Организация рабочих мест работников СДОУ в войсковой части

СОДЕРЖАНИЕ

Введение                                                                                                              3

 

Глава 1. Служба документационного  обеспечения управления              5

 

1.1. Цели и задачи службы ДОУ                                                                        6

1.2. Функции службы ДОУ                                                                                8

1.3. Права и ответственность службы ДОУ                                                    9

1.4. Взаимоотношения службы ДОУ с другими  
структурными подразделениями                                                                      11

 

Глава 2. Служба документационного  обеспечения управления

в войсковой части                                                                                   12

2.1. Служба ДОУ организации (состав, разделение обязанностей)             12

2.2. Обязанность  ответственность работников СДОУ                                  15

2.4. Анализ структуры и учет документооборота                                            20

 

Глава 3. Организация рабочего места  работников  
СДОУ в войсковой части                                                                     27                                                                                                    

3.1. Организация рабочего места делопроизводителя                                    27 
3.2. Организация рабочего места ответственного исполнителя штаба       28

3.3. Организация рабочего места СПНШ по кадрам и строевой части        31

3.4. Организация рабочего места командира                                                   32

 

Заключение                                                                                                       34

 

Список литературы                                                                                         37

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Весь процесс  управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых  она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением – службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

В пятом разделе Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. закреплено следующее: "Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Служба документационного  обеспечения управления (ДОУ), которая  может быть представлена на предприятии  как самостоятельным структурным  подразделением (канцелярия, общий  отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь-референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и в полном комплекте. В противном случае документы теряют свою значимость и не могут уже выполнять заранее предназначенную им роль, что порой очень усложняет работу того или иного предприятия. Система документационного обеспечения управления несовершенна ни на одном современном предприятии. В крупных организациях случаются сбои в делопроизводстве и документообороте, что уж говорить о малых предприятиях. Постоянно появляются какие-то новшества, которые с одной стороны может, и упрощают работу, но создают неудобства с их адаптацией. Этим обуславливается актуальность данной темы.

Документационное  обеспечение необходимо в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и содержания деятельности, компетенции и других факторов.

Работа с  документами требует специальных  знаний и навыков. Документы многообразны. Каждый вид документа – приказ, протокол, устав, письмо, справка и т.д. – имеет особенности оформления, и работа с ними должна быть организованна по определенным правилам.

Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние  на эффективность работы любого сотрудника.

Целью данной работы является изучить систему документационного  обеспечения войсковой части, разобраться в принципах и тонкостях документооборота.

Задачами работы являются:

1. Ознакомиться  с документационным обеспечением  управленческой деятельности.

2. Изучить документационное обеспечение войсковой части.

3. Определить как рабочее место влияет на работу командира и его подчиненных.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1. СЛУЖБА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ  УПРАВЛЕНИЯ

Документационное  обеспечение управления осуществляет служба Документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчинённого непосредственно руководителю организации.

В зависимости  от принадлежности к определённой группе организаций, создаются следующие службы документационного обеспечения:

в министерствах  и ведомствах — управления делами. В состав управления делами, как правило, включаются секретариат (приёмная, секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро), инспекция при министре (руководителе ведомства), канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учёта и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально–множительное бюро, телетайпная и др.), отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив;

на государственных  предприятиях (объединениях), в научно–исследовательских, проектных, конструкторских организациях и вычислительных центрах, высших учебных  заведениях и других организациях — отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются: подразделения по учёту и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, рассмотрению писем (жалоб), секретариат, экспедиция, машинописное бюро, копировально–множительное бюро, архив;

в ассоциациях  и концернах состав и структура  службы ДОУ определяется руководством организации;

в совместных предприятиях (организациях) — правлением;

в акционерных  обществах — учредительной конференцией;

в кооперативах — состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива;

в аппарате управления общественных организаций — общий отдел. В состав общего отдела включаются: секретариат, канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), машинописное бюро, копировально–множительное бюро, архив;

в организациях, не имеющих службы документационного  обеспечения управления, в структурных  подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Служба ДОУ  в своей деятельности руководствуется  законодательными и иными нормативно–правовыми актами органов государственной  власти и управления Республики Беларусь, распорядительными документами вышестоящих органов управления и самой организации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Национальной архивной службы Республики Беларусь и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами  с высшим или средним специальным  образованием соответствующего профиля. [6,311-313]

 

1.1. Цели  и задачи службы документационного  обеспечения управления

 

Основной целью  службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению  управления.

- Чёткое  организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами – все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории – секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов. Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям. [1, 39]

- Рациональная  организация рабочих мест и  обеспечение благоприятных условий  труда. Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих. От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье. 

- Должностные  инструкции. Рациональное разделение труда работников служб документации на предприятиях, в организациях и учреждениях определяется должностными инструкциями. Должностная инструкция – нормативный документ, утверждаемый руководителем учреждения или его подразделения, в котором определены обязанности, права, ответственность и взаимоотношения со смежными работниками. Должностная инструкция предусматривает равномерную загрузку работников служб документации в течении рабочего дня (месяца, года) при нормальной напряжённости труда на каждом рабочем месте, распределение между исполнителями работ по сложности их выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции бывают типовые, примерные и индивидуальные. Типовые должностные инструкции разрабатываются в целях унификации задач, обязанностей, прав и ответственности должностных лиц; они носят обязательный характер. Некоторые типовые должностные инструкции работников служб документации даны в соответствующих нормативных документах. Примерные должностные инструкции разрабатываются вышестоящими органами. К ним относят квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (общеотраслевые квалификационные характеристики). В него включено 17 секретарских должностей, а также должности заведующего секретариата и ассистента. Для секретаря – машинистки и секретаря стенографистки определены должностные обязанности, требования к знаниям и квалификационные требования. [4,89]

 

Исходя из целей, служба ДОУ решает следующие задачи:

- совершенствование форм и методов работы с документами;

- обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими нормами;

- сокращение документооборота, количества форм документов;

- разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники.[5, 416] 

 

1.2. Функции службы документационного обеспечения управления

 

В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.

К технологическим  функциям следует отнести:

осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки  входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

ведение информационно-справочной работы по документам организации;

машинописное  изготовление документов (набор текста на компьютере);

копирование, тиражирование  и оперативное размножение документов;

разработка  и проектирование бланков документов;

подготовка  документов к отправке. 

Среди организационных  функций службы ДОУ выделяется:

подготовка  к докладу руководству поступающих  документов;

организация своевременного рассмотрения документов руководством организации;

регулирование хода исполнения документов, прохождения  и исполнения документов в установленный  срок;

организация хранения документов в структурных подразделениях;

повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива;

организация рабочих  мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы;

организация делопроизводства по обращениям граждан;

разработка (совместно  с соответствующими структурными подразделениями  организации) мероприятий по совершенствованию  форм и методов работы с документами.