Организация работы в архиве

Коллежскому асессору А.Д. Почаинову в 1720 г. была поручена разработка и описание дипломатических дел  и документов, хранившихся в Москве и Петербурге, он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России, получивший штаты (6 сотрудников), печать и собственного руководителя (асессора П. Курбатова), - Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым было заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающий на государственное хранение архивные фонды юридических и физических лиц — фондообразователей.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления.

Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами  и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости». Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г. был категорически запрещен.

В течение XVIII — XIX в.в. росло  количество исторических архивов, велся  поиск наилучшей схемы их систематизации — архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались.

Закон «Учреждение губернских правлении» 1845 г. впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Архивное дело в советское время и до современности

 

Коммунистическая партия и Советское правительство уделяли  пристальное внимание развитию и совершенствованию архивного дела в Советской России. В своей деятельности они руководствовались указанием В.И. Ленина о том, что нельзя отбрасывать ценные достижение прошлого, а напротив, необходимо усвоить и переработать все ценное.¹⁴

Попытка спроектировать государственную систему архивного дела была поддержана правительством только в XX в. В апреле 1918 г. был создан Центральный Комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров был принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся проектов и предложений был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела Одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ был создан правительственный орган — Главное управление архивным делом.

Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного  дела в России, был вскоре дополнен другими законодательными актами и  практическими мероприятиями. Так, все ранее существовавшие исторические архивы получили от органов власти охраняемые помещения. В 1919 г. декретами правительства были созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организации, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, в том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях.¹⁵

17 сентября 1920 г. - Постановлением  коллегии Главного управления  архивным делом Наркомата просвещения  РСФСР был образован «для хранения важнейших документов РСФСР, а также наиболее ценных исторических материалов предшествующих режимов» Государственный архив РСФСР, состоявший из четырех отделений:

1 - древлехранилище, содержащее  материалы по внешней и внутренней  политике России до XVIII в. включительно;

2 - хранилище государственных  документов новой русской истории  (XIX в. - 1 марта 1917 г.);

3 - хранилище документов  истории революции и общественного  движения (до 1 марта 1917 г.);

4 - архив пролетарской  революции, содержащий документы после 1 марта 1917 г.

4-ое отделение получило  специальное название «Архив  Октябрьской революции» и делилось  в соответствии с постановлением  на отделы: 1 - политический с подотделами  внутренней и внешней политики, 2 - документы по истории РКП(б), 3 - письма, дневники, воспоминания заметки и т.п., 4 - экономико-статистические документы, 5 - печать, 6 - иллюстративный отдел.

21 сентября 1920 г. - Постановление  Совнаркома РСФСР о создании  «Комиссии для собирания и  изучения материалов по истории Октябрьской революции и истории Российской коммунистической партии». По соглашению с Главным управлением архивным делом, отдел АОР по истории РКП(б) стал практически хранилищем документов, собираемых комиссией по истории партии. Положение об Архиве Октябрьской революции определяло состав его материалов. В архив должны были передаваться документы всех возникших и уже ликвидированных за время революции государственных учреждений, общественных объединений и организаций, архивы контрреволюционных правительств, политических партий, учреждений Временного правительства.¹⁶ Таким образом, в число источников комплектования архива вошли как российские, так и союзные учреждения и организации. Кроме того, архиву предоставлялись права Комиссии по истории партии в деле сбора партийных документов. Оговаривалось и пополнение АОР печатными изданиями и кинофотоматериалами путем передачи архиву Центральной Российской книжной палатой и Центральной и областными фото-, кино-секциями обязательных экземпляров печатных и иллюстративных материалов, относящихся к его профилю.

24 ноября 1921 г. - Постановлением  Президиума ВЦИК Главное управление  архивным делом из ведения  Наркомата просвещения РСФСР  переходит в ведение ВЦИК и  переименовывается в Центральный  архив РСФСР (Центрархив).

3 февраля 1925 г. - Утверждение коллегией Центрархива РСФСР нового положения об организации единого государственного архивного фонда (ЕГАФ), в соответствии с которыми все материалы ЕГАФ делились на дореволюционные (исторические архивы) и пореволюционные (архивы Октябрьской революции). Датой размежевания был определен февраль-март 1917 г. Кроме того, архивные материалы подразделялись на документы центрального и местного происхождения. АОР стал практически центральным архивом Октябрьской революции. В состав АОР на правах «Отдела падения старого режима» был включен «Новоромановский архив», находившийся во 2-ом отделении Государственного архива РСФСР и содержавший документы по истории Дома Романовых.

1925 г. - из Архива Октябрьской  революции выделился в качестве  самостоятельного Архив Красной армии.

