Организация документов в прелах архива

Сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации в негосударственных  организациях определяются в договоре между архивом и собственником или владельцем указанных документов.

Прием документов Архивного  фонда Российской Федерации от источников комплектования осуществляется государственным и муниципальным архивом, организацией Российской академии наук в соответствии с планом-графиком, который утверждается руководством архива по согласованию с источниками комплектования. Внеплановый прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, осуществляется в случае ликвидации источника комплектования или в случае угрозы сохранности архивных документов.

По просьбе источников комплектования и при наличии  свободных площадей государственный и муниципальный архив, организация Российской академии наук может осуществлять досрочный прием документов Архивного фонда Российской Федерации, а также временное хранение архивных документов на основе договора. Прием архивных документов на временное хранение оформляется также актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.

Архивные документы принимаются  в государственный и муниципальный архив, организацию Российской академии наук в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом и страховыми копиями на особо ценные документы и уникальные документы. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих указанные документы.

При приеме архивных документов проводятся проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния, а также  проверка страховых копий на особо ценные документы и уникальные документы и проверка комплектности учетных документов.

Документы Архивного фонда  Российской Федерации принимаются  в государственный и муниципальный архив, организацию Российской академии наук по утвержденным описям дел, документов; документы по личному составу - по согласованным описям дел, документов; архивные документы с не истекшими сроками временного хранения - по сдаточным описям.

Прием дел производится поединично; особо ценные дела принимаются с их полистной проверкой. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Источник комплектования принимает меры по розыску не поступивших на хранение архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их копиями.

Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.

При первом приеме архивных документов от источника комплектования принимается также историческая справка о нем и его фонде, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре источника комплектования (фондообразователя).

Прием архивных документов на временное хранение оформляется  актом приема-передачи документов на хранение и производится по сдаточной описи.

Документы от граждан поступают  в архив и включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации по договору дарения, по завещанию, по договору купли-продажи, по решению суда.

Прием указанных документов в архив осуществляется на основании  решения федерального государственного архива; уполномоченного органа исполнительной власти субъекта Российской Федерации в сфере архивного дела.

При отрицательном решении  вопроса о приеме или приобретении архивом указанных архивных документов, а также возврате по результатам экспертизы ценности их части из числа находившихся в архиве, составляется акт возврата документов в двух экземплярах. Один экземпляр акта остается в архиве, другой вместе с документами (их частью) возвращается собственнику или владельцу.

Аудиовизуальные документы  принимаются на хранение в следующем  комплекте: кинодокументы (фильмы, спецвыпуски) - негатив изображения, негатив фонограммы, магнитный оригинал фонограммы, позитивная копия, магнитная фонограмма шумов и музыки, промежуточный позитив изображения, установочные ролики и паспорта для цветных кинодокументов (в исключительных случаях принимается неполный комплект); фотодокументы - негатив, контрольный фотоотпечаток; фонодокументы и видеодокументы - оригинал и копия. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация: для кинодокументов - монтажные листы, аннотации, разрешительные удостоверения к законченным произведениям, акты технического состояния, записи цветовых и световых паспортов; для фотодокументов - аннотация; для фонодокументов - сопроводительная документация; для видеодокументов - акты технического состояния.

Электронные документы принимаются  на хранение в сопровождении программных  средств, позволяющих их воспроизвести, и с необходимым комплектом сопроводительной документации.

Документы, созданные архивом  в результате инициативного документирования событий современности или прошлого (анкеты, фотографии, записи воспоминаний, бесед, интервью и т.д.), включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации и вносятся в опись дел, документов.

Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи документов на постоянное хранение.

Прием секретных документов от источников комплектования государственного и муниципального архивов, организации Российской академии наук осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В своей курсовой работе я рассмотрела вопросы: классификации  документов, подлежавших хранению в Государственном архивном фонде СССР, систематизацию в пределах фонда, фондирование документов в пределах фонда, правила работы архивов организации, порядок оформления документов.

 Архивы играют важную  роль в нашей жизни. Так как  при необходимости можно пойти в архив и тебе найдут любую интересующую информацию. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Государственные архивы хранят постоянно (т. е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов - служение исторической науке. Поэтому государственные архивы иногда называют историческими.

