Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта

 Во Франции, в соответствии  с законом от 03 января 1979 года, функции  органа управления архивным делом, курирующего делопроизводство, выполняет  Дирекция архивов Франции (Direction des Archives de France).

 В Риме Центральный  государственный архив (Archivio Centrale dello Stato) обеспечивает сохранность документов, созданных центральными административными органами итальянского правительства, управляет иерархией государственных архивных органов во всей Италии, устанавливает правила управления документами в стране.

Нормативное регулирование электронного документооборота и управления документацией

 Функциональные требования  к системам электронного документооборота (СЭД), при правильном их использовании, являются мощным рычагом государственного  управления в области информационно-коммуникационных  технологий. В России документа, регламентирующего СЭД, пока нет. Но, опираясь, на зарубежный опыт, можно предположить, на что будут  ориентироваться отечественные  стандарты7.

Чего ждать России?

 В России пока не  существует документа, регламентирующего  требования к СЭД, хотя планы  его разработки существуют уже  давно и работа ведется сразу  несколькими организациями. Учитывая, как в последнее время обострились  проблемы взаимодействия между  уже существующими системами, ждать  появления государственных требований  к СЭД нам осталось недолго.

 В каком-то смысле  России проще, поскольку можно  опереться на опыт существующих  зарубежных разработок. Может быть, стоит начать с принятия всего  лишь одного, но строго обязательного  требования о том, чтобы все  новые СЭД, закупаемые государственными  организациями, были способны экспортировать  документы и их метаданные  в установленном стандартном  формате, – это позволило бы  решить главную проблему передачи  документов из одной системы  в другую. О том, что может быть  прописано в будущих требованиях, можно судить по уже принятым  стандартам в США и Европе.

Понятие документооборота, организации работы с документами. Особенности электронного документооборота

 Вследствие того, что  документооборот отражает систему  управления, позволяя ее наглядно  увидеть, анализ документооборота  крайне важен для совершенствования  работы управленческого аппарата.

 При этом, проводя анализ  документооборота, в качестве объекта  исследования можно рассматривать  отдельный документ, документопоток, документационный технологический  процесс. Однако основополагающим  объектом исследования и совершенствования  можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

 В каждой организации  можно выделить следующие потоки  документов8:

 поток входящей документации, состоящий из поступающих в  организацию документов;

 потоки внутренней  документации, состоящие из документов, созданных в организации и  не предназначенных к выходу  за ее пределы;

 поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных  для отправки в другие организации.

 Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

 содержанием или функциональной  принадлежностью;

 структурой;

 режимом или цикличностью;

 направлением;

 объемом.

 Управление информационными  потоками или документопотоками  организации основано на понятии  документооборота.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления9.

 Следует отметить, что  в этом определении упор делается  на словах движение документов, то есть их пути из одного  подразделения или от одного  сотрудника к другому. При этом  порядок движения документа предопределен  принятым управленческим процессом  в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть10.

 Говоря о порядке  движения документов, можно выделить  несколько этапов документооборота:

 прием и первичная (экспедиционная) обработка поступающих  в организацию документов;

 предварительное рассмотрение  документов службой ДОУ;

 регистрация документов;

 организация движения  документов внутри организации (информационно-справочная  работа, доведение документов до  исполнителей, контроль за их исполнением, а также прохождение согласования и подписания проектов документов);

 обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

 Каждый из вышеуказанных  этапов заслуживает отдельного  рассмотрения и может быть  выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

 Несмотря на вторичность  порядка движения документов  по отношению к целям и задачам  организации, документооборот рекомендуется  нормировать и регулировать. Так, например, в ГСДОУ предлагается  закреплять порядок прохождения  документов внутри организации  в специальных графических оперограммах и маршрутно-технологических картах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

 Документооборот представляет  собой главное организационное  направление деятельности службы  делопроизводства и технологии  документационных процессов, поэтому  занимает место узлового звена  любой системы делопроизводства.

 Эффективность управленческой  деятельности зависит от того, как организована работа с  документами: насколько быстро и  качественно обрабатываются и  передаются документы, как контролируется  их исполнение, как обеспечивают  сохранность необходимых для  последующей деятельности предприятия  документов и уничтожают документы, выполнившие свои функции.

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия11.

 В ГСДОУ синонимом  термина «организация работы  с документами» являлось «управление  документацией». В международном  стандарте ИСО 15489 «Информация и  документация – Управление документами», разработанном гораздо позднее, использован термин управление  документами. В управлении документами  ИСО 15489 включает контроль не только  за использованием, движением и  хранением документов, но и за  их созданием и получением.

 На формирование технологий  работы с документами в конкретных  организациях влияет множество  факторов, таких, как направление  деятельности, организационная структура, территориальное размещение, объем  документооборота и т.д.

 Использование компьютерных  технологий в офисной деятельности  привело к тому, что практически  всегда документы создаются вначале  в электронном виде.

Электронный документ – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме12.

