Организационное и техническое обеспечение работы с документами

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Регистрируются все документы независимо от способа их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.

Существует также категория  нерегистрируемых документов. Делопроизводственная служба должна самостоятельно составить перечень таких.

Основной принцип регистрации  – однократность. Это означает, что  документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в  день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют [8].

В крупных организациях регистрация документов в основном проводится децентрализовано – в  местах их создания и исполнения. Например, документация, фиксирующая деятельность организации по материально-техническому снабжению, регистрируется в отделе снабжения; протоколы, постановления (решения) коллегии, распорядительные документы по основной деятельности, письма на имя руководства и ответы на них – в делопроизводственной службе. В таких случаях места регистрации документов должны быть зафиксированы в Инструкции по делопроизводству. В небольших организациях регистрация ведется в канцелярии, а если ее нет – все документы регистрирует секретарь. К организационным документам, как известно, относятся положение о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила, создаваемые внутри организаций. Все перечисленные документы оформляются на общих бланках, на которых после даты проставляют порядковый (регистрационный) номер созданного документа. Входящие и создаваемые документы регистрируются отдельно [4].

Индекс регистрируемого документа включает порядковый регистрационный номер, который, исходя из задач поиска документов в организации, может дополняться индексами дел по номенклатуре дел, по классификаторам корреспондентов, исполнителей и др. Организация вправе самостоятельно решать вопрос о составляющих частях индекса документа, а также последовательность их расположения. Составные части индекса могут быть расположены в следующей последовательности:

-порядковый  регистрационный номер;

-индекс по  номенклатуре дел;

-индекс по  используемому классификатору.

В настоящее  время существует три формы регистрации:

-журнальная;

-карточная;

-электронная.

Журнальную  регистрацию целесообразно применять, когда количество обрабатываемых документов невелико (500–600 документов в год или 15–20 в день). Ее отличительной особенностью является то, что запись сведений о документах ведется в хронологической последовательности [7].

Журнал регистрации  представляет собой книгу, каждая страница которой разделена на графы, где  содержатся сведения о зарегистрированных документах. Количество граф определяется организацией.

В карточной  форме регистрации все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются  из плотной бумаги, как правило, формата  А5 или А6. Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.

Организациям  предоставлено право при необходимости  увеличить состав реквизитов карточки, включая в нее следующие графы:

-исполнители;

-расписка исполнителя в получении документа;

-ход исполнения;

-приложения  и др.

Состав и  расположение реквизитов карточки обязательно  должны быть указаны в Инструкции по делопроизводству.

Электронная регистрация. Организации, использующие компьютерные программы по делопроизводству, регистрируют документы на электронных карточках, т.е. карточках, которые выводятся на экран компьютера. Форма электронной карточки аналогична традиционной РКК, порядок ее заполнения такой же, только набор осуществляется при помощи клавиатуры.

Если в организации  создана единая локальная компьютерная сеть, регистрация ведется в структурных  подразделениях, а база данных создается  автоматически.

Организация работы с документами регламентирует и  множественность получателей. Для  обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело с заголовком "Переписка с внешними организациями» [5].

Таким образом, организация работы с документами - это снабжение оптимальных условий для всех видов работ с документами с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение.

 

2.2 Технические  средства для эффективной работы  офиса

 

Персональный  компьютер.

Специалисты по психологии считают, что для очень  удачной работы, приносящей удовлетворенность, нужно создать на рабочем месте  деловую и совместно с тем, комфортную обстановку. Потому от того, как будет смотреться офис, как верно и эстетично оформлена приемная, в немалой степени зависит достижения в заключение договоров и контрактов и, в окончательном результате, успех организации.          Приступая к оснащению офиса разной техникой, нужно знать, что в помещении офиса должны быть только те вещи, которые потребуются вам и работникам компании в процессе работы. Вот приблизительный набор технической и организационной техники для оборудования рабочего места секретаря компании малого и среднего бизнеса. На рабочем месте обязаны быть: персональный компьютер; принтер; сканер; копировальный аппарат (ксерокс); телефонные аппараты внутренней и внешней взаимосвязи; автоответчик, принадлежащий диктофонам; машина для уничтожения документов; факсимильный аппарат[3].  К офисной технике или оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами. В более узком смысле слова под оргтехникой понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи.  Офисное оборудование можно классифицировать на следующие основные группы:              1. Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации.   2. Печатное и множительное оборудование.       3. Средства обработки документов.         4. Демонстрационная видеотехника.        5. Системы связи.           6. Системы безопасности и их обеспечение.     Компьютеры и электронные коммуникации передачи информации есть в каждом современном офисе. В зависимости от специфики работы составные комплектующие элементы подобного оборудования различны и определяются в соответствии с задачами, которые следует решать как на каждом рабочем месте, так и, в целом, по всему офису и его филиалам [15].     Офисный персональный компьютер отличается от игрового, как деловой костюм от наряда клоуна— строгость и выдержанность против яркой вышивки. Велик соблазн иметь что-то более новое, но разумнее будет предпочесть новомодным решениям проверенные, появившиеся год или полгода назад персональные компьютеры. Все шероховатости, свойственные новинкам, превратились в достоинства, вносящие свой вклад в одну из важных характеристик офисной системы — надежность.

