Организация работы с технотронными архивами

Министерство образования и науки Российской Федерации

 

Федеральное государственное бюджетное образовательное

учреждение высшего профессионального образования

«Комсомольский-на-Амуре государственный

технический университет»

 

 

Гуманитарный факультет

Кафедра «История и архивоведение»

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Организация работы с технотронными архивами»

 

Форматы хранения электронных документов

 

 

Студент группы 1ДАб3ка-1 Р. Кярпите

 

Преподаватель А.В. Ахметова

 

 

 

 

 

 

2014

 

Содержание

 

Введение………………………………………………………………………	3
1 Проблемы хранения электронных  документов…………………………..	5
2 Понятие «формат электронного  документа»……………………………..	8
3 Форматы электронных документов, используемые в документационном обеспечении управления……………………………………………...	11
Заключение……………………………………………………………………	15
Список использованных источников и литературы……………………….	16

 

 

Введение

 

Актуальностью данной темы является то, что одной из важнейших проблем современного архивного дела является проблема организации хранения электронных документов. Несмотря на то, что эта проблема возникла не сегодня и до настоящего времени практически отсутствуют различные нормативные и методические документы, определяющие порядок хранения электронных документов.

В цифровой форме может быть представлена практически любая информация, которая может храниться в современных архивах. Но, тем не менее, сама по себе цифровая форма не является как таковой универсальной: звуковые, графические, видео, анимационные и текстовые источники могут храниться в совершенно разных форматах, зачастую напрямую зависящих от архивных учреждений.

Все цифровые источники относятся к классу машиночитаемых, то есть требующих использования промежуточной технологии, позволяющей получить доступ к самим данным. Именно технология обработки информации для её помещения в цифровую форму и технология доступа к данным определяет формат архива, принятый в том или ином архивном учреждении.

Исторически сложилось, что технологии обработки информации разрабатывались в различных странах, различными коллективами и с определенными целями. Выполнялись как централизованные коммерческие заказы, так и вводились форматы, созданные отдельными физическими лицами для своих собственных целей. В конечном итоге одним из основных вопросов взаимодействия международных архивных учреждений стал вопрос стандартизации всех форматов.

Интерес специалистов в области управления информацией и документацией к такому, на первый взгляд, техническому вопросу, как хранение электронных документов и выбор форматов хранения электронных документов, не случаен. От этого зависит как удобство работы над проектом документа, так и затраты на обеспечение его долговременной сохранности.

Данная тема, затронутая нами, подробно описывается в работах Ларина М.В. «Управление документацией и новые информационные технологии» [1], Тихонова В.И. «Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов» [2].

Целью данной работы является рассмотрение вопроса о хранении электронных документов.

Для выполнения цели необходимо выполнить следующие задачи:

1. Рассмотреть основные проблемы, связанные с хранением электронных документов.

2. Определить понятие «формат  электронного документа» и его  значение.

3. Рассмотреть основные форматы  электронных документов, часто используемых в документационном обеспечении управления.

 

1 Проблемы хранения электронных  документов

 

Электронный документооборот в России становится все более распространенным. Электронные документы уже активно использует многие предприятия и организации. В ближайшее время архивам придется принять тысячи, миллионы, и, даже возможно, миллиарды электронных документов. Хранить их нужно будет на протяжении многих лет, не нарушая при этом целостности, аутентичности, сохраняя информацию, которая может понадобиться в любое время. А это неизбежно вызовет массу проблем.

Сейчас существуют крупные государственные базы данных, которым установлен постоянный срок хранения, хотя никто не посчитал нужным образом объяснить государственным органам (владельцам этих баз), что и как они должны сохранить, какими способами будет обеспечиваться юридическая значимость сохраняемой информации и документов. Одновременно наблюдается стойкое нежелание заниматься проблемами электронного хранения документов на государственном уровне.

В организации долговременного и постоянного хранения электронных документов можно выделить две задачи. Первая - сохранить информационное содержание документов, чтобы обеспечить возможность их использования в деловой деятельности и в государственном управлении. При всей своей сложности задача понятна. Задача вторая - сохранить не только содержание, но и юридическую значимость документов, чтобы всегда можно было доказать их целостность и аутентичность. Здесь отечественный опыт пока невелик, поэтому часто приходится использовать зарубежный. Но и там далеко не все проблемы решены. Поэтому эту задачу можно рассматривать как более сложную из двух.

Работа с документами должна быть организована так, чтобы в любой момент существовала возможность доказать, что это надежная информация, которая не была искажена, изменена или как-либо испорчена с течением времени.

Сохранность электронных документов, как правило, обеспечивают несколько служб. Информационный отдел обычно организовывает хранение и оперативный доступ к информации, решает технические проблемы хранения. Департамент информационной безопасности видит свою основную задачу в обеспечении конфиденциальности, т.е. в ограничении доступа к информации. Наконец, архивную службу волнует обеспечение сохранности электронной информации в качестве юридически значимых документов [3].

Одной из основных проблем, которую необходимо решить при организации долговременного хранения электронных документов, является обеспечение их читаемости на протяжении всего жизненного цикла. Для этого необходимо сделать так, чтобы электронный документ можно было прочитать на той компьютерной системе или устройстве, на которой они первоначально были созданы, или где они в настоящее время хранятся, или которая в настоящее время используется для доступа к ним, а также, которая будет использована для хранения электронной документов в будущем.