1926 г. - На базе иллюстративного  отдела АОР был создан центральный  кино-фото-архив.¹⁷

1935 г. - Положение о  Центральном архиве Октябрьской  революции, окончательно определившее  профиль архива как хранилища  документальных материалов высших органов государственной власти и управления и центральных органов государственного управления советского периода, приему в архив подлежали как документы учреждений союзного уровня, так и учреждений РСФСР. Кроме того, в архиве продолжали храниться фонды Временного правительства и контрреволюционных правительств периода Гражданской войны и иностранной военной интервенции. Положением архив был признан самостоятельным научно-исследовательским учреждением и при его директора в качестве совещательного органа создан Научный совет.

В соответствии с Положением архив имел следующую структуру:

-отделы хранения центральных  правительственных органов СССР  и РСФСР;

- народного хозяйства;

- культуры и быта;

-дооктябрьских фондов и фондов «контрреволюционных правительств;

- книгохранилище, отдел  газет, плакатов и листовок.¹⁸

1938 г. - Произошла новая  реорганизация управления архивным  делом, в соответствии с которой  сеть государственных архивов  была передана Народному комиссариату  внутренних дел СССР, а Центральное архивное управление было преобразовано в Главное архивное управление (ГАУ) НКВД СССР. Переходит в ведение ГАУ НКВД СССР и ЦАОР, который переименовывается при этом в Центральный государственный архив Октябрьской революции (ЦГАОР).

Постановлением СНК  СССР от 29 марта 1941 г. было утверждено «Положение о Государственном архивном фонде Союза ССР и сети центральных государственных архивов СССР». В соответствии с новым положением ЦГАОР был переименован в Центральный государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства (ЦГАОРСС).

1960 г. - После ликвидации  МВД СССР и передачи Главного  архивного управления в непосредственное  подчинение Совету Министров  СССР в ЦГАОРСС были переданы  документы упраздненного НКВД-МВД  СССР и подведомственных ему организаций за 1934 -1960 гг. включительно.

Материалы союзного ведомства  внутренних дел поступили на государственное  хранение впервые.

28 июля 1961 г. - Постановление  Совета Министров СССР об утверждении  положения о Главном архивном  управлении при Совете Министров СССР и сети центральных государственных архивов СССР, в которой значились два вновь созданных архива: Центральный государственный архив Октябрьской революции, высших органов государственной власти и органов государственного управления СССР (ЦГАОР СССР) и Центральный государственный архив народного хозяйства (ЦГАНХ СССР). Оба архива были созданы на базе реорганизованного ЦГАОРСС. Во вновь созданный ЦГАНХ были переданы из ЦГАОРСС фонды экономического характера. В ЦГАОР СССР после реорганизации остались фонды высших органов власти и управления СССР, центральных органов управления в сфере труда, здравоохранения, образования, печати, информации, внутренних дел, юстиции, государственного контроля, органов суда, прокуратуры, арбитража СССР, а также фонды ряда общественных организаций. Были включены в состав ЦГАОР СССР и фонды ликвидированного Центрального государственного исторического архива в г. Москве (ЦГИАМ).

1989-1991 гг. - Активный прием  документов в связи с ликвидацией  всей системы государственных учреждений СССР.

28 апреля 1992 г. - Распоряжение  правительства Российской Федерации  о создании Государственного  архива Российской Федерации  (ГА РФ) на базе Центрального  государственного архива Октябрьской  революции, высших органов государственной  власти и органов государственного управления (ЦГАОР СССР) и Центрального государственного архива РСФСР (ЦГА РСФСР).¹⁹

Во вновь созданном  архиве на 1 января 1993 г. хранилось 3.150 фондов и 4. 947.881 ед. хр.

18 июня 1993 г. - Утверждено  Государственной архивной службой России Положение о Государственном архиве Российской Федерации.

1994-1999 гг. - Проведена разборка, формирование, описание, систематизация  документов Верховного Совета  РФ, пострадавших во время события  сентября-октября 1993 г.

1995-2002 гг. - Подготовка и проведение историко-документальных и историко-художественных вставок с привлечением музейных экспонатов крупнейших хранилищ России.

17 апреля 1998 г. - Приказ  Федеральной архивной службы  России «О реструктуризации сети  организаций, обслуживающих государственные архивы», в соответствии с которым Научная библиотека государственных федеральных архивов присоединена к ГА РФ.²⁰

Указом Президента Российской Федерации «О системе и структуре  федеральных органов исполнительной власти» от 09.03.04 г. Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство.

 

 

 

 

 

Глава 2. Организация  учета документов в архиве.

 

Определение количества и состава документов Архивного  фонда Российской Федерации и  других архивных документов в архиве в установленных единицах учета  и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

Архив осуществляет государственный  учет архивных документов. Состав и  порядок ведения документов государственного учета архивных документов, в том числе формы паспорта архива и паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.²¹

Учету подлежат:

• хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;
• документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

Учет производится путем  присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

Единица хранения архивных документов - учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение.

Единица учета архивных документов - единица измерения количества документов в архиве.

Архивный шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения её учета и идентификации) состоит из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.