Организация работы с технотронными архивами

1) .DOC – популярный формат электронного документа, предназначен для просмотра и изменения (редактирования) текста документа. Формат крайне удобен при одновременной работе над документом нескольких исполнителей.

2) .PDF – формат отображения документа в идентичном виде на любой операционной системе и в любом приложении. Популярен при составлении документов, презентационных материалов, рекламных буклетов и т. п. Ввиду того, что формат предназначен для просмотра документа и не позволяет вносить в него несанкционированно (либо незаметно) изменения, его использование в ДОУ крайне удобно. Следует отметить, что все стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) присылаются в Ростехрегулирование именно в формате PDF.

3) .RTF – предназначен для просмотра документов и их редактирования в различных версиях программных продуктов. Например, версиях Word for Windows. В ДОУ формат активно используется благодаря тому, что позволяет преобразовывать файлы без потери структуры и содержательной части документа и работать с ними в одной операционной системе, но в различных ее временных версиях [6].

Графические форматы хранят изображение (например, фотографию, рисунок) и делятся на два основных типа: векторные форматы, которые хранят изображение как набор геометрических фигур (DXF, EPS, CGM), и растровые форматы, которые хранят изображение как набор точек-пикселей (BMP, TIFF, GIF). Сохраненное изображение можно добавить к тексту документа и использовать его при оформлении презентации.

Форматы баз данных создаются при помощи систем управления базами данных (СУБД). Они состоят из полей и таблиц, содержащих отдельные элементы информации. Программа позволяет устанавливать связи между разрозненными элементами. Например, база данных о сотрудниках может содержать поля с фамилиями сотрудников, адресами и сведениями о выполняемой работе.

Файлы в формате электронных таблиц хранят в ячейках числа и взаимосвязи между этими числами. Так, одна ячейка может содержать формулу, которая суммирует данные двух других ячеек. Как и файлы баз данных, файлы электронных таблиц обычно имеют формат той программы, при помощи которой созданы. Этот формат удобен при учете рабочего времени и т. п.

Видео- и аудиоформаты содержат движущиеся изображения (цифровое видео, анимацию) и звуковые данные, которые чаше всего создаются и просматриваются при помощи соответствующих программ и хранятся в однопрограммном формате. Наиболее используемыми из них являются форматы QuickTime и MPEG. В ДОУ с их помощью можно протоколировать заседания, совещания и т.д.

ZIP – популярный формат сжатия  данных и архивации файлов. Файл  в этом формате обычно имеет  расширение zip. и хранит в сжатом  или несжатом виде один или несколько файлов, которые можно из него извлечь путем распаковки с помощью специальной программы [7].

Более подробно хочу остановиться на форматах разметки, которые содержат встроенные инструкции по отображению и понятности содержания файла.

Определять язык разметки текстов электронных документов можно на метаязыке SGML (Standard Generalized Markup Language). Изначально он был разработан для совместного использования машиночитаемых документов в больших правительственных и аэрокосмических проектах. Он широко использовался в печатной и издательской сфере, но его сложность затруднила его широкое распространения для повседневного использования.

SGML был утвержден Международной  организацией по стандартизации ISO в качестве международного стандарта ISO 8879:1986 «Information processing – Text and office systems – Standard Generalized Markup Language (SGML)» и используется в государственных органах многих стран мира.

От языка разметки текстов документов SGML произошли новые, более совершенные языки разметки HTML и XML.

HTML (Hypertext Markup Language – «язык разметки гипертекста») – это приложение SGML. Он используется для отображения почти всей информации в сети. Соответствует международному стандарту ISO 8879:1986 и является стандартным языком разметки документов во Всемирной паутине (www).

XML (Extensible Markup Language) – подмножество языка SGML. Получил популярность при управлении информацией и обмене ею, как относительно простой язык разметки текстов документов. XML – текстовый формат, предназначенный для хранения структурированных данных (взамен существующих файлов баз данных), для обмена информацией между программами, а также для создания на его основе более специализированных языков разметки, иногда называемых словарями [8].

