Особенности языка и стиля служебных документов

Грамматика (синтаксис)

Как сделать свой текст  понятным и убедительным? Это во многом зависит от вашего умения соединять  между собой слова, строить словосочетания и предложения. К числу важнейших  особенностей официально-делового стиля  относят четкость и последовательность изложения материала, а также  сочетание полноты ,и краткости  текста. Следует стремиться к лаконичности, но не в ущерб ясности содержания. Справиться с этой непростой задачей 

поможет знание ряда языковых правил, которые были выработаны и  зафиксированы именно для того, чтобы  сделать русскую речь более динамичной, ясной и выразительной.

Действительный, страдательный, безличный оборот. Русский язык предоставляет  говорящему и пишущему широкие возможности  выбора между синонимичными (близкими по смыслу) грамматическими конструкциями. Часто от того, какой вариант предпочтет автор документа, зависит степень  понятности и убедительности сообщения.

Чрезвычайно существенно  найти нужную форму сказуемого, Выбирать приходится между активной конструкцией: «Мы рассмотрели ваши предложения» и пассивной: «Нами рассмотрены ваши предложения». Разница состоит в том, что в первом случае подлежащее называет производителя действия (он выступает как активное лицо), во втором — объект действия.

Выбор пассивной конструкции  придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления  действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка  пишущего еще более последовательно  реализуется при использовании  безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Пассивные и безличные  обороты давно стали одной  из характернейших примет официального стиля. Немало сказано в их адрес  и недобрых слов.

Действительно, не стоит  злоупотреблять пассивом. Во-первых, чем  меньше в тексте глаголов, тем он тяжеловеснее, тем труднее в нем  разобраться. Bо вторых, пассивные  и безличные конструкции как  будто снимают ответственность  с того, кто подписывает документ. Создается впечатление, что некое  лицо или организация избегают открыто  говорить о своих решениях и действиях. Все, о чем упоминается в тексте, преподносится совершившееся само по себе: «Работа проводится...», «Меры  принимаются...», «Проблемы решаются...». «Вам было отказано...», «С 1 января запрещается...». Такая безличная стилистика—  отражение несвободного, нетворческого  сознания. В обществе, где учатся уважать и ценить личность, такая  манера изъясняться лишь напоминает о недавнем прошлом, о временах не людей, а «винтиков» государственной  машины.

Сегодняшнее деловое письмо не исключает использовании пассива  и безличных предложений, однако хотелось бы, чтобы они занимали в тексте. подобающее им скромное место.

Расщепленное  сказуемое. Одно и то же действие может быть обозначено с помощью глагола (работать, участвовать, бороться, осматривать и др.) и словосочетания, состоящего из глагола и существительного в винительном падеже (проводить работу, принимать участие, вести борьбу, производить осмотр и др.). Иногда использование расщепленного сказуемого обоснованно: именно такая конструкция позволяет пишущему подчеркнуть официальный характер действия. Так, «осмотреть оборудование» может любой, кому это интересно, а «произвести осмотр»— только специалист.

Но наряду с достоинствами  расщепленное сказуемое обладает и  недостатками. Как указывает Д.Э. Розенталь, «... в некоторых случаях  употребление глагольно-именного сочетания  вместо глагола в роли сказуемого придает высказыванию канцелярский.

Прежде чем остановить свой выбор на расщепленном сказуемом, надо убедиться в том, что это  действительно необходим, т.е. что  глагол, взятый сам по себе, не передает того содержания, которое вы намереваетесь  донести до адресата.

Согласование  сказуемого с подлежащим. При подлежащем с количественным числительным, оканчивающимся на один, ставится в форму единственного числа:

В 199б г. на предприятие был принят 31 специалист. При подлежащем, имеющем в составе числительные два, три, четыре, двое, трое, четверо и более, сказуемое ставится в форму как единственного, так и множественного числа. Между этими вариантами есть некоторая смысловая разница.

Сказав: «На конференции присутствовало шестьдесят семь человек», мы делаем акцент именно на числе участников. Если же злее нам предстоит говорить об их выступлениях, т.е. активный характер их поведения, предпочтительной становится форма множественного числа: «На конференции сделали двадцать три человека».

Единственное число подчеркивает внутреннюю нерасчлененность множества  и нередко придает сообщению  безличную окраску, поэтому его  естественнее всего использовать, если речь лжет о неодушевленных предметах. Оно уместно также при обозначении  большого количества.

