Организация рабочих мест работников СДОУ в войсковой части

К контрольным функциям относят:

контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы);

контроль за сроками исполнения документов;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив;

организация контроля за работой с документами в  структурных подразделениях;

обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

обеспечение хранения дел и оперативного использования  документной информации. 

Методические  функции, выполняемые службой ДОУ, включают:

разработку  номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации;

проведение  экспертизы научной и практической ценности документов;

проведение  совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции  делопроизводственной службы. [3,160]

 

1.3. Права  и ответственности службы ДОУ

 

Служба ДОУ  имеет право:

Принимать меры и осуществлять контроль за сокращением  избыточной информации в организации  и подведомственной системе (для  организаций, имеющих подведомственную систему);

Контролировать  и требовать от руководителей  структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами  в организации;

Запрашивать от структурных подразделений и  организаций сведения, необходимые  для работы службы ДОУ;

Проводить проверку организации документационного обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

Привлекать  в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

Возвращать  исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных  требований;

Совместно с  ВЦ определять задачи документационного  обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

Подписывать и  визировать документы в пределах своей компетенции;

Разрабатывать положение о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;

Вносить предложения  руководству организации о применении административных мер во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

Участвовать в  обсуждении руководством организации  вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования  форм и методов работы с ними;

Вносить на рассмотрение руководства представления о  назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении  и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ  несёт ответственность за:

Обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

Выполнение  указаний и поручений руководства  и соблюдение необходимых условий  труда работников службы ДОУ. [2,45] 

 

1.4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ СЛУЖБЫ ДОУ С ДРУГИМИ СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

 

Со структурными подразделениями организации — по вопросам документационного обеспечения управления;

С юридической  службой — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

Со службами кадров, труда и заработной платы  и с соответствующими научно–исследовательскими  организациями — по вопросам подбора и расстановки кадров службы ДОУ и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

Со службами хозяйственного обслуживания — по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями; бытового обслуживания работников службы ДОУ;

С вычислительным центром — по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств ВТ, оперативной обработки информации и соблюдению требований нормативно–методических документов. [1,236].

Вывод: Службой документационного обеспечения управления является организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации, которая необходима для осуществления функций являются главными задачами данной службы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 2. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ВОЙСКОВОЙ ЧАСТИ

2.1. Служба ДОУ организации (состав, разделение обязанностей)

В воинской части  к службе документационного обеспечения  управления относится несекретное делопроизводство и строевая часть (ответственный исполнитель штаба и  старший помощник начальника штаба по кадрам и строевой части).

Ответственность за состояние делопроизводства в  воинской части возлагается на командира  воинской части.

Командир воинской части должен:

определять порядок работы с документами в соответствии с требованиями;

обеспечивать необходимые условия работы специалистам органа делопроизводства, выделять для этого соответствующие служебные помещения, материальные и денежные средства;

Непосредственная организация  делопроизводства в воинской части возлагается на начальника штаба, а там, где данная воинская должность в штате не предусмотрена, – на одного из заместителей командира воинской части (далее – начальник штаба).

Начальник штаба должен:

руководить делопроизводством в воинской части и осуществлять контроль за работой специалистов органа делопроизводства;

организовывать и систематически проводить с соответствующими должностными лицами занятия;

своевременно доводить в  установленном порядке до военнослужащих и гражданского персонала воинской части (далее – гражданский персонал) поступающие документы в части касающейся и требовать от подчиненных своевременного их исполнения;

принимать меры по совершенствованию  делопроизводства, подбору специалистов, обеспечению журналами, книгами, бланками и штампами;

Административная  ответственность за сохранность  документов в воинской части возлагается на начальника штаба в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Должностные лица, работающие с документами, несут персональную ответственность за выполнение требований, изложенных в настоящей Инструкции, и должны:

не разглашать служебную информацию, содержащуюся в документах;

доводить содержание документов другим лицам и передавать их другим исполнителям с разрешения своего непосредственного начальника;

передавать документы  из одного структурного подразделения воинской части в другое только через специалиста органа делопроизводства и расписываться в соответствующих журналах регистрации с указанием даты. Допускается передача документов военнослужащим и гражданскому персоналу одной воинской части для временного пользования, за которые они расписываются в реестре. В данном случае исполнитель обязан получить документы обратно и расписаться в указанном реестре;