 Иную формулировку  этого термина содержит национальный  стандарт из серии «Информационная  технология» – ГОСТ Р 52292-2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», основанный на международных терминологических стандартах в области информационных технологий, электронного обмена данными и обработки информации в распределенных системах: «Электронный документ – это форма преставления документа в виде множества взаимосвязанных реализаций в электронной среде и соответствующих им взаимосвязанных реализаций в цифровой среде». Здесь под реализацией электронного документа подразумевают отдельный элемент множества, представляющего электронный документ, который существует или может существовать в электронной или цифровой среде13.

Электронный документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления в электронно-цифровой форме. При этом работа с документами возможна в двух вариантах. При первом варианте проект документа создают в электронном виде, затем его распечатывают на принтере, и дальнейший его жизненный цикл проходит в бумажном виде. Второй вариант – прохождение всего жизненного цикла исключительно в электронном виде.

 Достижения последних  лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно  недорогих компьютеров и принтеров  позволили успешно использовать  персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и  среднего бизнеса не обходится  без компьютера в офисе организации.

 Автоматизация документационного обеспечения управления позволяет:

 в области подготовки  и оформления документов –  унифицировать формы документов;

 повысить качество  и оперативность подготовки документов;

 в области организации  документооборота и исполнения  документов – исключить дублирование  работы при вводе информации  о документе и тем самым  упростить регистрацию;

 унифицировать маршруты  движения документов, ускорить прохождение  документов;

 повысить оперативность  и качество работы исполнителей  с документами;

 уменьшить вероятность  потери документа при перемещении  его в организации;

 получать достоверную  и актуальную информацию о  создаваемых и полученных на  исполнение документах структурными  подразделениями и отдельными  работниками;

 в области организации  контроля исполнения документов  – 

 оперативно получать  информацию о состоянии исполнения  и местонахождении любого документа  и проекта документа;

 контролировать исполнение  документов отдельными работниками, структурными подразделениями и  организацией в целом;

 в области организации  хранения документов и информационно-справочной  работы –

 создать централизованное  хранилище документов в электронном  виде, организовать различный доступ  сотрудников к информационному  массиву в соответствии с их  трудовыми функциями;

 обеспечить оперативный  поиск отдельных документов, а  также делать подборки документов  по тематическому или иному  признаку.

 Раньше работа с  документами требовала времени  и больших трудозатрат в связи  с необходимостью перепечатывать  вручную весь документ даже  при внесении самых незначительных  изменений. Компьютером вызваны  фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают  работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать  электронные архивы документов, обеспечивают движение документов  внутри и вне организации, их  регистрацию и контроль.

Особенности нормативного регулирования электронного документооборота в странах Европейского союза

 Проблемы правового регулирования электронного документооборота как внутри суверенных государств, так и на международной арене приобретают в настоящее время все большую актуальность в связи с внедрением эффективных информационно-компьютерных технологий практически во все сферы общественно-производственной деятельности (от взаимодействия населения с органами государственной власти, поддержки финансовых и товарных рынков до сферы услуг, розничной торговли, образования и досуга). Например, широкое распространение получают автоматизированные информационные системы (АИС) электронных межбанковских и коммунальных платежей, заказов и покупки товаров, обмена электронными документами (договорами, финансовыми отчетами, налоговыми декларациями и др.)14.

 Начиная с середины 90-х годов обеспечение юридически  значимого электронного документооборота  в АИС осуществляется, в частности, на основе применения в качестве  реквизита электронных документов так называемых электронных подписей как средства удостоверения подлинности (авторства), аутентичности и целостности электронных документов.

 На сегодня в мировой  практике исторически сложились  три основные модели правового  регулирования в сфере электронного  документооборота и электронных  подписей.

Первая модель принята в США. Правительство США предоставляет право гражданам и юридическим лицам самостоятельно регулировать внутренние процессы в сфере электронной коммерции. Данная модель основана на принципах «бизнес-выбора», концепции свободы заключения контракта и использования при этом любой конкретной информационно-компьютерной технологии. Выбор любой технологии подписи электронных документов сторон, участвующих в сделке, признается законным. Стороны сами могут решить – использовать или не использовать электронные подписи, причем они не обязаны обращаться к третьей, независимой стороне, удостоверяющей соответствующие сертификаты ключей подписей.

Вторая модель принята в Европейском Союзе. Базовый принцип соответствующей Директивы15 об электронной подписи – система лицензирования не должна быть обязательной. Каждая страна-член Евросоюза может создавать структуры, регулирующие процесс добровольного лицензирования, для того, чтобы сформировать у клиентов или потенциальных деловых партнеров авторитет и доверие к организации, предоставляющей услуги в сфере применения электронных подписей. Правительства должны обеспечить функционирование соответствующей системы надзора за деятельностью поставщиков услуг по сертификации, которые созданы на территории этой страны и осуществляют выдачу квалификационных сертификатов населению.