Организация работы в архиве

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ 3

 

Глава 1. Становление основ работы архивов

1.1. История создания архивов 9

1.2. Архивное дело в  советское время и до современности 13

 

Глава 2. Организация учета документов в архиве 19

2.1. Единицы учета архивных документов 22

2.2. Система учетных документов архива 24

2.3. Учет поступления  и выбытия архивных документов 26

2.4. Планирование, отчетность и нормативная основа

деятельности архива                                                                                          29

 

Глава 3. Организация обеспечения сохранности документов в архиве 33

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 37

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 39

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

 

Архивоведение в нашей  стране оказалось на одном из самых  благоприятных этапов развития. Возникший  взрыв интереса общества и личности к своему прошлому, стремление к исторической и культурной самоидентификации регионов и другие процессы сделали, именно, архивоведение сегодня максимально востребованным.

Архивы - те незаменимые  вполне реальные нити, которые связывают  день сегодняшний с ушедшим. Хорошо организованные и правильно комплектуемые они - условие нашего "нового знания о прошлом", которое современная наука способна значительно обогатить и уточнить.

Архивы являются хранилищами  опыта цивилизации, накопленного на протяжении веков. Они делают этот опыт для всех и, в том числе обеспечивают базу исторических исследований.¹

Через доступ к архивной информации историки, краеведы получают возможность пролить свет на факты  прошлого и развить у молодого поколения интерес к истории и традициям стран и всего человечества.

Беречь и сохранить  для истории документальные богатства  нашей страны - важнейшая задача государственных и негосударственных  архивов, общественных организаций, граждан  России и, конечно, долг, и обязанность  Архивной службы России всех уровней.

Архивные документы  являются важнейшим источником достоверной  информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно  обращаются как отечественные, так  и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.

Сложнейшая жизнедеятельность  общества и государства, их кардинальные и сиюминутные потребности вызвали  к жизни максимально развитые системы государственной архивной службы: систему открытости, без которой современные общественно-экономические и общественно-политические системы не могли бы существовать, и не менее грандиозные структуры закрытых фондов. Когда они, в основном, пали, и общество, быть может, впервые в такой степени получило возможность увидеть и достаточно объективно переосмыслить свою недавнюю историю, архивоведение в нашей стране оказалось на одном из самых благоприятных этапов развития.²

Архивоведение в XX в., несомненно, стало самостоятельной, касающейся всех и каждого, сферой практической и научной деятельности, занимающей принципиально важное место в общественной жизни.

Архивы во всем мире считаются  главной составной частью национального  наследия каждой страны. Они стали основной составляющей частью культурного богатства, поскольку совершенно необходимы для формирования национального сознания и определения конкретных особенностей этих стран.

Для того чтобы обеспечить научное управление архивами, сохраняя их целостность и безопасность, чтобы они могли служить интересам граждан, общества и государства необходима система учета документов в архиве. Немаловажную роль здесь играет законодательство страны.

Архивное законодательство в известной мере отражает степень  развития и зрелости архивного дела страны, уровень его демократичности и законности, в то же время в нем отражается уровень законодательства всей страны в целом, со всеми присущими ему влияниями и ограничениями.

Выбранная тема «Организация работы в архиве» является, несомненно, актуальной, теоретически и практически значимой.

Цель работы – рассмотреть  особенности организации работы в архиве, учет документов и значимость архивов.

Задачи:

1. проследить историю становления архивного дела

2. охарактеризовать архивоведение как науку, рассказать о его теоретических и методологических основах;

2. рассмотреть архивоведение как целостную систему;

3. показать особенности организации и учета документов в архиве.

Открывшийся доступ к  мировым информационным ресурсам, переход на электронные документирование, хранение и передачу документов, т.е. переход на принципиально новые способы организации информации и доступа к ней, ставят перед архивоведением и другими научными дисциплинами, имеющими в качестве объекта исследования документ, принципиально новые научные и прикладные проблемы. Их решение требует осмысления богатого исторического опыта эволюции документа как носителя информации, развития архивоведения, смены носителей и технологий и формулирования соответствующих зависимостей.³

В исследовании, проведенном  Митяевым К.Г., рассмотрена система  классификации документов до 1917 г. в историческом развитии и проанализирована организация работы зарубежных архивов. Метод исследования, представления о системе и ее структуре, динамике системы, изложенные в работе Митяева К.Г., не претерпели сколько-нибудь существенных изменений в последующий период – конец 1950-х – начало 1960-х годов.

