Особенности языка и стиля служебных документов

От собственно аббревиатур  надо отличать графические сокращения—  условные письменные обозначения, которые  не произносятся и потому не являются словами. В русском языке стандартизированы  следующие графические сокращения:

1) почтовые сокращения  слов, обозначающих населенные пункты (обл., р-н, г., с. (село — при названии), д., noc.);

2) названия месяцев (янв.);

3) телеграфные сокращения (тчк);

4) условные обозначения  величин и единиц измерения  (м, им, кг, г, ц, т, га, атм, А (ампер), с); (млн, млрд, тыс );

5) сокращения, принятые в  учетно-отчетной документации (квит. №; накл. №; расч. счет #);

6) текстовые сокращения (m. д.; ;т. n., с. г.; ;см.;; напр.;; np.; др.; н. (пункт);

7) наименования должностей, званий, степеней (проф.; член- корр.; к. т. и.; с. и. с.; зав.; зам.; и. о.; пом.). Некоторые из них проявляют тенденцию к превращению в аббревиатуры;

8) обращение г-и (господин) и некоторые другие.

Чтобы уточнить написание  общепринятых сокращений, можно воспользоваться  словарем сокращений русского языка.

Правила графического сокращения слов. Основной принцип: сокращения не должны осложнять понимание текста или вести к двойному толкованию,

Желательно отбрасывать  максимальное количество букв, но не больше, чем допустимо для правильного  и однозначного понимания текста: лучше фундам., чем фундаментал. НО: лучше, чем соц., поскольку сокращение «соц.» может быть расшифровано и как «социальный», и как «социалистический».

Сокращение до одной буквы  допускается, только если оно является общепринятым.

Сокращение не может заканчиваться  на гласную или сохраняется следующая  согласная: крайн., калийн., учен., маслян.

Мягкий знак отбрасывается: сельский — сел.

Удвоенная согласная не сохраняется, остается одна буква: металлический  — метал.

В сложных прилагательных, пишущихся через дефис, сокращают  каждую часть слова по данным правилам: проф. — тех. В сложных прилагательных, пишущихся слитно, сокращают вторую часть: агролесомеаиор., лесовоз.

Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

Правила аббревиации. Сокращение не должно совпадать по форме с существующим словом или другим сокращением. Оно должно быть обратимым — разворачиваться в полное наименование. Сокращение должно соответствовать нормам русского произношения и правописания.

Сокращения — названия учреждения, предприятия, организации, обозначение марки изделия —  пишутся с прописной буквы.

Если в марках изделия  буквенные сокращения предшествуют цифрам, то их отделяют дефисом: двигатель АЯЗ-200. НО: в марках материалов буквы и цифры пишутся слитно: алюминиевый сплав АЛ5, сталь Б2.

Слово «год» после дат  сокращается до одной буквы г. или до двух — во множественном числе. В 2000 г. В 1990 — 1999 гг.

Цифровое обозначение  учебного и финансового года пишется  через косую черту; слово «год»  употребляется в единственном числе: В 1998/99 учебном году.

«Рубль» сокращается до (реже р.).

Условные обозначения  физических, химических, математических величин должны точно соответствовать  государственным стандартам.

Правила использования  сокращений и аббревиатур, При адресовании писем следует приводить название учреждения, предприятия в том виде, в каком оно дано в его документах. Сокращения должны быть единообразны на всем протяжении документа.

Форма Р.S. (от лат. post scriptum —  после написанного) в деловой  переписке не употребляется.

Определение грамматического  рода аббревиатур. Род буквенных аббревиатур определяется по главному слову исходного словосочетания (ВВЦ — существительное мужского рода: в словосочетании «Всероссийский Выставочный центр» главное слово «центр»). Буквенные аббревиатуры не склоняются!

Род звуковых аббревиатур  раньше рекомендовалось устанавливать  так же, но сейчас он чаще определяется по аналогии (аббревиатуры, оканчивающиеся на согласный, похожи на слова мужского рода, оканчивающиеся на о — на слова среднего рода: решение ВАК, роно закрыла).

Установление рода аббревиатур  происходит постепенно, по мере их внедрения  в широкий оборот, через стадию колебаний в роде.

Грамматика (морфология)

К области морфологии относятся  правила изменения и грамматической сочетаемости слов. Специфические проблемы;. могут быть связаны и с использованием служебных частей речи (союзов, предлогов и др.).

