Организация документирования и документооборота на примере ООО "Рязанская чайная фабрика"

 

 

 

 

 

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ  ГОРОДА МОСКВЫ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ  ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

 СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

 

по дисциплине «Документационное обеспечение управления»

 

Тема:

«Организация документирования и документооборота на примере   ООО Рязанская чайная фабрика »

 

 

 

 

Работу выполнил:

Обучающийся группы 1 Д 1.4.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

Введение………………………………………………………………………….3

Глава 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ФИРМЫ ООО «Рязанская чайная фабрика»……………………………………………………………5

1. О  фирме………………………………………………………………….5
2. Организационная структура управления………………………………8
3. Роль документооборота  в ООО «Рязанская чайная фабрика» ……..12

 

Глава 2. ОСОБЕННОСТИ  ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА В  ООО «РЯЗАНСКАЯ ЧАЙНАЯ ФАБРИКА………………………………..15

 

2.1.  Понятие документооборота ………………………………………….....14

2.2. Общая структура документационного обеспечения  управления и этапы движения документов в организации…………………………………………22

2.3. Классификация документов…………………………………………….25

2.4.     Нормативная  база делопроизводства………………………………….26

2.5. Автоматизация документооборота фирмы…………………………….28

 

Выводы и рекомендации……………………………………………………..31

Заключение…………………………………………………………………….32

Список использованной литературы………………………………………….34

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Документ играет значимую роль в  сфере управления, выступая инструментом, средством или способом осуществления  процессов управления. Объем организационно-распорядительной документации, образующейся в деятельности предприятия, составляет более 50 млрд. листов документов ежегодно, что подтверждается расчетными показателями, основанными на учетных данных Росархива. Обоснованием данного утверждения, прежде всего, является то, что вся информация, необходимая для деятельности любого учреждения, концентрируется в документах.

Ученые-документоведы совершенно справедливо утверждают, что состав управленческих документов тесно связан с определенной управленческой функцией, изменение которой или потеря ею практической значимости в учреждении, прежде всего, является причиной модификации состава документов и оказывает непосредственное влияние на форму документа.

Исходя из того, что документооборот  на предприятии ООО «Рязанская чайная фабрика» представляет собой всеохватывающую и динамичную систему, необходимо рассмотреть в курсовой работе вопросы оформления, регистрации документов.

Основной целью настоящей работы является формирование целостного восприятия управленческих задач по организации документооборота  подразделений и работников применительно к условиям, сложившимся в фирме.

Эффективный документооборот  является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот  исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого  учета, его нельзя рассматривать  в отрыве от специфических бизнес-процессов  конкретного предприятия. Вот почему данная тема является очень важной для изучения. В курсовой работе мы рассмотрим понятие документооборота, реестр используемых на предприятии документов, схему их движения, подходы, позволяющие оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами.

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях  и сопровождают ведение всех бизнес-процессов.

 Документация - это способ  оформления хозяйственных операций  с помощью документов в момент  их совершения. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им.

Длительный поиск нужного  документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала могут сильно затормозить, а то и парализовать работу предприятия, особенно если оно имеет в своем  составе территориально удаленные  подразделения - организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление в данном случае крайне затруднительно.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. ХАРАКТЕРИСТИКА ФИРМЫ ООО «Рязанская чайная фабрика»

1.1. О компании

 

Рязанская чайная фабрика  была основана в 1954 году после того, как Совет Министров СССР и  ЦК КПСС приняли постановление «о развитии пищевого производства на территории СССР». Фабрика перерабатывала до 30% сырья, поставляемого из Грузии и Краснодарского края. Десятилетия чай Рязанской чайной фабрики считался одним из самых качественных. Упаковки чая со слоном включали в спецзаказы для руководителей и презентовали гостям страны. 
 За производственные успехи коллектив фабрики многократно поощрялся и награждался высокими правительственными наградами. 
На международной Выставке садоводства в городе Эрфурте (Германия) в 1974 г. чай грузинский «Экстра» в 500г. чайнице был удостоен Золотой медали. В 1979 году нашей продукции был присвоен «Знак качества». Чай производства Рязанской чайной фабрики поставлялся на экспорт: в Германию, Швецию, Канаду, США, Францию. 
 Сегодня ассортимент Рязанской чайной фабрики включает более 100 позиций. Специалисты фабрики активно отслеживают новые тенденции на мировом рынке чая и отбирают наиболее интересные по вкусу и эстетике сорта. Так помимо традиционных индийских, цейлонских, и китайских сортов в номенклатуре Рязанской чайной фабрики постоянно появляются экзотические сорта ручной работы с цветами и чайными листочками особой сборки. Эти уникальные напитки не оставят равнодушным самого взыскательного гурмана.  
 Фабрика гордится своими специалистами по дегустации чая. Опыт титестера позволяет безошибочно определить не только сорт чая и место, где он был выращен, но и сезон сбора, а также способ его хранения и переработки. Кроме того, качество чайного листа специалист замеряет на всех стадиях его производства: готовый сухой чай пробуется на ощупь, на вид по самым разным показателям — форме, хрупкости, плотности, качеству уборки и цвету. Он определяет сначала аромат сухого чая и только после этого производит опробование чайного настоя по аромату, вкусу, цвету, яркости, крепости, прозрачности, колеру, интенсивности настоя, степени экстрагирования. Проводятся аналогичные исследования и разваренного чайного листа. Только на основании всей суммы полученных в результате тестирования сведений с выставлением оценок по каждой контрольной позиции и их обобщение дают возможность титестеру вынести заключение о качестве того или иного сорта чая. Именно от заключения специалистов фабрики зависит качество чая, выпущенного в продажу, а соответственно и репутация Рязанской чайной фабрики. 
 Еще одним немаловажным направлением фабрики является деятельность специалистов по предпродажной подготовке и рекламной поддержке продукции РЧФ. Данное направление включает работу аналитиков в области предпочтений потребителей, работу дизайнеров по созданию оригинальной упаковки и работу рекламного отдела, который занимается продвижением продукции.  
 Ежегодно фабрика обновляет ассортимент и выпускает новые линейки эксклюзивного и повседневного чая в различной упаковке. Товарные линейки повседневного чая имеют эконом-упаковку, что позволяет присвоить товарам оптимальную цену без потери качества. Коллекции эксклюзивного чая предназначены для торжественных чаепитий: подарочная упаковка из жестких материалов, чайные композиции ручной работы из эксклюзивных сортов, специальные рекомендации по завариванию. 
 Продвижение продукции Рязанской чайной фабрики предполагает ежегодное участие в региональных, федеральных и международных выставках. Фабрика является постоянным участником таких выставок, как WorldFood, Продэкспо, Россия-Беларусь, Славянский базар. Продукция Рязанской чайной фабрики завоевывает высокие награды за качество на конкурсах, проходящих в рамках выставок. При поддержке Рязанской чайной фабрики ведется активная пропаганда чайной культуры среди жителей Рязани и рязанской области. Сотрудники фабрики принимают участие в национальных фольклорных праздниках города, принимают гостей у себя на фабрике, знакомят с обрядами чаепития: от китайских церемоний до русских посиделок за самоваром. 
 Рязанская чайная фабрика поставляет свою продукцию в продуктовые сети центральной и южной России. Продукт, прошедший тщательный отбор специалистами по качеству, имеющий презентабельный вид, уже получил признание потребителя нарастающим спросом. Планы развития Рязанской чайной фабрики предполагают расширение производства и сбытовой охват восточных регионов России.

