Организация документирования и документооборота на примере ООО "Рязанская чайная фабрика"

2. Координировать процесс согласования  договоров в электронном и  в бумажном виде (включая обработку  результатов такого согласования, а также визирование согласованных  договоров компетентными должностными  лицами Компании).

3. Обеспечивать техническое оформление  и подготовку к подписанию  Генеральным директором договоров,  согласованных в установленном  порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

4. Организовывать своевременную передачу в административное управление административно-правового департамента документов для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

5.   Обеспечивать ведение баз данных по документообороту.

6. Организовывать работу по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения  административно-правового департамента подчиняется непосредственно Начальнику отдела документооборота управления документационного  обеспечения административно-правового  департамента.

 

 

 

 

Менеджер отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан:

1. Регистрировать и учитывать  документы (доверенности, договоры, служебные письма), поступающие в  Компанию извне, а также создаваемые  в Компании.

2. Участвовать в ведении делопроизводства отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента.

3. Организовывать согласование договоров в электронном и в бумажном виде (включая визирование согласованных договоров компетентными должностными лицами Компании).

4. Осуществлять техническое оформление и подготовку к подписанию Генеральным директором договоров, согласованных в установленном порядке (распечатывание, скрепление, нумерация страниц и т.д.).

5. Передавать в административное управление административно-правового департамента документы для представления Генеральному директору на рассмотрение и подписание.

6. Вести базы данных по документообороту.

7. Участвовать в работе по обеспечению своевременности подписания, отправки и получения документов от контрагентов (контрагентам).

8.  Составлять описи  документов для передачи по  назначении.

Возьмем 27 видов документов в ООО «Рязанская чайная фабрика», необходимых для организации работы профессионального отдела продаж чая. Часть этих документов используется для выстраивания работы с клиентами. Сюда входят стандарты работы менеджера по продажам: как звонить, как встречаться, как отвечать на каверзные вопросы клиента. Вторая часть используется для самоорганизации работы менеджера по продажам. Сюда относятся, например, "рабочий журнал" и "Анкета Клиента". Третья часть документов используется для выстраивания управления отделом продаж. Это, прежде всего, "Статистика коммерческой работы", "Прогноз продаж" и Приказ по оплате труда менеджеров по продажам.  
 

 

 

 

Основных целей, которые  достигаются благодаря использованию этого документооборота, три: 
А) обеспечение уровня ведения переговоров с клиентами не ниже заданного, приемлемого для компании; 
Б)  обеспечение высокой интенсивности работы менеджеров по продажам при минимизации времени на управление продажами; 
В) обеспечение принципа, что клиент должен быть собственностью компании, а не менеджера по продажам, который с ним работал. 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 2. ОСОБЕННОСТИ  ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В  ООО «РЯЗАНСКАЯ ЧАЙНАЯ ФАБРИКА

 

2.1.Понятие документооборота

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей- потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении. Они различаются по направлению и по отношению к управленческому объекту.

По направлению:

1. горизонтальные - связывают организации одного уровня
2. вертикальные - нисходящие, восходящие - связывают организации различных уровней (восходящие - входные, поступающие в вышестоящие организации от подчинённых организаций. Нисходящие - направляются вышестоящими органами власти подчиненным организациям).

По отношению  к управленческому объекту документооборот образуют потоки входящих (поступающих из других организаций), исходящих (отправляемых в другие организации) и внутренних (созданных и действующих в пределах организации) документов.

 

 

 

 

 

 

 

Основными задачами, стоящими перед бухгалтерской службой  организации, являются:

1. формирование полной и достоверной информации о хозяйственных процессах и финансовых результатах деятельности организации, необходимой для оперативного управления, а также для ее использования инвесторами, кредиторами, налоговыми и финансовыми органами, банками и иными заинтересованными лицами;
2. обеспечение контроля за наличием и движением имущества, использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов в соответствии с утвержденными нормами, нормативами и сметами;
3. своевременное предупреждение негативных явлений в финансово - хозяйственной деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных резервов.

