Основные положения нотариального делопроизводства

Форма и содержание реестра устанавливается Министерство юстиции Республики Казахстан (статья 50 Закона Республики Казахстан «О нотариате»).

Инструкция Министерства юстиции (ред. от 10.08.2005) «Инструкция по нотариальному делопроизводству в Республике Казахстан» от 16.07.1998 N 83 указано, что нотариальные реестры должны быть прошнурованы, листы их пронумерованы и скреплены печатью и подписью, в государственных нотариальных конторах - работником территориального органа юстиции, в реестре нотариуса, занимающегося частной практикой - нотариальной палатой.

Такие требования к оформлению реестровых книг призваны обеспечить невозможность замены в них отдельных листов.

Также Инструкция гласит, что: «каждый нотариус имеет свой индивидуальный реестр для регистрации нотариальных действий, которому присваивается самостоятельный индекс».

Реестровой книге, в которой производится первая запись с начала нового календарного года, присваивается номер 1.

После того как реестровая книга под номером 1 будет полностью заполнена, нотариус заводит новую реестровую книгу и присваивает ей уже номер 2 и т.д. до конца года.

При этом оставлять недописанными страницы или часть их в реестрах нельзя. В последней за календарный год реестровой книге, если она окажется не до конца заполненной, нотариус обязан прочеркнуть оставшиеся незаполненными строчки после последней записи и все последующие страницы.

Регистрировать нотариальные действия, совершаемые уже в новом календарном году, в этой реестровой книге не допускается.

На нотариально удостоверенном документе проставляется индекс реестра и номер, соответствующий порядковому номеру в реестре (например, 1-1, 1-2, 1-3). Номер индекса каждого реестра сохраняется без изменения в течение года.

Нотариальное действие записывается нотариусом в реестр после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписан нотариусом. [6, c.182]

Подчистки в реестре не допускаются, а поправки должны быть оговорены подписью и печатью нотариуса. Записи карандашом в реестре не допускаются. В случае выявления ошибки при нумерации нотариальных действий, составляется справка за подписью нотариуса и подшивается в конце реестра.

В общий реестр регистрации нотариальных действий записываются все действия, совершаемые нотариусами (приложение А).

Для всех нотариусов Республики Казахстан установлен единообразный порядок заполнения реестров для регистрации нотариальных действий и реестров для регистрации запрещений отчуждения имущества.

Реестровая книга состоит из 7 граф, которые заполняются следующим образом:

- в графе 1 - указывается порядковый  номер зарегистрированного нотариального  действия;

- в графе 2 - указывается порядковый  номер и дата совершения нотариального  действия;

- в графе 3 - указывается фамилия, имя, отчество и место жительства  граждан или их представителей (родителей, опекунов, попечителей), наименование  юридических лиц и место их  нахождения, для которых совершено  нотариальное действие. Если один  из участников сделки действует  по доверенности, дополнительно  указывается фамилия, имя, отчество  доверителя, номер и дата выдачи  доверенности. В этой же графе  указывается фамилия, имя, отчество  и место жительства граждан, подписавшихся  за лиц, не могущих самостоятельно  подписаться, а также переводчиков. В тех случаях, когда экземпляр  нотариально оформленного документа (например, договор, завещание и другие) остается в делах государственной  нотариальной конторы или у  частного нотариуса, адреса сторон  не указываются;

- в графе 4 - указываются реквизиты  удостоверения личности или паспорта  граждан, обратившихся за совершением  нотариального действия (серия, номер, дата выдачи паспорта, данные  о том, кем он выдан, либо название  иного документа, по которому  установлена личность каждого  обратившегося, и основные данные  этого документа); дата рождения  обратившегося указывается в  тех случаях, когда для совершения  нотариального действия необходимо  проверить его дееспособность. В этой же графе указываются реквизиты документов, на основании которых проверена правоспособность юридических лиц;

- в графе 5 - при свидетельствовании  верности копии документа указывается  число экземпляров копий, количество  страниц, наименование документа, фамилия  и инициалы лица, на имя которого  выдан документ, наименование органа, выдавшего документ. При удостоверении  сделок в этой графе указывается  только вид сделки, например: "завещание", "договор купли-продажи", а также  записываются сведения о выданных  свидетельствах, например: "свидетельство  о праве собственности", "свидетельство  о праве на наследство". При  удостоверении доверенности указывается  вид доверенности. При одновременной  выдаче нескольких исполнительных  надписей на документах единообразной  формы, указывается лишь их общее  количество со ссылкой на оставляемый  в нотариальной конторе список  должников, для взыскания задолженности. Так, в отношении нотариальных  действий, после совершения которых в архиве нотариуса остаются экземпляры изготовленных нотариальных документов, достаточно указать лишь названия этих документов, например, «завещание» или «договор дарения» и т.д. Если же после совершения нотариального действия экземпляр изготовленного нотариального документа у нотариуса не остается, в этой графе необходимо подробно изложить основные данные такого документа;

- в графе 6 указывается сумма  взысканной госпошлины государственным  нотариусом или сумма, оплаченная  частному нотариусу за совершение  нотариальных действий, при взыскании  суммы по платежному поручению  указывается номер и дата его  выдачи. В случае освобождения  гражданина от уплаты госпошлины  или от уплаты суммы частному  нотариусу, указывается "от уплаты  освобожден на основании..." (указывается основание освобождения);

- в графе 7 - подпись лица, обратившегося  за совершением нотариального  действия. [17]

Запрещения, налагаемые нотариусами на отчуждение недвижимости по извещениям банков, предприятий, организаций по выдаче ссуд, записываются в специальный реестр запрещений, который состоит из 9 граф (приложение Б).

При заполнении граф 1-9 реестра для регистрации запрещения отчуждения имущества нотариус руководствуется указаниями по заполнению граф 1-6 реестра для регистрации нотариальных действий:

- в графе 1 - номер нотариального  действия;

- в графе 2 - наименование юридического  лица, выдавшего ссуду (банка, организаций  и т. д). Дата извещения. Наименование органа, наложившего арест. Дата определения (постановления) об аресте и др.;

- в графе 3 - дата получения извещения  или определения (постановления) об  аресте. Дата удостоверения договора  о залоге и др.;

- в графе 4 - дата наложения запрещения;

- в графе 5 - фамилия, имя, отчество  лица, получившего ссуду или заложившего  имущество, на которое наложен  арест. Местонахождение имущества;

- в графе 6 - дата направления  сообщения в регистрирующий орган; в графе 7 - дата и номер извещения  о погашении ссуды. Дата прекращения  договора о залоге. Дата постановления  о снятии ареста;

- в графе 8 - дата направления  сообщения регистрирующему органу  о снятии запрещения;

- в графе 9 - размер взысканной  государственной пошлины (оплаты  по тарифу) или отметка об освобождении  от оплаты. [17]

Порядковые номера, под которыми нотариальные действия регистрируются в реестре, присваиваются от № 1 с начала календарного года в нарастающей последовательности до конца календарного года.

Номер, под которым нотариальное действие зарегистрировано в реестре, обязательно воспроизводится в изготовленном нотариусом документе - нотариальном свидетельстве либо в удостоверительной надписи на сделке или свидетельствуемом документе.

При этом в нотариальном документе указывается и номер реестра (реестровой книги), например, так: «зарегистрировано в реестре под № 4-1492», где «4» обозначает номер реестровой книги, а «1492» - порядковый номер нотариального действия.

Записи в реестре регистрации нотариальных действий могут производить как сами нотариусы, так и их помощники, консультанты, секретари и другие сотрудники нотариальной конторы.

Записи должны быть аккуратные и разборчивые, а исправления сделаны так, чтобы было возможно прочитать первоначальный текст. Незаполненные строки в реестре должны быть прочеркнуты.

Всякое исправление должно быть оговорено и подписано лично нотариусом.

Если в реестре пропущены номера или разные нотариальные действия записаны под одним и тем же номером, нотариус также сам производит в реестре соответствующую запись и скрепляет ее своей подписью. [29, c.54]

Кроме того, нотариус составляет акт и приобщает его к реестру, в котором допущены ошибки в нумерации нотариальных действий. Подчистки и записи карандашом в реестрах не допускаются. Регистрация в реестре - завершающий этап совершения нотариального действия. Именно при регистрации оплачивается совершаемое нотариальное действие. Согласно ст. 40 Закона РК «О нотариате» действие признается совершенным после уплаты государственной пошлины или суммы согласно тарифу. [2]

По письменным заявлениям лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве уголовными или гражданскими делами, а также по требованию арбитражного суда в связи с находящимися в его разрешении спорами нотариусы обязаны выдавать выписки из реестра.

Выписку из реестра может истребовать от нотариуса, занимающегося частной практикой, и нотариальная палата. Выписка должна воспроизводить полный текст, содержащийся во всех графах реестровой книги. При выдаче выписки из реестра лицу, от имени или по поручению которого совершалось нотариальное действие, нотариус свидетельствует верность ее путем совершения удостоверительной надписи. [29, c.66]

Таким образом, институт нотариата осуществляет свою обязанность по обеспечению охраны и защиты имущественных и иных прав граждан. В своей деятельности нотариус выполняет ряд важнейших операций: удостоверяет сделки, фиксируя их в документарной письменной форме, проводит правовую экспертизу всех условий и последствий сделки, дает гарантии, которые никакой другой юридический институт не дает.

Нотариус придает гражданско-правовым отношениям стабильный, бесконфликтный и легитимный характер. Для граждан обеспечивает доступность в получении государственной правовой помощи. Как известно, нотариат не является административным барьером, препоной, лишней инстанцией для экономики и бизнеса - здесь он выступает правореализационным и правообеспечительным механизмом.