Заводу выделено сорок станков. Было продано пятнадцать комплектов.

Нам требуется  шестьсот тонн топлива.

Подлежащее со словами большинство, меньшинство, множество, ряд, часть, много, немало, несколько, количество, число, не меньше чем, а также с отрицательными и неопределенными местоимениями согласуется со сказуемым в форме единственного числа (грамматическое согласование) и в форме множественного числа (согласование по смыслу).

Большинство высказалось npomuв. Ряд поправок к закону был  принят.

Но: Большинство зрителей заранее заняли отведенные для них места.

Работая над текстом, мы нередко  составляем конструкции с однородными  членами (так называются члены предложения, относящиеся к одному и тому же слову и отвечающие на один вопрос). Использование ряда однородных членов чрезвычайно характерно для деловой  документации, поскольку в ней  часто встречаются различные  перечисления.

При противопоставлении однородных членов, выраженных существительным  в единственном числе, с использованием противительных союзов (а, но и др.), а также союзов не только, но и; не столько, сколько сказуемое ставится в форму единственного числа.

В этом случае действует  не инструкция, а постановление.

Вам был выслан не отдельный сборник, а комплект документов.

При повторяющемся соединительном союзе и, да сказуемое ставится в форме множественного числа:

И тот и Другой способны на это.

Если перед однородными  подлежащими повторяются слова весь, каждый, любой, никакой, сказуемое стоит в форме единственного числа.

Каждая справка, каждый протокол был взят на контроль. Порядок слов. Русский язык относится к числу языков со

свободным, нефиксированным  порядком слов. Говорящий и пишущий  волен переставлять слова в предложении, и общий смысл при этом не нарушается:

Вчера получено письмо. Вчера письмо получено.

письмо получено вчера.

Письмо вчера  получено. Получено письмо вчера. Получено вчера письмо.

Однако нельзя сказать, что  все варианты равноценны. Очевидно, что порядком слов мы подчеркиваем, акцентируем ту или иную часть  сообщения. В данном случае ударной  оказывается позиция в конце  предложения. Так, в 1 и 6 варианте акцент сделан на слове «письмо», во 2 и 4 —  на факте его получения, в 3 и 5 —  на времени. получения.

Кроме того, порядок слов дает нам определенные стилистические возможности. Предложение 1 звучит более  официально, нежели 6, хотя между ними и нет смыслового различия.

Эти свойства русского синтаксиса несомненно требуют от Человека, работающего  с текстом, языкового чутья и  особого внимания к построению фразы. Следует помнить, что в письменной речи отсутствует такое важное языковое средство, как интонация. Поэтому  обратить внимание адресата на ту или  иную часть сообщения можно, поставив ее в конец предложения — в  актуализированную позицию.

На вопрос: «Намерены ли вы выполнить свои обязательства и завершить работу к назначенному сроку?> — правильнее всего ответить:

К 1 августа работа будет завершена.

Если же вопрос задан иначе: «В какой срок будет выполнена работа?» — надо предпочесть другой порядок слов:

Работа будет  завершена к 1 августа.

Использование деепричастных  оборотов. Часть речи, называющая добавочное действие, называется деепричастием. Дее- причастие с зависимыми словами составляет деепричастный оборот. С одной стороны, использовать его очень удобно: он позволяет сказать в одном предложении о нескольких действиях, т.е. способствует краткости изложения. С другой стороны, с Деепричастным оборотом связаны определенные трудности. Депо в.том, что употреблять его можно не всегда.

Ошибки в его использовании  ведут к двусмысленности и  создают комический эффект. Еще в 1884 г. А.П. Чехов в юмористической миниатюре «Жалобная книга» пародировал  речь безграмотного пассажира, сделавшего такую запись: «Подъезжая к станции и глядя на природу в окно, у меня слетела шля- па», Почему эта жалоба звучит нелепо? Дело в том, что, читая ее, мы невольно представляем себе, как шляпа, подъезжая к станции, смотрела на природу. Запомните: деепричастный оборот может употребляться только тогда, когда действия, обозначаемые им и сказуемым, осуществляются одним лицом. Если же дело обстоит иначе, вместо деепричастного оборота надо использовать придаточное предложение. Жалоба чеховского пассажира в отредактированном виде звучала бы так: «Когда я подъезжал станции и глядел в окно, с меня слетела шляпа».