После надежности эргономичность — самый важный критерий для всех компьютеров. Следовательно, офисный компьютер должен быть, прежде всего, тихим и занимать как можно меньше места.

К основным техническим  устройствам типового персонального  компьютера относятся системный  блок и его внутреннее устройство, монитор и его разновидности, клавиатура, графический указатель «мышь» и акустические системы. Этот комплект называется минимальной конфигурацией персонального компьютера.

Системный блок — это блок, в котором содержится все необходимое для работы компьютера и системная программа (система). Обычно строить офисную конфигурацию компьютера начинают с корпуса. Подбирать корпус надо по принципу: чем меньше — тем лучше [6].

Монитор предназначен для вывода текстовой и графической  информации на экран. Это устройство отображения визуальной (зрительной) информации. Иногда мониторы называют дисплеями, реже — видеотерминалами. Монитор совместно с видеоадаптером и набором соответствующих программ-драйверов образует видеоподсистему. Программы-драйверы — это своего рода переводчики, которые сообщают системе, какой именно монитор будет работать с данной системой.

Клавиатура  предназначена для ввода-вывода требуемой информации, а также  для выполнения основных и вспомогательных  функций. Следовательно, клавиатура —  автономное устройство, предназначенное  для ввода символов и управляющих воздействий в персональный компьютер.

Графический указатель  — мышь — предназначен для ввода  графической информации в компьютер. На сегодняшний день наибольшее распространение  получили оптико-механические, оптические и лазерные мыши. К клавиатуре и  мыши для работы в офисе не предъявляется никаких особых требований. Для работника лучше иметь эргономическую клавиатуру, то есть разработанную с учетом анатомического строения человеческой кисти. Все перечисленное выше - это обязательный набор, без которого сама работа с компьютером становится невозможной [10].

Приобрести  хороший современный компьютер  это только половина дела. Не менее  важной задачей является грамотная  установка и настройка программного обеспечения. В основу работы компьютеров положен принцип управления, состоящий в том, что компьютер выполняет действие по заранее заданной программе.

Программное обеспечение - совокупность программ, правил и процедур, а также документации, касающихся функционирования системы обработки  данных. Программное обеспечение представляет собой либо данные для использования в других программах, либо последовательность инструкций для процессора.

Операционная  система - программа, автоматически  запускающаяся после включения  питания. Она управляет работой всех устройств компьютера, осуществляет диалог с пользователем и запускает на использование другие программы. Операционная система играет роль посредника между пользователем и компьютером.

Устройства  ввода информации

Основным устройством  ввода текстовой и графической информации является сканер. Сканером называется устройство, позволяющее вводить с бумажного носителя или пленки в компьютер образцы изображений, представленных в виде текста, рисунков, слайдов, фотографий и другой графической информации. Классификацию сканеров можно провести по следующим признакам:

А. кинематическому  механизму сканера;

Б. типу вводимого  изображения;

В. особенностям программного и аппаратного обеспечения  сканера.

Сканеры по механизму  движения подразделяются на два основных типа: ручной и настольный.

Ручные сканеры. Для того чтобы ввести в компьютер  какой-либо документ при помощи этого  устройства, надо без резких движений провести сканирующей головкой по соответствующему изображению. Равномерность перемещения  сканера существенно сказывается на качестве вводимого в компьютер изображения. Современные ручные сканеры обеспечивают автоматическую склейку вводимого изображения, т. е. формируют целое изображение из отдельно вводимых его частей[8].

Настольные  сканеры. Настольные сканеры называют и страничными, и планшетными, и даже авто сканерами. Существуют три разновидности настольных сканеров: планшетные, рулонные и проекционные. Основным отличием планшетных сканеров является то, что их сканирующая головка перемещается относительно бумаги с помощью шагового двигателя. Эта конструкция позволяет сканировать не только отдельные листы, но и страницы журнала. Таким образом, сканирующая головка остается на месте, а уже относительно нее перемещается бумага. Третья разновидность настольных сканеров — проекционные сканеры, которые больше всего напоминают своеобразный проекционный аппарат. Вводимый документ кладется на поверхность сканирования изображением вверх, блок сканирования находится при этом сверху. Перемещается только сканирующее устройство. Основной особенностью данных сканеров является возможность сканирования трехмерных предметов [7].

Множество моделей  принтеров можно разделить на три большие группы: матричные  принтеры с жестким воздействием на бумагу; лазерные; струйные принтеры с мягким воздействием на бумагу.

Копировальный аппарат — устройство, предназначенное  для получения копий документов, фотографий, рисунков и других двухмерных изображений на бумаге и других специальных  материалах. Может использоваться для  изготовления малых тиражей книг, брошюр и прочего.