Организация документов в прелах архива

Документы Архивного фонда, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации.

 В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В данном случае создаются центральные архивы организаций или отраслевые фонды на правах юридического лица, в своей деятельности они руководствуются Основными правилами работы государственных архивов. 

В целях своевременного приема архивных документов от структурных  подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив.

В зависимости от объема документов архив создается как  самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

Организация обеспечивает архив  необходимым помещением, оборудованием и кадрами.

Должностные лица организации  несут ответственность за нарушение  норм, установленных настоящими Правилами.

В зависимости от компетенции (функций) организации могут создаваться следующие виды архивов:

центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций, включенных в список источников комплектования архива, утвержденный руководителем органа власти;

центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и  независимо от их территориального расположения;

объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций  отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

В зависимости от состава  документации, подлежащей хранению в  архиве, могут создаваться:

архив управленческой документации;

научно-технический архив;

аудиовизуальный архив;

архив документации на электронных  носителях.

Архивы, состав документов которых  обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Основными задачами архива организации являются:

комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

учет и обеспечение  сохранности документов;

создание научно-справочного  аппарата к документам архива;

использование хранящихся в  архиве документов;

подготовка и передача документов, относящихся к Архивному  фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками  и требованиями, установленными Федеральной  архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов  Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы России.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие  функции:

ведет списки организаций  и (или) структурных подразделений  организаций - источников комплектования архива;

принимает упорядоченные  документы структурных подразделений  организации и организаций - источников комплектования архива;

учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив  документов;

создает и поддерживает в  актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;

организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;

проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в  структурных подразделениях организаций  и других организациях - источниках комплектования;

организует работу по составлению  номенклатуры дел организации;

оказывает методическую и  практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;

участвует в разработке нормативных  и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;

участвует в проведении мероприятий  по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов, обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются электронные документы в составе фондов организаций - источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с электронными документами при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности электронных документов. 

Для выполнения основных задач  и функций архив организации  имеет право:

требовать от структурных  подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

контролировать правила  работы с документами в структурных  подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

запрашивать от структурных  подразделений и организаций - источников комплектования необходимые для  работы архива сведения;

участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления. 

Архив совместно с руководителем  организации несет ответственность  за:

несоблюдение условий  обеспечения сохранности документов;

утрату и несанкционированное  уничтожение документов;

необоснованный отказ  в приеме на хранение документов постоянного  хранения и по личному составу  подведомственных организаций, при  ликвидации организации или изменении формы собственности;

нарушение правил использования  документов и доступа пользователей  к документам, установленных законодательством.

 Экспертиза ценности  документов - это изучение документов  на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

Отнесение документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения  относятся: роль и место организации  в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

 критериям внешних  особенностей относятся: форма  фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа,  его физическое состояние.

При отнесении документов к составу Архивного фонда  Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

типовых и ведомственных  перечней документов с указанием  сроков их хранения, типовых и примерных  номенклатур дел;

нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом  субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве - при  составлении номенклатур дел, в  процессе формирования дел и при  подготовке дел к передаче в архив;

в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

 Для организации и  проведения работы по экспертизе  ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении  номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передаче в архив  организации;

организация и проведение отбора и подготовки документов к  передаче на постоянное хранение в  государственный или муниципальный  архив.

Основными функциями экспертной комиссии являются:

организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

рассмотрение и вынесение  на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

подготовка и вынесение на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

участие в подготовке и  рассмотрении проектов нормативных  и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

По результатам экспертизы ценности документов в организации  составляются описи дел постоянного временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 1) и по личному составу. (Приложение 2)  а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.(Приложение 3) 

В архиве организации в  зависимости от состава и объема электронных документов, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу. Управленческая, научно-техническая документация, отдельные комплексы электронных документов включаются в самостоятельные описи.

Архивные учреждения проверяют  правильность отбора дел на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включить в опись дел постоянного хранения дела, отобранные на временное хранение или к уничтожению.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем  сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

2.2. Порядок оформления  документов

От источников комплектования архива документы Архивного фонда  Российской Федерации принимаются  государственным и муниципальным  архивом, организацией Российской академии наук по истечении сроков их временного хранения, установленных законодательством  Российской Федерации.

В исключительных случаях  сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации могут быть продлены по просьбе источников комплектования архива при необходимости практического использования архивных документов или отсутствия у архива возможности для приема указанных документов в сроки, установленные законодательством Российской Федерации. Продление указанных сроков осуществляется: для источников комплектования федеральных архивов - решением федеральных архивов; для источников комплектования других архивов - решением уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела; для источников комплектования Архива Российской академии наук - решением этого архива.