерации. Другие — со строчной: начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации.

Словообразование. Один из самых активных способов словообразования в современном русском языке — сокращение слов. В результате сокращения получаются аббревиатуры (от итал. abbreviatura). Они могут состоять из слогов (стройтрест), начальных звуков слов, входящих в словосочетание, или их начальных букв (ВВЦ, ВВС). Важнейшие причины использования сокращений состоят в том, что они, во-первых, позволяют экономить место, избегать громоздких словосочетаний и, во-вторых, дают возможность избежать словесных повторов. В то же время аббревиатуры таят в себе серьезные опасности. Если они не стандартизованы, у адресата документа могут возникнуть трудности с их расшифровкой. Кроме того, скопление большого числа аббревиатур делает текст тяжелым, громоздким, осложняет восприятие. Поэтому пишущий должен строго следить за тем, чтобы в официальные бумаги попадали только общепонятные сокращения или такие, которые принято использовать в данной области.