В настоящее время производители программного обеспечения оперативно переключились на использование XML в своей продукции и, таким образом, реализуют идею стандартизации форматов документов на основе XML, по сути открытого формата электронных документов.

Формат XML принят органами стандартизации интернет-сообщества в лице консорциума World Wide Web (W3C), который разрабатывает и внедряет технологические стандарты для Всемирной паутины и организации UDDI (Universal Description, Discovery and Integration), развивающей стандарт Универсального описания, обнаружения и интеграции, предназначенного для определения, регистрации и обнаружения Web-служб, предлагаемых компаниями. Это спецификация, устанавливающаяся требования к распределенному информационному регистру Web-службы.

Таким образом, спектр форматов хранений электронных документов очень разнообразен. Но каждый из них имеет свои достоинства и недостатки при использовании в документационном обеспечении управления. Например, текстовые форматы удобны для проведения контекстного поиска по документам в базе данных, а графические форматы позволяют получить при сканировании изображение документа со всеми его внешними особенностями, хранить документы в том же виде, что и на бумаге, со всеми подписями и визами. В связи с этим архивные службы разрабатывают нормативные условия для архивного хранения электронных документов различных форматов, прежде всего, наиболее распространенных.

 

Заключение

 

В результате проведённой работы можно сделать ряд выводов.

В виду постоянного развития и усовершенствования компьютерных технологий и программного обеспечения невозможно гарантировать того, что через лет 10 электронные документы, а тем более, электронные документы с ЭЦП, сохраненные сегодня, смогут быть прочитанными посредством компьютеров и программ завтра. В связи с этим хранение документации в бумажном виде актуально в настоящее время.

Также нами рассмотрено, что электронный документ имеет разнообразие форматов, но ни один из форматов файлов электронных документов не может считаться универсальным для длительного архивного хранения, поскольку довольно быстро меняются техника, технологии и программное обеспечение. Поэтому необходимо своевременно обновлять программные обеспечения, использовать открытые форматы электронных документов, обеспечивать надёжную защиту, чтобы избежать проблем с дальнейшим воспроизведением документов.

Таким образом, с началом массового использования электронных документов в государственном управлении и хозяйственной деятельности, государственные электронные архивы рано или поздно будут созданы. Хотелось бы, чтобы это произошло пораньше, предотвратив тем самым расходование впоследствии многих миллионов рублей на спасение подлежащих длительному и постоянному хранению электронных документов.

 

Список использованных источников и литературы

 

1 Ларин, М. В. Управление документацией и новые информационные технологии / М. В. Ларин. - М. : Научная книга, 2001. - 137 с.

2 Тихонов, В. И. Сущностные характеристики, состав и классификация электронных документов / В. И. Тихонов // Делопроизводство. - 2009. - № 2. - С. 48-56.

3 Афанасьева, Л. П. Электронные документы в документообороте и архиве организации/ Л. П. Афанасьева // Секретарское дело. - 2009. - № 1. - С. 31.

4 Варламова, Л. Н. Форматы электронных документов, используемые в управлении документацией / Л. Н. Варламова, А. А. Яганова // Делопроизводство. - 2009. - № 3. - С. 92-93.

5 Гедрович, Ф. А. Цифровые документы: проблемы обеспечения сохранности / Ф. А. Гедрович // Вестник архивиста. - 2004. - № 1. - С. 120-122.

6 Бобылева, М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М. П. Бобылева // Секретарское дело. - 2008. - № 3.- С. 32-33.

7 Ларьков, Н. С. Документоведение / Н. С. Ларьков. - М. : Издательство АСТ, 2006. - 427 с.

8 Клименко, С. В. Электронные документы в корпоративных сетях / С. В. Клименко, И. В. Крохин, В. М. Кущ, Ю. Л. Лагутин. - М. : Анкей-Экотрендз, 2008. - 345 с.