Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

 Основополагающую роль  в решении проблем ДОУ должен  сыграть Закон о документации  Российской Федерации. Закон позволит  нормативно закрепить общие принципы  и наиболее существенные положения  документационного обеспечения, в  том числе, обязательность документирования  деятельности всех организаций, формы и способы документирования, электронное документирование, обмен  документированной информацией  удовлетворения потребностей в  документации субъектов права, мер  ответственности за нарушения. Закон  должен стать основополагающей  нормативной базой, которая не  только решит многие спорные  вопросы электронного документооборота  и электронного архива, но и  в определенной степени определит  направления и дальнейшие перспективы  развития автоматизации ДОУ. Принятие  закона о документации является  настоятельно необходимой задачей  ближайшего будущего.

 Исключительно важной  представляется также разработка  государственных правовых актов, устанавливающих нормы (стандарты, правила) ведения делопроизводства, документации и меры ответственности  за их нарушение.

 Прежде всего это разработанный ВНИИДАД проект Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). ГСДОУ представляет собой один из основополагающих федеральных актов, содержащий комплекс требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией – информационному менеджменту.

 Базовые положения  ГСДОУ в сфере автоматизации  документирования, документооборота, информационно-поисковых систем (ИПС), хранения, использования, внедрения  автоматизированных информационных  технологий на основе использования  российских и международных классификаторов  информации, в определенных условиях, позволят совместить применяемые  в разных ведомствах аппаратно-программные  средства документирования и  обработки документной информации, будут способствовать информатизации  организаций, территорий, отраслей.

 Важнейшим из условий  активного использования ГСДОУ  является придание ей возможно  более высокого юридического  статуса с одновременным возложением  ответственности за ее применение  на один из федеральных исполнительных  органов, в данном случае на  Росархив и его подведомственные организации.

 Решению технологических  задач документирования способствует  разработанный ВНИИДАД и утвержденный  Госстандартом Российской Федерации  ГОСТ 6.30-97 «УСД. Система ОРД. Требования  к оформлению документов».

 Стандарт, предъявляя  требования к унификации элементов  оформления документации, в значительной  степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов  как традиционного, так и автоматизированного  документирования, хранения и передачи  документированной информации.

 Исключительно важное значение имеет также последующая разработка и ведение (обновление) общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации, в т.ч. форм управленческой документации на уровне ведомств, предприятий и организаций.

 Все более возрастающее  значение в последнее время  приобретают также задачи организации  упорядочения и регламентации  государственного и ведомственного  хранения документации на нетрадиционных  носителях, которые до сих пор  решаются на эмпирическом уровне  в отдельных учреждениях и практически не регламентируются общегосударственными нормами.

 По-прежнему важной  задачей остается сопряжение  аппаратно-программной среды, редакторских  программных и других средств  документирования и обработки  документной информации.

 Согласование и сопряжение  этих систем и документов должны  стать предметом самого пристального  государственного внимания, так  как существенно влияют на  возможности и эффективность  автоматизированного ДОУ.

 Нерешенность, в частности, вопросов электронного юридического  атрибутирования документов препятствует организации электронного документирования, документооборота, хранения и защиты информации от несанкционированного доступа.

 Нельзя обойти вниманием  проблему электронных, а вернее  машиночитаемых документов.

 Специфика машиночитаемых  данных состоит в том, что мы  не можем их воспринимать в  том физическом виде, в каком  они хранятся на носителе. Электронные  документы очень сильно зависят  от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Только пройдя через ряд предусмотренных  процедур, данные предстают в  понятном пользователю виде. Отсюда  и терминологические разногласия, наблюдаемые как в среде ученых, так и в среде специалистов  и практиков.

 В одном случае под  электронным документом понимается  машинный носитель информации, в  другом – отдельный файл на  этом носителе, в третьем –  распечатка на бумаге, в четвертом  – некая «матрица в памяти  компьютера». Во многих случаях  за документ принимается изображение  на экране, в том числе полученное  по электронной почте, из Интернета  и других сетей. Не следует  упускать из виду, что в рассматриваемом  термине имеет значение не  только первое слово «Электронный», но и «документ». Понятие документа  уже достаточно определено и, несмотря на варианты, имеет ряд  общих обязательных составляющих: закрепление информации на носителе, возможность сохранения и передачи  во времени и на расстояние, возможность служить доказательством.

 Поэтому, прежде чем  заниматься технико-технологическими  проблемами электронных документов, следует решить терминологические  проблемы, проблемы правового характера по отношению к машиночитаемым документом.

 Следующий шаг –  стандартизация и унификация  новых информационных технологий. И все это требует серьезной  научной проработки, специальной  постановки научной темы в  общегосударственном масштабе, как  это сделано в странах ЕС, других  развитых государствах.

 С проблемой электронного  документа тесно связана проблема  электронного документооборота, автоматизации  ДОУ.

 В настоящее время  различными фирмами разработано  и внедрено большое число автоматизированных  систем управления документацией (АСУД), характеризующихся специфическими  подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации. К сожалению, в этих разработках отсутствует унифицированная терминология. Продукция фирм разработчиков носит такие названия как: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации делопроизводства и документооборота, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, электронный архив и т.п. Разнообразие в названиях разработанных и разрабатываемых систем говорит лишь о том, что сегодня эта область информационного рынка еще не оформилась в качестве самостоятельно сегмента, и в ряде случаев продукты АСУД появляются как сопутствующие разработки или побочный продукт при решении других более сложных задач.