Сохраненная на цифровом носителе информация может со временем стать нечитаемой. К этому может привести несколько причин. Воздействие плохих условий хранения приводит к физическому износу или порче носителей. Все виды носителей, используемые в настоящее время для хранения электронных документов, чувствительны к воздействию неблагоприятной окружающей среды, которые либо повреждают носитель, либо ускоряют процесс его «старения» и деградации.

Даже при использовании некоторых технологий записи информации порча данных возможна вследствие воздействия магнитных полей, пыли и загрязняющих окружающую среду веществ, в то время как другие виды носителей (оптические) менее подвержены влиянию внешних факторов и менее чувствительны к повреждениям, случающимся вне строго контролируемой среды хранения.

Моральное устаревание носителей и оборудования, которое происходит в том случае, когда устройство (например, лента или диск) физически несовместимо с имеющимся компьютерным оборудованием (например, приводом для чтения лент или дисков), и, следовательно, информация не может быть прочитана.

Устаревание форматов документов – электронные документы создаются и используются в различных форматах. Многие из них являются «закрытыми», либо недоступны их подробные описания, либо их использование затруднено вследствие прав интеллектуальной собственности. Это создает угрозу доступности информации при долговременном хранении и поэтому уже сейчас при передаче электронных документов на длительное хранение из широкого набора форматов, выбирается определенное число часто используемых стандартов.

При создании и использовании электронных документов организации и отдельные лица используют широкий набор пакетов программ. Для обеспечения сохранности документов чрезвычайно сложно сделать доступ к соответствующему программному обеспечению или поддерживать все эти пакеты в рабочем состоянии. Часть электронных документов может оказаться зависимой от программного обеспечения, соответственно, их можно будет использовать лишь в устаревших информационных системах.

Самой сложной проблемой при организации долговременного хранения электронных документов с ЭЦП является необходимость поддержания возможности в любой момент убедиться в подлинности ЭЦП.

Таким образом, нами перечислен далеко не полный перечень проблем, которые придется преодолевать в ближайшем будущем. Государство должно в срочном порядке создать электронное хранение документов на федеральном и региональном уровне, чтобы успеть подготовиться к тому моменту, когда придется в массовом порядке принимать на хранение электронные документы.

 

2 Понятие «формат электронного  документа»

 

Формат электронного документа – это, более точно, формат файла, в котором содержится текстовая и/или аудиовизуальная информация в закодированном виде. «Закодированный» не следует путать с понятием «зашифрованный». Шифрование относится к средствам скрытия информации, а кодирование – лишь преобразование информации из одной формы в другую.

Если проанализировать современные словари компьютерных технологий, то понятие «формат» многообразно и сложно. Для пользователя достаточно знать, что формат электронного документа – это некая определенная логика или алгоритм, следуя которым информация из машиночитаемой преобразуется в понятную для человека и наоборот. Форматы могут иметь разные виды, от простых и ограниченных по возможностям до сложных и способных нести множество функций, включая возможности создания верстки, сжатия и шифрования.

В области компьютерных технологий под термином «формат» понимается структура информационного объекта. Например, форматом файла называют способ организации элементов информации (битов, байтов) в файле, а формат электронного документа определяет способ расположения и представления данных в электронном документе.

Наиболее распространенными форматами содержательной части электронного документа считаются:

1) РDF, ТIFF, JPЕG - графический формат;

2) RТF, DОС - текстовый формат;

3) ХLS - табличный формат;

4) РРТ - презентации;

5) RAR, ZIР - архивированный формат.

По своему назначению форматы электронных документов можно разделить на те, которые можно просматривать и редактировать, а также те, которые можно только просматривать либо только редактировать. Так, например, формат PDF предназначен для просмотра документов, а DOC – как для просмотра, так и для изменения.

По назначению форматы электронных документов можно условно разделить на:

– форматы для просмотра документа;

– форматы для просмотра и изменения документа;

– форматы для изменения документа.

По возможности переноса форматы электронных документов бывают:

– переносимые межплатформенно;

– переносимые межпрограммно;

– специализированные.

Как правило, четкой границы между этими категориями не бывает. Форматы, переносимые между различными платформами, могут быть и переносимыми межпрограммно. Специализированные форматы применяются в узких задачах и используются, как правило, только приложениями одной фирмы и чаще всего являются закрытыми [4].

По доступности форматы могут быть открытыми и закрытыми. Закрытые форматы всегда являются собственностью конкретной организации, которая использует их как для того чтобы гарантировать потребителю качество продукта, так и для защиты от заимствования технологии конкурентами.

Открытый формат – общедоступная спецификация хранения цифровых данных, свободная от лицензионных ограничений при использовании. В частности, должна быть возможность включать поддержку открытых форматов как в свободное (открытое), так и в проприетарное (собственническое, несвободное) ПО, распространяемое по лицензиям, характерным для каждого из этих типов. Главная цель открытых форматов – гарантировать возможность доступа к данным в течение долгого времени без оглядки на лицензионные права и технические спецификации. Открытый формат электронного документа защищает потребителя не только при смене версий программы, но и дает возможность читать документы в условиях недоступности программы, при помощи которой был создан электронный документ [5].

Таким образом, открытые форматы они более удобные, т.к. позволяют работать с электронными документами даже в отсутствие программного обеспечения, использовавшегося для их создания.

 

3 Форматы электронных документов, используемые в документа-

   ционном обеспечении управления

 

Текстовые форматы используются для создания текстов документов и чаще всего создаются при помощи текстовых процессоров. Например: