Организация документирования и документооборота на примере ООО "Рязанская чайная фабрика"

Ответственность за организацию  хранения учетных документов, регистров  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов, оформление и  передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов из бухгалтерии  и из архива фабрики работникам других структурных подразделений не допускается, а в отдельных случаях может  производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает  приказом комиссию по расследованию  причин пропажи, гибели. В необходимых  случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители  следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который  утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Общая структура документационного обеспечения  управления и этапы движения документов в организации

 

Управление любым предприятием - это информационный процесс, в котором  информация принимается, обрабатывается, вырабатывается решение, решение доводится до исполнителей, действия которых контролируются (рис2). Документооборот представляет собой главную организационную проблему деятельности службы делопроизводства и проблему технологии документационных процессов, поэтому занимает место узлового звена любой системы делопроизводства. Процесс организации работы с документами, включая их создание, регистрацию, контроль, продвижение, систематизацию и хранение, называют делопроизводством.

 

 

 

Рис.2.Схема документационного обеспечения управления

 

 

Любой документ, доставленный в организацию, должен быть зарегистрирован  и обработан . Обработка входящих документов должна включать регистрацию в журнале. После рассмотрения руководителем и регистрации документы передаются исполнителям. Документ находится у исполнителя до окончательного решения вопроса. После исполнения документ должен подшиваться к делу. Дело - это совокупность документов, относящихся к определенному вопросу (папка или картотека, внутри которой документы расположены в определенном порядке.

По истечении установленного срока дела передаются на хранение в архив.

Документооборот - это движение документов от момента их создания до момента окончания работы с  ними. Организация документооборота имеет много общего с организацией механического конвейера (рис. 3).

Рис. 3. Документооборот на предприятии

 

В свое время введение конвейерной  сборки наряду с типизацией продукции  и стандартизацией деталей привело  к значительному росту производительности труда, снижению стоимости процесса производства и положило начало массовому  производству. Правда, при этом ритм, задаваемый конвейером, привел к увеличению интенсивности труда и нервного напряжения работников.

Организация документооборота основана на тех же принципах, что  и механический конвейер: движение документов должно иметь минимальные  возвраты на предыдущие ступени, документы  должны направляться исполнителям в  соответствии с их обязанностями, чтобы  избежать дублирования операций.

Различают внешний и внутренний контуры документооборота (рис. 3). Внешний контур начинается с входящих (внешних) документов, которые поступают на предприятие извне. Это могут быть распоряжения вышестоящих органов, приказы, постановления, письма от партнеров и заказчиков и т.п. Полученные документы регистрируются секретарями и затем поступают на исполнение.

Входящая документация - это документация, поступающая на предприятие от других организаций. Исходящие документы - это документы, которые предприятие (организация) отправляет другим предприятиям. Исходящая  документация - это документы, которые  несут в себе информацию, выработанную на предприятии в целях передачи ее в другие организации: письма, справки, отчеты, приказы, телеграммы, телефонограммы и т.п.

Если документ создается  в самой организации, то возникает  внутренний контур прохождения документа (инициация - исполнение - согласование - утверждение - регистрация). Именно на внутреннем контуре прохождения  документа часто возникает его  версионность (т.е. документ существует в разных версиях). Например, на этапе согласования, когда появляются замечания от разных лиц. Важной задачей делопроизводства является отслеживание, накопление и управление версиями документов, а также контроль за изменением документа.

Каждый документ в процессе движения должен проходить через  три операции: регистрация, контроль, направление в дело. Во избежание  путаницы с документами каждая операция должна выполняться один раз.

 

2.3.Классификация  документов

Существует целый ряд  вариантов классификации документов.

По происхождению - Служебные, личные

По срочности - Срочные, несрочные

По гласности - Секретные, сов.секретные, для служебного пользования, несекретные

По форме - Типовые, индивидуальные

По срокам хранения - Временного хранения, долговременного, постоянного

По характеру информационных связей Входящие, исходящие и внутренние

По типу носителей - Бумажные, электронные

Особенно следует выделить класс управленческих документов, к  которым относятся:

1. организационные документы (устав предприятия, штатное расписание, должностные инструкции сотрудников);

2. распорядительные (распоряжения, приказы, решения);

3. информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы);

4.       документы по личному составу (трудовые книжки, контракты с сотрудниками, личные дела сотрудников).

 

 

 

 

 

 

 

2.4.Нормативная база делопроизводства

 

Нормативная база делопроизводства - это законы и иные правовые акты, которые регламентируют создание и  продвижение документов, описывают  структуру и функции служб  делопроизводства. Составляющие нормативной  базы делопроизводства показаны на рис.4.

К законодательным и правовым актам в сфере информации и  документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления  Правительства и различных органов  исполнительной власти.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 4. Нормативная база делопроизводства

 

К законодательным и правовым актам в сфере информации и  документации относятся законы Российской Федерации, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления  Правительства и различных органов  исполнительной власти.

Например, Гражданский кодекс Российской Федерации устанавливает  виды документов, создаваемых для  фиксации актов гражданских взаимоотношений, подтверждения правоотношений и  др. Закон Российской Федерации "Об Архивном фонде и архивах" регулирует правила хранения документов, их учет, использование архивных фондов и  управление ими. Закон Российской Федерации "О стандартизации" устанавливает  порядок стандартизации, осуществление  государственного контроля соблюдения стандартов и определяет ответственность  за их нарушение.

Для учета, хранения и придания юридической силы документам, созданным  разными организациями, необходимо соблюдение определенных требований не только к содержательной части документа, но и к его оформлению. Оформление служебных документов регламентировано стандартами.

Единые требования к оформлению документов зафиксированы в Государственном  стандарте (ГОСТ). В частности, в ГОСТ Р 6.30-2003 сформулированы основные требования к оформлению документов (материалы ГОСТ можно найти на CD-ROM-приложении ).Пример графика документооборота приведен в Рекомендациях по формированию учетной политики для территориальных природоохранных органов управления и бюджетных организаций системы Госкомэкологии России (Приложение к Письму Госкомэкологии России от 26 июля 1999 г. N 04-14/24-204).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Автоматизация документооборота фирмы

 

В процессе автоматизации  документооборота можно условно  выделить четыре стадии (рис. 5): бумажный документооборот, бумажный документооборот  с использованием автономных ПК, смешанный  и безбумажный документооборот.

 

Рис. 5. Эволюция форм документооборота

 

 

 

Бумажный документооборот  означает, что все этапы документ проходит в бумажной форме. Еще полтора  десятка лет назад данный вид  документооборота был доминирующим. Для регистрации бумажных документов использовались большие журналы  или листы большого формата, в  которые вписывались вновь зарегистрированные документы. По истечении определенного  срока журналы и листы сдавались  в архив.

Когда появились компьютеры, они заменили журналы и листы, положив начало бумажному документообороту с использованием автономных ПК.

Бумажный документооборот  с использованием автономных ПК означает, что ПК используется для подготовки и регистрации документов. Собственно, на данном этапе и возникает понятие  электронного документа, т.е. такого документа, который хранится исключительно  в компьютере, или, как говорят, "на машинных носителях". Однако преимущества электронного документа при отсутствии локальной сети могут быть реализованы  лишь в незначительной степени. Передача, согласование и утверждение документов на этой стадии осуществляется в бумажном виде.

Смешанный документооборот (рис. 6) предполагает, что компьютеры, объединенные в локальную сеть, служат для подготовки, передачи и хранения документов, однако юридическую силу документ имеет только в бумажном виде. Согласование и утверждение  финансовых и юридических документов осуществляется в бумажном виде. Подготовка проекта документа ведется в  электронном виде (пункт 1), затем  документ поступает секретарю, который  регистрирует его, распечатывает и  передает руководителю на утверждение (пункт 2). Руководитель вносит правку и отдает документ исполнителю на доработку (пункт 3. После того как документ утвержден, он рассылается по локальной сети всем исполнителям (пункт 4).

Безбумажный документооборот  означает, что все операции с документами  производятся в электронном виде.

 

Рис. 6. Смешанный документооборот

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВЫВОДЫ И РЕКОМЕНДАЦИИ

 

Бухгалтерский документооборот  в ООО «Рязанская чайная фабрика» в целом поставлен чётко. Однако сотрудники иногда тратят довольно много  времени на поиск необходимых  данных². Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся у юристов в электронном виде (часто без истории изменений); бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе; учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице; счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ - в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой "разбросанности" данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность. Система электронного документооборота³ позволила бы организовать любое взаимодействие между сотрудниками предприятия на основе документов, обеспечить создание и движение документов по организации, контроль исполнения документов и процессов, которые описываются с их помощью, а также хранение.

Вместе с тем, график документооборота в ООО «Рязанская чайная фабрика» отличается чёткостью, сотрудники стремятся  точно выполнять его, что способствует улучшению всей учетной работы на предприятии, повышению уровня автоматизации  учетных работ, оптимальному распределению  должностных обязанностей между  работниками, укреплению контрольной  функции бухгалтерского учета и  обеспечению своевременного составления  отчетности.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Для каждого документа  в бухгалтерском учете ООО  «Рязанская чайная фабрика»существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Документация - это способ оформления хозяйственных операций с помощью документов в момент их совершения. Документирование хозяйственных операций является одной из отличительных особенностей бухгалтерского учета, так как позволяет осуществлять сплошное наблюдение за хозяйственными процессами. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции.

Под документооборотом следует  понимать создание или получение  от других организаций первичных  документов, их принятие к учету, обработку  и передачу в архив. Документооборот на предприятии регламентируется графиком. График документооборота составляет главный бухгалтер и подписывает руководитель.