Организация документов в прелах архива

 

Министерство образования  и науки РФ

 

Байкальский государственный  университет экономики и права

 

Колледж бизнеса и права

 

Экономическое отделение

 

 

Специальность 032002 «Документационное  обеспечение управления и архивоведение»

 

 

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

По дисциплине «Архивоведение»

 

на тему: Организация документов в пределах архивов

 

 

 

 

 

 

 

Исполнитель

студентка гр. ДОА-10-1    Минеева Ольга

    Владимировна

 

Руководитель     

Преподаватель     Павленко Е.А.

 

 

 

 

 

 

 

Иркутск - 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………….3

 

1.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВА………..5

 

1.1.Классификация документов, подлежавших хранению в Государственном

архивном фонде СССР………………………………………………………........5

 

1.2.Систематизация в пределах фонда……………………………………........13

 

1.3.Фондирование документов в пределах фонда……………………………..14

 

2. ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ  АРХИВОВ ОРГАНИЗАЦИИ……......17

 

2.1. Правила работы архивов организации…………………………………….17

 

2.2. Порядок оформления  документов……………………………………........25

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………………….30

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ……………………………..32

 

ПРИЛОЖЕНИЯ………………………………………………………………….33

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Главная задача моей курсовой работы рассмотреть организацию  документов в пределах архивов.

Раскрывая эту тему, я  рассмотрю вопросы: классификации  документов, подлежавших хранению в  Государственном архивном фонде  СССР, систематизацию в пределах фонда, фондирование документов в пределах фонда, правила работы архивов организации, порядок оформления документов.

Вспомним, что подразумевают  под словом документ. Документ - это  результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Архивный документ - это  ценный материальный носитель информации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранится в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Архив. Слово архив (от греч. archeioп и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение учреждения, организации или предприятия, осуществляющее прием и хранение архивных документов в интересах пользователей.

Таким образом, в современной  трактовке архив - это не только многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и километрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные. Государственные архивы - учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования. Ведомственные архивы - структурные подразделения учреждений или ведомств, хранящие документы этих ведомств и организyющиe их использование для информационного обеспечения их работы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ  И ДЕЛ В ПРЕДЕЛАХ АРХИВА

1.1.Классификация документов, подлежавших хранению в Государственном архивном фонде СССР

Классификация документов –  это одна из задач информационного поиска, заключающаяся в отнесении документа к одной из нескольких категорий на основании содержания документа. На практике эта классификация осуществлялась следующим образом.

1. Создавались архивы (центральные), хранящие документы феодализма, капитализма и социализма отдельно.

Документы дореволюционной  и советской эпох хранились раздельно  соответственно в центральных исторических архивах и центральных архивах  Октябрьской революции на Украине, в Белоруссии, Грузии, Азербайджане, Армении, Латвии, Литве, Эстонии и  других бывших союзных республик. Все  эти архивы, изменившие названия, действуют  до сих пор.

2. Документы хранились  в рамках одного архива в  отделах дореволюционных и советских фондов (как правило, в областных, краевых, городских архивах).

Разделение документов разных эпох по архивам всегда было связано  с проблемой разделительной даты, которая устанавливалась специальным  нормативным актом. Так, по Декрету  о реорганизации и централизации  архивного дела в РСФСР от 1 июня 1918 г. дата Октябрьской революции считалась началом новой эпохи и слома старого государственного аппарата. «Правила определения архивного фонда» в 1938 г. утвердили принцип недробимости архивного фонда.

Документы учреждений, созданных  в Российской империи и Временного правительства - к дореволюционной эпохе.

При этом следует отметить, что разделение по дате никогда не трактовалось архивистами буквально, поскольку оно противоречит принципу недробимости фонда.

Если бы все учреждения Российской империи, все предприятия, банки, тресты прекратили свою деятельность 25 октября 1917 г., вопросов бы не было. Однако многие из них были ликвидированы или национализированы в течение нескольких лет.

На практике датой, по которой  материалы относят к той или  иной "эпохе, является дата ликвидации, реорганизации, национализации учреждения или предприятия, которая определяется каждый раз по-новому для каждого фондообразователя документы учреждений, которые не были полностью ликвидированы, следовало делить согласно (дате их национализации или реорганизации на два фонда, хранящихся в разных отделах архива или в разных архивах (это относится, как правило, к фондам национализированных фабрик и заводов).

Еще сложнее обстоит дело с разделением по эпохам фондов культурных и научных учреждений, журналов и  газет, общественных организаций, которые продолжили свое существование и после революции, например фондов университетов, театров и т.д.

Принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского и местного значения. К комплексам документов общесоюзного значения относились: фонды высших органов власти и управления, центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота Союза ССР; фонды Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики, а также документы правительств периода Гражданской войны и иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе.

К комплексам документов республиканского значения относились: фонды высших органов власти и центральных учреждений советских (союзных, автономных) республик; фонды центральных гражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей в состав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционными правительствами; фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма, распространивших свою компетенцию на всю или значительную часть территории республики.

К комплексам документов местного значения относились фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действовавших на территории края, области, округа, района в их современных границах, если документы этих учреждений не отнесены к комплексам союзного или республиканского значения. На практике этот принцип классификации документов реализовался просто и понятно: для хранения документов, имеющих общегосударственную ценность, создавались центральные архивы СССР; для хранения документов республиканского значения центральные архивы республик; для хранения документов местного значения - краевые, областные, окружные, городские, районные архивы.

Принадлежность документов к административно-территориальным  единицам. В основе организации сети областных, краевых, городских, районных и других архивов лежит административно-территориальное устройство страны. Это значит, что каждому городу, району, области, краю, округу, автономной республике необходим свой архив, поскольку в каждой административно-территориальной единице есть органы власти, управления, суда, прокуратуры и подчиненные им учреждения, в деятельности которых образуются документы по истории этой территории.

Однако на практике осуществить  разделение материалов по административно-территориальным единицам не совсем просто, поскольку в административно-территориальном делении России происходят изменения: создается либо область, либо район, либо республика, а вместе с ними соответствующий архив. В таких случаях возможны два подхода: либо при создании новых областей и районов материалы ликвидированных фондообразователей, действовавших на данной территории, передаются в новый архив, либо в новый государственный архив поступают только документы новых фондообразователей (новых органов власти и управления, созданных в новорожденной административно-территориальной единице. В истории архивного дела использовались оба подхода.

Остро стояла проблема размежевания документов автономных республик, округов, областей, ранее не имевших своей государственности. Документы по их истории хранились, как правило, в фондах губернаторств и генерал-губернаторств, хранящихся в республиканском или областном архиве.

Самым ярким примером являются фонды канцелярии наместника Кавказского и дипломатической канцелярии наместника Кавказского (Центральный государственный исторический архив Грузии, г. Тбилиси), которые содержат документы по истории народов Грузии, Армении, Азербайджана, но хранятся в центре бывшего наместничества - г. Тбилиси, а не разделены по архивам этих государств. В настоящее время архивисты склоняются к тому, что дробление и перемещение территориальных комплексов нежелательно. Поэтому при создании нового архива новой административно-территориальной единицы в него должны поступать только фондовых органов власти и управления.

Принадлежность документов к определенным отраслям государственной  и общественной деятельности. Этот признак классификации документов был определяющим в построении Государственного архивного фонда В настоящее время тематический, или отраслевой, принцип создания архивов обусловлен тем, что работа с документами определенной тематики требует специальной подготовки архивистов.

Практически отраслевой принцип  классификации реализуется при  создании архивов литературы и искусства, военно-исторических, и народного хозяйства, а также многочисленных архивов общественных движений (бывшие центральные и местные партийные архивы). Но эти архивы сложились скорее исторически, нежели были созданы специально в соответствии с данным признаком. Принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя. Научной основой классификации документов по этому признаку являются следующие принципы: происхождения, т. е. классификация документов по исторически сложившимся комплексам (фондам); логический (тематический), т.е. по тематическим рубрикам. Принцип происхождения учитывается и при классификации документов по архивам. На этом уровне он понимается как принцип недробимости (неделимости) архивного фонда, т. е. документы одного архивного фонда не подлежат разделению по разным архивохранилищам.

Способ и техника закрепления  информации, этот признак классификации документов предполагает создание архивов кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также архивов научно-технической документации: Российского государственного архива фонодокументов, Российского государственного архива кинофотодокументов, Российского государственного научно-технического архива и др. Создание подобных архивов вызвано необходимостью, во-первых, особого режима хранения документов на специальных носителях (пленочных, магнитных, оптических), а во-вторых, оборудования для воспроизведения этих документов в читальном зале. Вместе с тем, выделение из состава фонда комплекса научно-технической документации или фотодокументов может привести к дроблению фонда.

Классификация архивных документов и дел в Архивном фонде Российской Федерации. В начале 90-х гг. ХХ в., после распада СССР, возникло новое государство - Российская Федерация с новой экономической основой, когда признаются и защищаются равным образом частная, государственная, муниципальная и иные формы собственности. Изменения, происшедшие в стране, коснулись и архивной сферы. Государственный архивный фонд СССР был переименован в Архивный фонд Российской Федерации. Но изменилось не только название, но и сама организация документов и дел Архивного фонда Российской Федерации, которая осуществляется теперь по следующим признакам

1) по формам собственности:  архивные фонды и архивные  документы государственной части  АФРФ; архивные фонды и архивные  документы, отнесенные к федеральной собственности и находящиеся в исключительном ведении РФ; архивные фонды и архивные документы, находящиеся в ведении муниципальных органов; архивные фонды и архивные документы негосударственной части Архивного фонда РФ