 Тем не менее, число  АСУД растет достаточно быстро. Примерно 30-40 компаний регулярно  участвуют в конференциях DOCFLOW и  предлагают свои разработки потребителям. Это, конечно самые крупные разработчики, задающие уровень технико-технологических  решений. Известно также, что многие  АСУД разрабатываются индивидуально  для внутреннего использования  и на рынок не выставляются.

Принципы разработки и критерии выбора АСУД

 Попытаемся рассмотреть  основные тенденции в разработках  АСУД.

 Прежде всего отметим, что для создания полноценного продукта важен именно системный подход, который позволяет после внедрения АСУД говорить о комплексном решении задачи документационного обеспечения управления в организации.

 Вторая характеристика  системы – специализированная  это система или система общего  назначения? То есть, разработана  ли система специально для  ДОУ или же наряду с другими  назначениями она может быть  приспособлена для выполнения (или  попутно выполняет) задачи ДОУ?

 В третьих, важное значение для потребителя имеет стоимость системы и масштаб организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. При выборе потребителями необходимой системы прежде всего следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД.

 На наш взгляд, можно  выделить такие категории потребителей:

 сложные иерархические  структуры;

 территориальные органы  управления;

 коммерческие и некоммерческие  организации среднего и низшего  уровня.

 Вышеприведенная систематизация  носит условный характер, однако  она в основном поглощает основные  типы потребителей АСУД. Для каждой  из названых групп потребителей  существует целый ряд предложений. Например, для министерств и ведомств предназначаются разработки компаний «Электронные офисные системы», «Весть», «Анкей», «Ланит» и др., для второй категории потребителей наиболее известны разработки кампании «Гранит-Центр», НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории организаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм «Интертраст», «АйТи», «Оптима», «Центринвестсофт» и др.

Требования к системе управления документации

 Можно сформулировать  определенные требования к современной  системе управления документации  в организации.

 Прежде всего, АСУД  должна выполнять все задачи  документационного обеспечения  управления в полном объеме: подготовку  документов, их регистрацию, контроль за исполнением, поиск документов, их хранение и справочную работу по массиву документов.

 Система должна быть  построена на единых методологических  принципах, программно-технических  и технологических решениях и  в рамках действующих организационно-правовых  условий в виде отечественного  законодательства, государственных  стандартов, инструкций и требований.

 АСУД должна обеспечить  интегрирование накопленного информационного  ресурса и реализовывать принцип  однократного ввода информации и ее многократного использования как подокументно, так и фактически. Система также должна помогать администраторам выбирать маршруты движения документации внутри организации, обеспечивая необходимую степень защиты информации от несанкционированного доступа.

 АСУД в современных  условиях должна быть способна  к расширению по определенным  компонентам (количество технических  устройств и технологий, объем  информации, количество пользователей) и уметь адаптироваться в разумных  пределах к меняющимся требованиям  пользователей24.

Изменение системы национальных стандартов в сфере документационного обеспечения управления как фактор интеграции России в мировое сообщество

 Россия интенсивно  проходит путь интеграции в  мировое сообщество, и в этой  связи все острее встает проблема  установления единых требований (стандартов), в том числе в  сферах информационных технологий  и документационного обеспечения  управления.

 Создание международного  стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation. Records management» («Информация и документация – Управление документами»), разработанного подкомитетом № 11 «Управление архивами (документами)», действующим в структуре технического комитета № 46 «Информация и документация» Международной организации по стандартизации (ИСО – ISO, International Organization for Standardization), явилось одним из ключевых решений в условиях глобализации мировых экономических отношений.

 Международный стандарт ISO 15489-1:2001 состоит из двух частей: «Part 1:General» (Общие принципы) и «Part 2: Guidelines» (Практическое руководство). Во второй части стандарта освещаются процедуры управления документами организации в соответствии с принципами, стандартизированными в первой части ISO 15489-1:2001. Этот документ фактически является техническим отчетом, который, согласно правилам ИСО, относится к информационным документам и не имеет статуса стандарта; цель его разработки – предложить одну из возможных методологий внедрения систем управления документами, созданную в организации на базе принципов первой части ISO 15489-1:2001. Данная методология основана на австралийском опыте работы (впрочем, и сам стандарт изначально был создан на основе австралийских стандартов и лишь в процессе обсуждения в комитете ИСО приобрел универсальный характер, объединив в себе передовой опыт других стран). Вместе с тем следует отметить, что при обсуждении второй части ISO 15489-1:2001 выдвигались предложения заложить в технический отчет несколько вариантов методологий внедрения систем управления документами и тем самым снять противоречия, связанные с национальными особенностями ведения документации и управления документами. Но ввиду сложности и разновариантности этих методологий было принято решение привести в техническом отчете лишь одну версию и отнести работу по выработке необходимой методологии к сфере деятельности национальных органов по стандартизации, управлению документами и архивами.

 Поэтому в большинстве  развитых стран мира при разработке  национального стандарта пристальное  внимание уделяется первой части ISO 15489-1:2001, вторая используется как  вспомогательный (уточняющий ряд  положений первой части) документ.

 Назначение и структура  ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007