 

Ответственное хранение включает:  

• ПРР - погрузочные и разгрузочные работы (ручные и автоматизированные);
• паллетное хранение грузов;
• напольное и стеллажное хранение товара;
• комплектацию товара,
• при необходимости обработку товара (распаковку и проверку груза, сбор товара и его переупаковку);
• сортировку и отбраковку товара;
• паллетирование товара (используются европаллеты);
• отчетность о движении Вашего товара на складе категории А.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организационная структура управления

 

Организационная структура  управления - понятие сложное "многослойное".

Рассмотрим схематично:

1. Структуру управления фирмы (Схема 1);
2. Организационную структуру фирмы (Схема 2).

 

Производственная структура  фирмы отражает состав производственных подразделений (в т. ч. филиалы, представительства, подсобные и вспомогательные  службы), располагающих обособленными  (отдельными) производственными мощностями, направление технологических потоков.

Структура управления фирмы  отражает:

1. Во-первых, отношения по линии собственник-Фирма;
2. Во-вторых, по линии исполнительные органы управления-подразделения (центры прибыли и центры затрат);
3. В-третьих, численность выборных органов, служб аппарата управления;
4. В-четвертых, вертикальные (линейные и функциональные) связи.

 

 

Сущность организационной  и управленческой структуры

 

В любой фирме существует горизонтальное и вертикальное разделение труда. Причиной этого является специализация - повышается эффективность. Структура  системы управления представляет собой  в самом простом виде субъект  управления, воздействующий на объект управления. Субъект управления - это  управляющая часть системы, она  вырабатывает управляющие воздействия  и подает их на объект. Это top-менеджмент, а также исполнительные руководители. Объект управления - управляемая часть  системы управления - это часть  системы управления, состояние которой  приводится к желаемому результату.

 

 

 

 

 

Объект и субъект управления появились по причине разделения труда:

1. По управленческим функциям.
2. По исполнительным функциям.

Если субъект управления управляет собственными действиями, то есть субъект и объект являются одним целым, то в этом случае мы имеем дело с самоуправлением.

Организационная структура - форма управления, представляющая собой механизм и способ разделения труда и кооперации труда. Следствием будет специализация и высокая  эффективность. Разделение труда существует горизонтальное и вертикальное.

Структура системы управления представляет собой субъект управления, воздействующий на объект управления. Субъект управления - управляющая  часть системы - вырабатывает управляющие  воздействия и подает их на объект. Объект управления - управляемая часть  системы - состояние которой приводится к желаемому результату.

 

 

Управленческая  структура фирмы:

 

 

1. Руководитель-1чел.

2. Заместитель руководителя-1чел.

3.Гланый бухгалтер-1чел.

4. Главный инженер-1чел.

5. Начальник отдела реализации/снабжения-2чел.

6. Начальник отдела кадров-1чел.

7. Механик-2чел.

 

 

 

 

 

 

 

Схема 1. Управленческая структура

 

 

Кадровая политика является составной частью всей управленческой деятельности и производственной политики организации. Она имеет целью  создать сплоченную, ответственную, высокоразвитую и высокопроизводительную рабочую силу.

 

 

 

Организационная структура

 

 

Схема 2. Организационная  структура

 

- ОК – отдел кадров;

-ОГМ – отдел главного  механика;

- ПТО – производственно-технический  отдел;

- ПИО – производственно-изготовляемый отдел.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3.Роль документооборота

 в ООО «Рязанская  чайная фабрика»

 

В управление документационного обеспечения  входят следующие отделы: курьерский отдел, отдел документооборота, отдел  архивного хранения документов. Руководит  управлением документационного  обеспечения Директор.

Начальник отдела документооборота управления документационного обеспечения административно-правового департамента обязан

1. Обеспечивать регистрацию и учет документов (доверенностей, договоров, служебных писем), поступающих в Компанию извне, а также создаваемых в Компании.