Документооборот в ООО  «Рязанская чайная фабрика» можно охарактеризовать как смешанный. Поскольку фабрика  является предприятием с небольшим  штатом сотрудников, нет необходимости  внедрять сложную автоматизированную систему управления электронными документами. В качестве среды распространения  документов здесь используется программа Microsoft Outlook, с помощью которой пересылаются файлы с документами, и эта же программа применяется для пересылки образов документов, получаемых путем сканирования первичных бумажных оригиналов. Как видно из рис. 1, электронная почта обеспечивает контакт каждого с каждым.

 

Рис. 1. Организация документооборота по принципу «каждый с каждым»  в бухгалтерском учете ООО  «Рязанская чайная фабрика».

 

При таком подходе единые автоматизированные справочники для  всего предприятия отсутствуют  и каждое подразделение, в т.ч. и  бухгалтерия, формирует собственные  системы классификаторов и нормативов. При этом обычно используются одинаковые адресные книги, содержащие адреса электронной  почты сотрудников.

Регистрация документов при  такой схеме производится вручную, сведения о документах заносятся  в таблицы, не обрабатываемые автоматизированными  системами. Каждый документ направляется по маршруту, выбираемому очередным  исполнителем. Таким образом, на фабрике  организована работа на базе обмена электронной  почтой и хранения документов на файловом сервере, где каждый имеет свою ячейку. Эта схема управления удобна для хранения документов. Например, в папке "Бухгалтерия" есть папка "финансовый отдел", в ней папка "финансовое планирование", еще глубже - "минимизация налогообложения". Подобная иерархия интуитивно понятна для пользователей - каждый знает свою ячейку, знает, куда класть те или иные документы¹.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота. График документооборота - это график или схема, которые  описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

На Рязанской чайной фабрике  график документооборота разрабатывает  главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График устанавливает  рациональный документооборот, т.е. предусматривает  оптимальное число подразделений  и исполнителей для прохождения  каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

 

 

Для каждого документа, в  том числе и в бухучёте, существует свой путь движения, пять основных этапов:

1) составление документа  в момент совершения хозяйственной  операции, а если это не представляется  возможным - непосредственно после  ее окончания в соответствии  с требованиями, предъявляемыми  к его оформлению;

2) передача документа  в бухгалтерию, где контролируются  своевременность и полнота сдачи  его для учетной обработки; 

3) проверка принятых документов  бухгалтером по форме (проверяются  полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа  в бухгалтерии, которая осуществляется  в три этапа: 

• таксировка (расценка) - предусматривает  перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

• контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в  архив на хранение после составления  по ним учетных регистров. 

Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают срок хранения первичных документов в течение  пяти лет. Архивным законодательством  установлены различные сроки  хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

В соответствии с п.5 Положения  по бухгалтерскому учету "Учетная  политика организации" (ПБУ 1/98) (утв. Приказом Минфина России от 9 декабря 1998 г. N 60н) в составе учетной политики фабрикиутверждаются в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском  учете, утвержденном Минфином СССР 29 июля 1983 г. N 105 по согласованию с ЦСУ СССР, изложен порядок организации  документооборота, в соответствии с  которым движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив - документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению  графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя фабрики.

График документооборота оформляется в виде перечня работ  по созданию, проверке и обработке  документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также  всеми исполнителями с указанием  их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

 

 

Работники фабрики (начальники цехов, мастера, табельщики, работники  планово - экономического, финансового  отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные  лица, работники бухгалтерии и  др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В ней перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также  ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения  в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в  документах данных несут лица, создавшие  и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота по фабрике осуществляет главный бухгалтер.

Первичные документы, учетные  регистры, бухгалтерские отчеты и  балансы подлежат обязательной передаче в архив, а до этого хранятся в  бухгалтерии в закрывающихся  шкафах под ответственность заместителя  главного бухгалтера. Бланки строгой  отчетности хранятся в сейфах.

Обработанные вручную  первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному  учетному регистру, комплектуются в  хронологическом порядке и переплетены. Наряды на работу, сменные рапорты  и другие документы хранятся не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О  бухгалтерском учете" (с изменениями  от 23 июля 1998 г.) первичные учетные  документы, регистры бухгалтерского учета  и бухгалтерская отчетность хранятсяв течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) хранятсяне менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.