 Ведомственные архивы - структурные подразделения учреждений  или ведомств, хранящие документы  этих ведомств и организyющиe их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

Негосударственную часть  Архивною Фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся  в собственности: государственных объединений и организаций с момента их регистрации в соответствии с законодательством РФ об общественных объединениях, в том числе профессиональных союзов, благотворительных и иных фондов, политических партий и движений, религиозных объединений и организаций; негосударственных объединений (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), учреждений, организаций и предприятий промышленности, сельского хозяйства, других отраслей экономики, науки, культуры, социальной сферы, средств массовой информации; физических лиц (документы личного происхождения, фамильные архивы, коллекции документов и др.).

Для документов государственной  и негосударственной частей АФ РФ могут применяться разные категории  сроков хранения: постоянное, временное, постоянное в собственности государства, депозитарное.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1.Автократова М.И., Буганов В.И. Сокровищница документов прошлого. М., 2002.

2.Самошенко В.Н. История  архивного дела в дореволюционной  России: Уч. пос. М., 2008.

3.Хорхордина Т.Н. История  Отечества и архивы: 2005 г. М.: Российск. Гос. туманит, ун-т, .

4. Шмидт СО. Российское государство в середине XVI столетия. Царский архив и лицевые летописи времени Ивана Грозного. М., 2005.

5. Архивоведение и источниковедение  отечественной истории. Проблемы взаимодействия на современном этапе. Докл. Всерос. Конф. М., 2005. 

6.Афанасьева Л.П. Электронные  документы в документообороте  и архиве организации // Секретарское дело. 2012

7.Ащеулова В.Д. К проблеме  особо ценных документов // Отечественные архивы. 2001

8.Банасюкевич В.Д. Формирование  Архивного фонда Российской Федерации: современный этап // Секретарское дело. 2003.

9.Богуславскй М.М. Международная  охрана культурных ценностей.  М., 2003.

10. Вертегел Г.Н. Госархив свердловской области: организация справочной работы // Отечественные архивы. 2004

11.Иноземцева З.П. Проьллемы формирования Архивного фонда Российской Федерации // Вестник архивиста. 2001

12.Иноземцева З.П., Курносов Н.Д. Новое время – новые проблемы. Комплектование государственных архивов документами общественных движений // Отечественные архивы. 2005

13.Иноземцева З.П., Мельникова  Л.А. Времена новые – проблемы  старые. Описание, учет и хранение документной россыпи // Отечественные архивы. 2001

 

Форма годового раздела  сводной описи дел постоянного  хранения

Приложение 1

 

Наименование организации   УТВЕРЖДАЮ

Фонд № ___________    Наименование должности

ОПИСЬ № _________    руководителя организации 

дел временного (свыше 10 лет) хранения            Подпись   расшифровка подписи

 

за _____________ год    Дата

 

Название раздела (структурного подразделения организации)
№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Срок хранения	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

 

В данный раздел описи внесено _____________________________________ ед. хр.,

 

                                                                                  (цифрами и прописью)

 

с № _______________________ по № _______________________, в том числе:

 

литерные номера: _________________________________________________________

 

пропущенные номера: _____________________________________________________

 

Наименование должности                                 Подпись               Расшифровка подписи

 

составителя описи

 

Дата

 

Наименование должности

 

руководителя архива                                           Подпись               Расшифровка подписи

 

(лица, ответственного за  архив)

 

Дата

 

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЦЭК (ЭК) организации

от ____________ № __________   

 

 

Форма годового раздела  сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хранения

 

Приложение 2

 

Наименование организации   УТВЕРЖДАЮ

 

Фонд № ___________    Наименование должности

 

ОПИСЬ № __________   руководителя организации

 

дел по личному составу   Подпись   Расшифровка подписи

 

за _____________ год    Дата

 

Название раздела
№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Кол-во листов	Примечание
1	2	3	4	5	6

  

В данный раздел описи внесено _____________________________________ ед. хр.,

 

                                                                                  (цифрами и прописью)

 

с № __________________________ по № _______________________, в том числе:

 

литерные номера: ________________________________________________________

 

пропущенные номера: _____________________________________________________

 

Наименование должности                                 Подпись              Расшифровка подписи

 

составителя описи