Из исследователей конца 1950-х годов  следует выделить Шобухова М.Н., который, развивая взгляды Митяева К.Г., подошел к пониманию необходимости усовершенствования работы архивов. Несомненной заслугой Шобухова М.Н. является разработка вертикальной иерархии системы описания документов и понимание этой системы как единого взаимосвязанного целого, которое дает возможность через отдельные свои части наиболее полно и всесторонне раскрыть содержание документов, начиная от отдельного документа, дела, фонда, архива и кончая архивным фондом всей страны⁴.

Теоретические и научно-методические основы работы архивов обоснованы в работах Автократова В.Н.⁵, Рудельсон К.И.⁶

Автократов В.Н. выдвинул положение о системе поисковых средств, ее эффективности в зависимости от полноты и качества информации хранящихся в архивах документов. Он считал, что уровень развития средств, улучшающих работу архивов, должен соответствовать интенсивности использования документов в интересах исторической науки. Развивая это положение, Рудельсон К.И. указывала, что информационная база архива должна быть максимально многоаспектной, то есть обеспечивать любые потенциальные потребности общества.

В конце 1980-х годов в работе Волковой И.В.⁷ по изучению новых тенденций и факторов в развитии системы архивов предложено включить в состав системы и учетные документы.

Большой вклад в изучение и развитие организации работы современного архива вносят работы Киселева И.Н.⁸,                                Лариной В.Г.⁹ По мнению Киселева И.Н., система информационного пространства по типовому составу в традиционном плане завершена и должна развиваться в сторону повышения качества подготовки традиционных и автоматизированных архивных справочников.

В своих работах Ларина В.Г. делает вывод, что в XXI веке классификация  документной информации является методом  его организации. Подтверждением тому служит разработанный ВНИИДАД в 2007 г. «Единый классификатор документной информации АФ РФ»¹⁰.

Также при написании работы была использована литература следующих авторов.

Алексеева Е.В. в учебнике «Архивоведение» очень четко  подмечает, что архивоведение как  комплексная научная дисциплина не существует изолированно. Что ее составными компонентами являются многие дисциплины. Это и археография и архивное право, архивный менеджмент, архивные технологии и др.

Афанасьева Л.П. отмечает, что архивное право можно рассматривать и как научную дисциплину, и как весь аспект законодательных актов по архивному делу, включая смежные законодательства и статьи отдельных законодательных актов, связанных с архивной сферой.

При написании данной работы были использованы книги, научные публикации. Необходимо выделить работы В.В. Цагтин, они посвящены описанию методологических основ архивоведения, а также учебное пособие Буровой инициалы ее, где архивоведение рассматривается как комплексная научная дисциплина. Также была использована  информация с сайтов Государственный Архив Российской Федерации (http://garf.narod.ru/index.htm) и Архивы России (http://www.rusarchives.ru/ branch/rosarchive/index.shtml).

Курсовая работа состоит из введения, двух глав и заключения. Первая глава «Становление основ работы архивов». Вторая глава «Организация учета документов в архиве» посвящена изучению единицы учета архивных документов, рассмотрению система учетных документов архива и учету поступления и выбытия архивных документов, а также планированию, отчетности о нормативной основе деятельности архива. Третья глава «Организация обеспечения сохранности документов в архиве».

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Становление основ работы архивов

 

1.1. История создания архивов

 

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия - документальный фонд и архивный фонд.

Если документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный Архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только пополняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение.¹¹

С появлением первых документов, известия о которых восходят к  Х в., появилась и задача сохранения этих документов, и ларник, должностное  лицо, ответственное за сохранность  документов и «скрепляющее», т.е. удостоверяющее их правдивость, может считаться  первым архивистом. Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями, т.е. собственно документами и книгами в ней не проведено.

С появлением системы  государственных учреждений — приказов, система хранения документов, их учета  и использования значительно  усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечатания письменные материалы - документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских.¹²

В 1836 г. была опубликована неполная рукопись 70-х годов XVI в. под  названием «Опись Царского архива», так как в подлиннике заголовок  и точная дата составления отсутствовали.

О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, поскольку генеральные описания стали проводиться после «освобождения Москвы от интервентов 1614—1615 гг. и после «Большого московского пожара» 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ был адресован 23 (но не всем) центральным учреждениям. В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности. Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам неизвестно. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.

16 июля 1712 г. — особая  дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании  из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив, как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах были развиты в 44-й главе «Генерального регламента», например впервые в мировой практике предусматривалась обязательная сдача учреждениями своих документов в архивы по истечении определенного срока. Для документов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность он устанавливался в три года. Тем самым создавались самостоятельные структурные подразделения - архивы, документы текущего делопроизводства был и отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность – архивариус.¹³