Использование предлогов. Русский язык предоставляет говорящему и пишущему широкий выбор причинных предлогов: ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря. На каком основании следует предпочесть один из них? Подсказкой должны стать оттенки значений, которыми обладают эти предлоги:

• ввиду — чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду, предстоящего проведения конференции;

• вследствие — чаще о совершившемся факте: прошу предоставить мне отпуск вследствие болезни;

• благодаря — чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: мы справились с задачей благодаря деятельной помощи работников министерства.

Предлоги обычно управляют  существительным в одном определенном падеже.

НЕЛЬЗЯ говорить, например: согласно нижеприведенного перечня, согласно вашего запроса. НАДО: согласно нижеприведенному перечню, согласно вашему запросу (существительное в дательном падеже!).

Выбор падежа существительного (предложное управление) при синонимичных словах.

Идентичный чему-либо — сходный с чем-либо — близкий  чему-либо

Обращать внимание на что-либо — уделять внимание чем  либо

Опираться на что-либо — базироваться на чем-либо

Основываться  на чем-либо — обосновывать чем-либо

Отзыв о чем-либо — рецензия на что-либо (аннотация  и, что-либо, аннотация чего-либо)

Отчитаться в  чем-либо — сделать отчет о  чем-либо.

Превосходство над  чем-либо — преимущество перед чем-либо.

Препятствовать  чему-либо — тормозить что-либо.

Различать что-либо и что-либо — отличать что-либо от чего-либо

Уплатить за что-либо — оплатить что-либо.

Склонение сложных составных слов. Развитие языка не останавливается ни на миг. Он гибок и изменчив, поскольку иначе утратил бы роль главного средства человеческого общения. Особенно быстро и непосредственно реагирует на все происходящее, в жизни людей лексика — словарный состав языка. Любое новое явление в области политики, науки, искусства, быта, моды и другой должно обрести имя. Так возникают новые слова. Некоторые из них вскоре забываются, другие остаются в языке надолго.

Один из путей образования  новых слов — сложение. Соединяться  могут основы с использованием соединительных гласных, иногда также с участием суффиксов (сельское + хозяйство сельскохозяйственный), части основ (туристическая + + база = турбаза), начальные буквы слов (Всероссийский выставочный центр = ВВЦ). Возможно и сложение целых слов. Это особенно часто происходит, когда существует потребность в составном наименовании нового объекта, соединяющего в себе признаки двух предметов. Так возникли в разное время широко употребительные сегодня слова плащ-палатка, вагон-ресторан, диван-кровать и др.

Употребление таких терминов сопряжено с определенными трудностями. Во-первых, в каждом конкретном случае следует определить, как состоящее из двух частей слово: надо ли изменять по падежам обе части или только одну. Например, какой вариант предпочесть: сообщить генералу- лейтенанту или сообщить генерал-лейтенанту

Во-вторых, бывает непросто в ы б р а т ь ф о р м у с к а- з у е м о г о или о п р е д е л е н и я при подлежащем, выраженном составным наименованием. Слова, вошедшие в состав нового термина, могут относиться к разным грамматическим родам. Как правильно: новый плащ-палатка или новая плащ-палатка?

Эти вопросы нельзя отнести  к числу окончательно-решенных. Речь идет об относительно новых словах. Традиция их употребления только формируется, поэтому возникают неизбежные разночтения.

Столкнувшись с трудностями  при использовании сложносоставных  наименований, нужно избрать определенную последовательность действий:

1) установить, сколько частей  слова склоняется;

2) если склоняются обе  части, определить грамматический  род по первому слову (платье-костюм — у меня нет платья- костюма — у нее появилось новое платье-костюм);

3) если склоняется только  вторая часть, грамматический  род определяется по второму  слову (кафе-мороженое открыто).

Однако эти рекомендации нельзя назвать исчерпывающими. Далеко не всегда мы в состоянии с уверенностью сказать, части слова склоняются. Наиболее верный способ ответить на этот вопрос — обратиться к словарю. Правда, толковый словарь. русского языка может помочь не во всех случаях. Как уже сказано выше, большая часть этих слов возникла относительно недавно и не успела попасть в словари. Другие отмечены словарем, но им не посвящены отдельные статьи, содержащие грамматическую информацию. Так, слово диван-кровать приведено в «Словаре русского языка С.И. Ожегова» (изд. 14) в статье «диван», слово летчик-космонавт — в статье «летчик»; при этом, информация о склонении отсутствует. Полезным, может оказаться «Словарь трудностей русского языка» Д.Э. Розенталя и: М.А. Теленковой. В нем слова, склонение которых вызывает, затруднения, приводятся в форме как именительного, так и родительного падежа; при необходимости указывается также грамматический род: генерал-майор, генерал-майора», «кресло-кровать,. кресла-кровати, ср.»

