Организационное и техническое обеспечение работы с документами

К устройствам  вывода графической информации относятся  плоттеры. Плоттеры — это устройства, которые выводят информацию из персонального  компьютера на бумажный или иной вид  носителя большого размера. Они предназначены  для вывода различных схем, сложных технических и архитектурных чертежей, художественной и иллюстративной графики, карт, трехмерных изображений. Они редко могут иметь решающее значение, но, учитывая, что этот вид техники является незаменимым для художников, дизайнеров, оформителей, инженеров-проектировщиков, докладчиков, современный секретарь должен иметь представление об этом техническом средстве информатизации. Размеры выходных документов на плоттере гораздо больше по размерам документов, которые можно вывести из компьютера, используя принтер. Максимальная ширина печати определяется шириной рулона [5].

К основным характеристикам  плоттеров относятся скорость вычерчивания изображения, скорость вывода изображения.

Промышленное  бумагорезательное оборудование включает в себя весь ассортимент резательных средств: от ножниц до автоматических программируемых гильотин. В зависимости от назначения, мощности оборудования и длины разреза резаки могут быть стационарные и переносные.

Средства  связи

Телефонная  связь. Телефон как аппарат для приема и передачи голосовых сообщений не имел бы никакого полезного значения, если бы не являлся звеном в канале телефонной сети. Телефонная сеть — это самый распространенный тип оперативной связи. Принцип действия телефонной сети основан на передаче звукового сигнала по электрическим проводам. Сегодня же телефонная сеть — это совокупность узлов коммуникаций, роль которых выполняют автоматические телефонные станции (АТС), и соединяющих их каналов связи [9].

Телефонные  аппараты весьма разнообразны как по своему конструктивному исполнению, так и по своим сервисным возможностям. Секретарь принимает по этому телефону все звонки внешних абонентов и обрабатывает их в соответствии с указаниями руководителя. Наиболее важные функции этого телефонного аппарата-коммутатора: многоканальность; возможность переадресации на другой номер; организация телефонных конференций; постановка абонента на удержание; наличие электронного справочника.

Основными достоинствами  современных офисных АТС являются их автоматическая работа и практически бесплатное пользование внутренней телефонной связью. При выборе офисной АТС следует, во-первых, определиться с необходимой емкостью телефонной сети, то есть с числом внешних городских и внутренних линий. Во-вторых, выбирать офисную АТС нужно на перспективу, то есть оценить перспективы развития фирмы как с точки зрения роста абонентов, так и с учетом увеличения в будущем функциональных возможностей. В-третьих, обязательно нужно обратить внимание на наличие сертификата на подключение АТС к отечественным телефонным линиям. Это, кстати, важно и при выборе телефонного аппарата. Телефонная связь — это не автоматическая, а человеко-машинная система. Связь осуществляется автоматически с помощью устройств АТС, но работой этих устройств управляет человек (пользователь), набирающий соответствующий номер[5].

Телеграфная связь. Телеграфная связь предназначена для автоматизированного приема-передачи по электрическим проводным каналам связи коротких текстовых документированных сообщений.

Телетайпы появились позднее телеграфов. Телетайп — это буквопечатающий телеграфный аппарат. Сегодня в офисах и предприятиях, использующих телеграфную связь, применяются исключительно телетайпы. Ввод информации в телетайп может осуществляться вручную с клавиатуры или автоматизировано с перфоленты.

В качестве канала связи для телетайпной приемопередающей аппаратуры может служить как  телеграфный, так и телефонный каналы. Передачу документированной текстовой  информации по телефонным каналам часто  называют дейтефонной связью. Таким образом, телеграфная связь имеет две разновидности: собственно телеграфную связь и телетайпную дейтефонную связь. Следует, однако, заметить, что все виды телеграфной связи неуклонно вытесняются факсимильной связью[3].

Факсимильная  связь. Факсимильная связь — это процесс дистанционной передачи неподвижных изображений текста с бумажных листов отправителя на бумажные листы получателя. Составляется обычное электронное письмо, оформленное должным образом, и посылается на адрес компьютерного узла, занимающегося факсимильными операциями. Текст этого письма в виде факса будет доставлен на факсимильный аппарат адресата. Все современные факсимильные аппараты объединяют простота использования, принципы отправки и приема сообщений[9].

Таким образом, можно сделать вывод о том, что технические средства необходимы для эффективной работы офиса, так как, атмосфера, в которой проходит рабочий день, оказывает непосредственное действие на общее состояние, расположение, умственную работу человека.

 

2.3 Нормативно-правовое  регулирование организации

 

Государственная система документационного обеспечения  управления -  это документ,  представляющий собой множество принципов и  правил, устанавливающих единые запросы  к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления. Это один из основополагающих федеральных нормативных актов, включающий сочетание требований и положений, способствующих разработке единых подходов не только к традиционному, но и автоматизированному управлению документацией - информационному менеджменту. ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях посредством решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации. Государственная служба документационного обеспечения управления способствует разрешению ряда проблем автоматизации, созданию и обработки документов и охватывает нормативные положения и регламент общегосударственного масштаба и значения[7].

 Типовая  инструкция по делопроизводству  в федеральных органах исполнительной  власти  способствует решению  технологических задач документирования.   Настоящий стандарт  устанавливает  состав реквизитов, правила оформления  организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает создание типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации[3].

