Организация рабочих мест работников СДОУ в войсковой части

- выполнять другую текущую  работу по строевой части;

- в отсутствие старшего  помощника начальника штаба по  строевой части знать и выполнять его обязанности.

Старший помощник начальника штаба по кадрам и строевой части  подчиняется начальнику штаба –  первому заместителю начальника школы и его прямым начальникам. [7, 31-33]

 

Старший помощник начальника штаба по кадрам и строевой части ОБЯЗАН:

- вести учет личного  состава воинской части в соответствии  с требованиями Инструкции о  порядке учета личного состава  ВС РБ, утвержденной приказом  МО РБ от 26.08.2005 г. № 014;

- разрабатывать и вести  документы, предусмотренные Постановлением  МО РБ от 26.11.2002 года № 49 «Об утверждении Инструкции по работе кадровых органов ВС РБ» и Положением о порядке прохождения военной службы, утвержденным Указом Президента РБ от 25.04.2005 года № 186;

- постоянно вести работу  по укомплектованию должностей  офицеров, прапорщиков, сержантов и солдат, проходящих военную службу по контракту;

- в целях повышения  укомплектованности воинской части   постоянным составом, постоянно  вести работу по замещению  вакантных должностей офицеров, прапорщиков, сержантов срочной  службы иными категориями военнослужащих и гражданским персоналом;

- систематически анализировать  и обобщать сведения о количественной  и качественной характеристике  укомплектованности должностей, подлежащих  замещению офицерским составом  и прапорщиками, вносить предложения о мерах по ее улучшению;

- осуществлять планирование, организацию и ведение работы  по аттестации офицеров и прапорщиков;

- изучать морально-деловые  качества офицеров, прапорщиков,  сержантов и солдат, проходящих  военную службу по контракту  и вносить свои предложения по их подбору и расстановке;

- принимать участие в  отборе и готовить материалы  на кандидатов для направления  на учебу в ВВУЗы;

- своевременно оформлять  материалы для заключения контрактов  о прохождении военной службы, а также на перемещение, присвоение воинских званий, представление к награждению и увольнение военнослужащих;

-  своевременно  производить записи об изменившихся  учетных данных на офицеров, прапорщиков,  сержантов и солдат, проходящих  военную службу по контракту,  в соответствующие учетные документы,  ведущиеся в штабе воинской  части, и представлять донесения  об изменениях в учетных данных в вышестоящие кадровые органы;

- вести личные  дела офицеров, прапорщиков, сержантов  и солдат, проходящих военную  службу по контракту и книги  алфавитного учета на указанные  категории военнослужащих;

- в случаях,  предусмотренных законодательством Республики Беларусь, истребовать от военнослужащих и гражданского персонала обязательства по соблюдению ограничений, установленных статьей  
17 Закона РБ от 20 июля 2006 г. «О борьбе с коррупцией» и декларации о доходах и имуществе;

- своевременно составлять и отправлять в вышестоящий штаб установленные донесения по личному составу;

-  ежемесячно  производить сверку данных учета  подразделений с данными учета  штаба воинской части и лично  сверять записи соответствующих  учетных документов;

-  не реже одного раза в квартал проверять во всех подразделениях части состояние учета личного состава и соответствие записей в военных билетах и служебных удостоверениях военнослужащих с фактическими учетными данными и результаты проверок заносить в журнал контроля;

- не реже  одного раза в квартал проводить  занятия по учету личного состава  и заполнению учетных документов  с лицами, ответственными за учет  личного состава в подразделениях  воинской части;

- готовить предложения  о распределении поступающего  пополнения по подразделениям;

- вести учет, оформление и выдачу воинских  перевозочных документов в строгом  соответствии с Постановлением  МО РБ от 29.08.2008 года № 69;

-  вести штат  части, своевременно вносить в  него изменения по директивам  вышестоящего штаба и доводить их до соответствующих командиров и начальников;

- разрабатывать  и представлять на утверждение  номенклатуру должностей, требующих  допуска к государственным секретам;

- готовить документы  на военнослужащих и гражданский  персонал для оформления на  них допусков к государственным секретам;

- в соответствии  с законодательством РБ оформлять  документы для приема на работу  и увольнения гражданского персонала;

- выполнять  другую текущую работу по кадрам  и строевой части.  
[7, 36]

Основными задачами службы ДОУ в войсковой части являются:

- прием, регистрация, отправка и хранение документов;

- представление должностным лицам воинской части поступивших документов, передача их для исполнения в соответствии с полученными указаниями, контроль за исполнением;

- оформление и ведение дел, журналов (книг) согласно номенклатуре;

- подготовка проектов приказов командира воинской части по строевой части (по решению командира воинской части);

- выдача исполнителям документов и дел для работы;

- контроль за соблюдением исполнителями правил обращения с документами, своевременным возвращением их в орган делопроизводства;

- отбор, подготовка и передача документов в архив, уничтожение документов в установленном порядке;

- постоянно  вести работу по укомплектованию  должностей офицеров, прапорщиков, сержантов и солдат, проходящих военную службу по контракту;

- осуществлять  планирование, организацию и ведение  работы по аттестации офицеров  и прапорщиков;

- своевременно  оформлять материалы для заключения  контрактов о прохождении военной  службы, а также на перемещение, присвоение воинских званий, представление к награждению и увольнение военнослужащих;