Но как быть, когда под  рукой нет необходимого словаря? Что делать, если слово относится  к числу недавних новообразований  или является узкоспециальным и  потому не зафиксировано общедоступными словарями? В этом случае автор пособия  «Г1рактическая стилистика русского языка» Д.Э. Розенталь рекомендует  руководствоваться прежде всего  смыслом термина. Чтобы решить вопрос о склонении и грамматическом роде, надо установить, какое из двух слов, вошедших в состав наименования, оказывается ведущим, т.е. концентрирует  в себе основное содержание понятия: ведущим является то слово,

которое выражает более широкое  понятие или конкретно обозначает предмет, например: Кафе-столовая отремонтирована (столовая — более широкое понятие) Кресло-кровать стояло в угу (мыслится один из видов кресел, вторая часть выступает в роли.

Отмечается также, что  чаще всего ведущее слово стоит  на первом месте и обе части  термина склоняются. Если же, напротив, ведущим является второе слово («Роман-газета»  — издание, публикующее романы), то склоняется только вторая часть: Пpoчитать в «Роман газете».

Аналогично предлагает решать вопрос о склонении и роде сложносоставных  слов К.С. Горбачевич — автор пособия  «Нормы современного русского литературного  языка». Он различает составные и  слитные слова. Сами названия указывают  на разницу между типами двойных  терминов:

• в с о став н ы х сложных словах каждый элемент несет самостоятельную информацию, причем вторая часть воспринимается как определение к первой: телефон-автомат (автоматический телефон);

• с л и т н ы е сложные слова обозначают единое, фактически нерасчленимое понятие; основная смысловая нагрузка падает на вторую часть: дизель-мотор (дизельный мотор).

Особо подчеркивается, что  наименования лиц по профессии, должности, чину, званию (премьер-министр, генерал-полковник и др.), а также специальные термины (эхо-импульс, грамм-масса и др.) обычно представляют собой слитные сложные слова.

В соответствии со смыслом  определяются грамматическими характеристики слов:

• в с о ста в н ы х сложных склоняются обе части и грамматический род соответствует первой (в кресле-кровати- ср. р., встреча-банкет состоялась);

• в с л и т н ы х сложных склоняется только вторая часть и по ней устанавливается род.(спросить у шеф-повара, дивизионная штаб-квартира).

Важно помнить о том, что  перечисленные правила не имеют  абсолютного характера. Они рассчитаны на человека, обладающего языковым чутьем, способного самостоятельно анализировать  смысл и определять грамматические свойства слова. Живая речевая практика порой противоречит языковой теории. В непринужденной устной речи проявляется  тенденция к склонению только второй части составного наименования (в вагон -ресторане, на диван-кровати и т.п.). Подобные колебания могут с течением времени повлиять на грамматические характеристики слова. Однако в современной официально-деловой речи, которая в целом строго нормирована, эти варианты могут не учитываться. Автор и редактор текста документа должны ориентироваться не на речевую стихию, а на литературную языковую норму.

Склонение числительных. В большинстве случаев количественное числительное согласуется с существительным в падеже (кроме именительного и винительного):

Недостает четырех  книг, изложить на двухстах страницах.

В творительном падеже возможны параллельные варианты с числительными, в состав которых входит элемент  «сто»:

С двумястами рублями  — с двумястами рублей.

Во втором случае числительное управляет существительным. Слово  «тысяча» чаще всего управляет существительным: расходы, исчисляемые тремястами тысячами рублей.

В составных числительных склоняются все части:

Серия пособий  с двумя тысячами четырьмястами  семьюдесятью пятью чертежами 

Груз весом  в тысячу пятьсот тонн но: в тысяча девятьсот тридцатом году

При подготовке текста, рассчитанного  на произнесение в официальной обстановке, надо давать словесную расшифровку  цифровых обозначений:

На завод было доставлено до 850т (восьмисот пятидесяти тонн) металлолома.