давать информацию о документах и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к данным документам, только с разрешения командира воинской части или начальника штаба;

немедленно сообщать своему непосредственному начальнику об утрате или недостаче документов, удостоверений, допусков, печатей и штампов, ключей от помещений, хранилищ, сейфов, в которых хранятся документы, о фактах обнаружения лишних и неучтенных документов;

при убытии из воинской части  в связи с освобождением от воинской должности (должности) (далее  – должность) (увольнение с военной  службы или работы; перевод к новому месту военной службы или работы), на лечение, в отпуск, служебную командировку на срок более 10 суток своевременно сдавать все числящиеся за ними документы специалисту органа делопроизводства по акту передачи-приема документов и дел;

своевременно сдавать  в орган делопроизводства документы, необходимость работы с которыми миновала;

предъявлять все числящиеся за ними документы специалистам органа делопроизводства, а также представителям режимно-секретного органа воинской части  по их требованию. [8, 24] 

Должностным лицам, работающим с документами, запрещается:

вести разговоры, связанные  с содержанием документов, в присутствии посторонних лиц;

обращаться куда-либо с  личными просьбами, изложенными  на бланках воинской части;

самовольно вывозить и  передавать за пределы Республики Беларусь документы, не подлежащие опубликованию в открытой печати;

изготавливать блокноты, записные книжки, тетради, бланки, не предусмотренные в настоящей Инструкции, с наименованием воинской части или должности ее командира;

использовать  изложенную в документах информацию в личных целях.

Ведение делопроизводства, контроль за соблюдением установленных  правил работы с документами, методическое руководство и обучение военнослужащих, гражданского персонала основам  делопроизводства, внедрение и применение современных информационных технологий в работе с документами возлагаются на начальника и специалистов органа делопроизводства. [8, 26]

 

 

 

 

С учетом изложенного  организационная структура отдела кадров войсковой части может  быть представлена в следующем виде

 

 

 

 

 

 

2.3. Обязанности и ответственность работников службы ДОУ

 

Ответственный исполнитель штаба подчиняется  старшему помощнику начальника штаба по кадрам и строевой части и его прямым начальникам.

Ответственный исполнитель штаба ОБЯЗАН:

- заводить и  вести учет личного состава  военнослужащих срочной службы  и резервистов в соответствии  с требованиями Инструкции о  порядке учета личного состава ВС РБ, утвержденной приказом МО РБ от 26.08.2005 г. № 014 и Инструкцией о порядке применения в Вооруженных Силах Республики Беларусь и транспортных войсках Республики Беларусь Положения о порядке прохождения службы в резерве, утвержденной постановлением МО РБ от 14.07.2008 года № 58;

-  своевременно  производить записи об изменившихся  учетных данных на военнослужащих  срочной службы и резервистов  в соответствующие учетные документы,  ведущиеся в штабе воинской  части, а также в военные  билеты;

- вести личные  дела гражданского персонала  и личные карточки по форме  Т-2;

- вести книги временно  отсутствующего личного состава  и временно прибывшего (убывшего) личного состава;

- своевременно составлять  и представлять на подпись  начальнику штаба – первому заместителю начальника школы проекты приказов начальника школы по строевой части и о назначении суточного наряда, а также суточную ведомость;

- не позднее следующего  дня после издания приказа  начальника школы по строевой  части сообщать командирам подразделений параграфы приказа в части касающейся;

- своевременно составлять  и отправлять в вышестоящий  штаб установленные донесения,  отчетные документы, списки, рапорты,  выписки из приказов начальника  школы и другие документы по  личному составу военнослужащих срочной службы, резервистов и гражданскому персоналу;

- оформлять и выдавать  отпускные билеты, командировочные  удостоверения, предписания;

- ежедневно производить  сверку движения личного состава  части с подразделениями школы,  медицинским пунктом № 3 и продовольственной службой;

- ежедневно  представлять  дежурному по городку № 3 сведения  о расходе личного состава  и выписку из приказа начальника  школы о назначении суточного  наряда;

- вносить в служебные  карточки военнослужащих, проходящих  военную службу по контракту, поощрения и взыскания из приказов начальников всех степеней;

- вести графики отпусков  военнослужащих и гражданского  персонала;

- контролировать сроки  нахождения в воинских званиях  солдат, сержантов срочной службы  и проходящих военную службу  по контракту, а также резервистов и представлять соответствующую информацию командирам подразделений и начальнику штаба школы;