- заводить и  вести учет личного состава  военнослужащих срочной службы  и резервистов в соответствии  с требованиями Инструкции о  порядке учета личного состава ВС РБ, утвержденной приказом МО РБ от 26.08.2005 г. № 014 и Инструкцией о порядке применения в Вооруженных Силах Республики Беларусь и транспортных войсках Республики Беларусь Положения о порядке прохождения службы в резерве, утвержденной постановлением МО РБ от 14.07.2008 года № 58;

-  своевременно  производить записи об изменившихся  учетных данных на военнослужащих  срочной службы и резервистов  в соответствующие учетные документы,  ведущиеся в штабе воинской  части, а также в военные  билеты;

- вести личные дела гражданского персонала и личные карточки по форме Т-2;

- вести книги  временно отсутствующего личного  состава и временно прибывшего (убывшего) личного состава;

- оформлять  и выдавать отпускные билеты, командировочные удостоверения,  предписания;

О назначении ответственных  за ведение делопроизводства в структурных  подразделениях издается приказ командира  воинской части.[7, 40]

 

2.4. Анализ структуры и учет документооборота

 

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

-входящие (поступающее в организацию) документы;

- исходящее  (оправляющие из организации);

- внутренние (созданные  в учреждении и не выходящие  за его пределы) документы.

Организация документооборота в воинской части должна соответствовать  следующим требованиям:

прием, регистрация, отправка и хранение документов;

оперативность прохождения документов;

исключение  лишних инстанций прохождения и  действий с документами;

соблюдение  порядка прохождения и обработки  документов основных категорий в  соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой в органе делопроизводства, которую утверждает командир воинской части;

совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов при применении средств автоматизации делопроизводства.

Основными направлениями  совершенствования документооборота являются сокращение его объема и применение новой технологии обработки документов.

Объем документооборота – количество документов, полученных (входящие) и созданных (внутренние, исходящие) в воинской части за определенный период времени.

За единицу  учета принимается один документ (копии не учитываются). Каждый документ учитывается один раз. Приложения к  документу учитываются вместе с  ним как один документ.

Итоговые данные подсчета представляются в виде сведений об объеме документооборота.

Основными методами сокращения объема документооборота являются:

- унификация  управленческих документов;

- повышение  качества документируемых решений  должностных лиц. Текст документа,  отражающий управленческое действие, поручение или решение, должен содержать только необходимую информацию, суть рассматриваемого вопроса, реальные и обоснованные сроки исполнения;

- применение практики бездокументного решения вопросов, что предполагает исключение подготовки документа на бумажном носителе и использование телефонной связи, личной договоренности на двух уровнях:

при запросе  информации (запрос и ответ передаются устно);

при ответе на инициативный документ (в данном случае на инициативном документе оформляется отметка  о его исполнении и направлении  в дело, в которой указывается, каким образом решен вопрос, поставленный в инициативном документе;

- использование  современных информационных технологий  для подготовки, передачи и обработки  информации;

- уменьшение физического объема документов. [8, 50]

Динамика документооборота характеризуется по следующим признакам:

изменение общего объема входящих и исходящих документов за несколько лет;

изменение соотношения  отдельных составных частей документооборота (например, рост или уменьшение доли исходящих и распорядительных документов) за несколько лет;

изменение общего объема документооборота и его составных  частей за год (полугодие, месяц, неделю).

В воинской части анализ состояния документооборота должен проводиться и рассматриваться  на служебных совещаниях ежеквартально.

В органе военного управления анализ состояния документооборота должен проводиться ежемесячно. Сведения об объеме документооборота по установленной  форме и его анализ, в том  числе и за подчиненные воинские части, два раза в год (к 10-му числу  месяца, следующего за отчетным полугодием) представляются в управление делами Министра обороны Республики Беларусь и организационное управление Генерального штаба Вооруженных Сил для обобщения и подготовки доклада начальнику Генерального штаба Вооруженных Сил.

Сведения об объеме документооборота используются для установления структуры и  штатной численности органа делопроизводства, выбора технологии работы с документами и средств автоматизации делопроизводства, определения степени загруженности органа делопроизводства и отдельных его специалистов.[9, 22]

 

 

 

 

 

Глава 3. Организация рабочего места работников службы ДОУ в войсковой части

3.1. Организация рабочего места делопроизводителя

 

Рабочая зона – пространство на стационарном рабочем месте в горизонтальной или вертикальной плоскостях, в которых работник, не перемещаясь, может выполнять работу. Различают нормальную и максимальную рабочую зону.

Основное требование, предъявляемое к рациональной планировке рабочего места, – обеспечить экономию времени на поиск средств и предметов труда и сокращение физических усилий работника. Для этого необходимо соблюдать следующие правила:

на рабочей  поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

рабочий кабинет  разделяется на две зоны: рабочая  и прием посетителей, разделяется она стойкой, за неё могут войти только командир, начальник штаба и непосредственно сам работник;

для хранения архива обычно отводят отдельный кабинет, если такой возможности нет, то архив  хранится непосредственно в кабинете делопроизводителя, там же хранятся и отработанные документы, которые передает на хранение ответственный исполнитель штаба.

Большую часть  рабочего времени делопроизводитель работает сидя, а это утомляет, поэтому он должен иметь возможность удобно вытянуть ноги, свободно вставать, менять позу для письма, чтения

Кресло для  работы делопроизводителя должно по размерам соответствовать рабочему столу. Лучше всего использовать вертящееся кресло делопроизводителю быстро переключаться от работы с документами к посетителями, т.е. будет отвечать практическим задачам работы делопроизводителя.