Вместе с  тем, являясь государственной, система  ориентирована и на использование  в негосударственных структурах во всех своих аспектах. Признанный стандарт устанавливает состав реквизитов, принципы оформления организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных вопросов. Типовая инструкция, предъявляя требования к унификации элементов оформления документации, в значительной степени облегчает формирование типовых, унифицированных и единых процессов как традиционного, так и автоматизированного документирования, хранения и передачи документированной информации.

ГОСТ  51141-98. «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения».  Настоящий стандарт, является, важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отросли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации. Содержательную основу стандарта составляют три раздела: «Общие понятия», «Делопроизводство» и «Архивное дело»[1].

Список типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения содержит документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от их функций, уровня и масштаба деятельности, форм собственности. Он может  применяться также при подготовке номенклатур дел, формировании дел, при разработке схем классификации документов, при создании поисковых систем в делопроизводстве, при разработке ведомственных перечней. Для написания данной курсовой работы привлекались следующие законодательные акты, регламентирующие работу с документами: Общегосударственное постановление «Об информации, информатизации и защите информации». Настоящий закон регулирует отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации. Закон содержит определения, касающиеся информации и ее документирования. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи».  Целью настоящего закона является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. В этом законе определены условия использования электронной цифровой подписи, особенности ее использования[2]. 

Отсюда можно  сделать вывод, что анализ  нормативно-правовой базы, регламентирующей процесс документирования, показал насколько значимо организационное и техническое обеспечение в деятельности любой организации. О важности этих обеспечений свидетельствует, то, что любой документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности соответствующих друг другу прав и обязанностей организации и ее партнеров.

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Повышение эффективности  работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования  его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации  и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности. Наибольший эффект достигается при комплексном, взаимосвязанном и гармоничном развитии всех этих направлений.

Основной целью  написания данной курсовой работы является анализ организации и технологии документационного обеспечения управления и внесение предложений по оптимизации документационного обеспечения управления.

Проведенный анализ позволил сделать ряд выводов  по совершенствованию организации  делопроизводственного обслуживания организации:

1.Оценка традиционных  технологий приводит к осознанию  необходимости использования для  работы с документами новых  методов. Основным направлением  совершенствования технологии обработки  документов является внедрение  компьютерных систем обработки информации. Внедрение  современной корпоративной системы электронного документооборота в технологию обработки документов организации позволит коренным образом изменить всю систему делопроизводственного обслуживания, значительно повысить оперативность обработки документов, что особенно важно для крупных организаций.

2.Эффективным  также является применение нормативно-методических  документов по документационному  обеспечению в виде электронных  текстов в корпоративной сети.

3.Компьютерная  система, предусматривающая автоматизацию не только традиционных функций делопроизводства, но и реализацию принципиально новых возможностей управления документооборотом в целом, выполнения справочно-аналитической работы, а также использование элементов электронного документооборота, позволит поднять работу Управления делами на качественно иной уровень и будет способствовать повышению ее оперативности.

4.Также система  автоматизации делопроизводства  позволит снизить трудозатраты  на создание документов, их передачу, контроль исполнения, сохранение и быстрый поиск информации.

В целом, анализируя результаты внедрения вычислительной техники в организацию делопроизводственного  обслуживания, можно сделать вывод  о том, что соответствующий требованиям  уровень обработки больших массивов информации, а также оперативность работ по делопроизводственному обслуживанию возможны только при внедрении в делопроизводственную службу современных средств вычислительной техники.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Высший уровень  организационной структуры управления предприятием должен быть немногочисленным, а сама организационная структура предприятия — простой и гибкой, легко приспосабливающейся к специфике логистической деятельности предприятия; свобода и жесткость одновременно.

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

 

          1. Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации»

2. Федеральный  закон «Об электронной цифровой  подписи»

3. Андреева В.И.  Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2007

4. Артамонова  И.Л. Из опыта внедрения автоматизированной  системы регистрации // Секретарское дело 2008. №3. С.23-26.

5. Белов А.Н.  Делопроизводство и документооборот:  Учеб. Пособие.- М.: Эксмо,2007

6. Быкова Т.А.  Правовые требования к внутренним  документам фирмы: составление  и оформление положений // Секретарское  дело 2007. №2. С. 21-25.

7. Журнал «Делопроизводство». -2006. - № 3. – С. 7.

8. Кузнецова  Т.В. Делопроизводство: Организация  и технологии документационного  обеспечения управления. - М.: Юнити-Дана, 2007

9. Лысенко Н.А., Сербиновский Б.Ю. Документирование  управленческой деятельности на предприятии: делопроизводство и корреспонденция. - Ростов-на-Дону: МарТ ИЦ, 2009

10. Охотников  А.В., Булавина Е.А. Документоведение  и делопроизводство: Основы документоведения; Виды, функции документов; Технологии  делопроизводства: Учебное пособие для вузов.- М: ИКЦ МарТ, 2008

11. Сотов П.В., Тихомиров А.Н. Делопроизводство: образцы документов: Инструкции, ГОСТы.  М.:Проспект, 2010

12. Спивак В.А.  Документирование управленческой  деятельности: Делопроизводство - СПб.: Питер, 2009

13. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2001. №1. С. 21-25.