Есть и еще одно правило, которое необходимо соблюдать: деепричастный  оборот можно употреблять только в предложении, где есть подлежащее (т.е. названо действующее лицо). Вы имеете право сказать: «Читая эту книгу, я представляю себе, что знаком с автором». Но недопустимо: «Читая эту книгу, кажется, что был знаком с автором». Второе предложение — безличное: в нем есть сказуемое — «кажется», но отсутствует подлежащее. Деепричастный оборот здесь нельзя использовать и его тоже следует заменить придаточным предложением: «Когда читаешь эту книгу, кажется...».

Исходя из этих грамматических норм, отредактируем предложения, взятые из официальной документации.

Н е п р а в и  л ь н о: «Проработав два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха». П р а в и л ь н о: «После того как он проработал два месяца, у него возникли осложнения с начальником цеха».

Н е п р а в и  л ь н о: «Изучая проблемы транспорта, нами бы- ли получены следующие результаты..». П р а в и л ь н о: «Изучая проблемы транспорта, мы получили следующие результаты...».

Нанизывание косвенных падежей. Длинные цепи существительных в  косвенных падежах (чаще всего в  родительном) — од- на из ярких и  весьма неприятных примет делового стиля. Причиной этого стилистического  недостатка обычно бывает стрем- ление  пишущего изъясняться как можно  более официально. С этой целью  автор избегает глаголов, заменяя  их отглагольными существительными.

В свое время против засилья  отглагольных существительных и  нанизывания падежей горячо выступал К.И. Чуковский. Об авторе тяжелых и  невразумительных словесных конструкций  он писал:

«Ему все еще неведомо элементарное правило, запрещающее  такие длинные цепи родительных: «Дом племянника жены кучера брата доктора»;

С творительным канцелярского  стиля дело обстоит еще хуже. Казалось бы, как не вспомнить насмешки над  этим твори- тельным, которые так  часто встречаются у старых писателей.

Необходимо избегать подобных конструкций: они далеко не всегда смешны, но во всех без исключения случаях  затемняют смысл текста, Редактор обязан безжалостно вычеркивать  цепочки существительных в косвенных  падежах, заменяя тяжеловесные и  невразумительные конструкции глаголами, меняя структуру предложения.

Неправильно: «для выполнения требования повышения качества образования...». П р а в и л ь н о: «Чтобы повысить качество образования...». Неправильно:

«Мы согласились  с принятыми нашими коллегами  решениями». П р а в и л  ь н о: «Мы согласились с  решениями, которые приняли наши коллеги».

Структура сложного предложения. Предложения, состоящие из двух или нескольких частей, каждая из которых имеет собственную грамматическую основу (подлежащее и сказуемое или, один из главных членов), называют сложными. Части могут соединяться с помощью союзов или только с помощью интонации. В письменном тексте части сложного предложения обычно разделяются запятой или другими знаками препинания.

Для официального стиля характерно использование числа сложных  предложений, в особенности сложноподчиненных, т.е. таких, в которых одна из частей является главной, другая — придаточной (зависимой). В документации невозможно обойтись без подчинительных конструкций  с придаточными времени («После того как письмо будет получено, мы примем меры...» и т.п.), условия («Если обязательства не будут выполнены, мы применим штрафные санкции...» и т.п.), цели («Предлагается рассмотреть вопрос на президиуме, для того что- бы выработать общую точку зрения...» и т.п.) и др.

Во многих случаях предпочтительно  употреблять именно сложные предложения, а не конструкции с причастными  и причастными оборотами. Это  помогает избежать такой тяжелой  болезни канцелярского стиля. Как  уже отмечено выше, именно недостаток глаголов ведет к косвенных падежей (обсуждение улучшения проведения мероприятий), делает речь тяжеловесной, осложняет понимание. Нередко замена причастного или деепричастного оборота при- даточным предложением дает пишущему возможность вернуть в текст глагол, придать сообщению ясность и динамику.

Сравните предложения: «В справке анализируются процессы, протекающие в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием».

«В справке  анализируются процессы, которые  протекают в отраслях промышленности, оснащенных современным оборудованием».

В первом случае два причастных оборота следуют друг за другом и  затрудняют понимание текста. Во втором — сочетание придаточного определительного с союзным словом «которые» и  причастного оборота придает  предложению необходимое грамматическое разнообразие, делает содержание более  ясным.