Организационное и техническое обеспечение работы с документами

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ПРИАМУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ ШОЛОМ-АЛЕЙХЕМА

 

 

Факультет экономики, управления и права

Специальность 032001 «Документоведение и Документационное обеспечение управления»

Кафедра документоведения и права

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по дисциплине «Документоведение»

ОРГАНИЗАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

 

 

 

 

Студент                                                     _{подпись}                                   К.А. Чернышева

группа  7101                                                                                            

                                                                  ^дата

 

Научный руководитель                                _{подпись}                           Т.Г. Карпенко

к.э.н., доцент

                                                                                                          ^дата

 

 

 

 

Биробиджан 2012

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………………..3

1 ОСНОВЫ ИЗУЧЕНИЯ  ОРГАНИЗАЦИОННОГО И 

ТЕХНИЧЕСКОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ………...5

1.1 Общие требования организационного  обеспечения работы с документами……5

1.2 Организационные формы обеспечения работы с документами……………….…6

1.3 Сущность понятия технического  обеспечения работы с документами…….……8

2 СПЕЦИФИКА ОРГАНИЗАЦИОННОГО  И 

ТЕХНИЧЕСКОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ………...11

2.1 Организация  работы с документами на предприятии……………………………11

2.2 Технические  средства для эффективной работы

 с документами……………………………………………………………….…………19

2.3 Нормативно-правовое  регулирование организации……………………………...26

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………………….….29

СПИСОК  ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ…….…..31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Организационное и техническое снабжение работы с документами составляет основу управления, его результативность в  значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.

Формирование  работы с документами влияет на особенность  работы аппарата управления, организацию  и культуру труда управленческих работников. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, вставление, копирование и передачу. На сегодняшний момент регулирование документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения, распространения.

В период рыночных отношений немаловажная роль придается  механизации и автоматизации  делопроизводственных процессов, которые увеличивают эффективность труда работников занятых в управлении.

Актуальность  выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы организационного и технического обеспечения работы с документами в организациях. Разрешение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно вырабатывать информационные ресурсы организаций, гарантировать их эффективное функционирование, а также открыть вход потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и  средств.

Объект  исследования – документ.

Предмет исследования – организационное и техническое обеспечение работы.

Целью написания курсовой работы является проведение анализа организационного и технического обеспечения деятельности организации, а также разработка  внесения рациональных предложений по ее совершенствованию.

Исходя  из этого, выстраивается ряд задач, а именно:

- изучить теоретический  и методический материал по  заявленной теме

- ознакомиться  с организационной структурой;

- ознакомиться  с технической работой документов;

- внести предложения  по автоматизации делопроизводства  и документооборота.

Анализ  изученных источников и литературы. Существует много исследований, которые раскрывают различные аспекты данной темы. Были изучены труды авторитетных специалистов в области документоведения: профессора Т.В. Кузнецовой, доцента Л.В. Санкиной, старшего преподавателя О. В. Мосягиной. Каждый автор показывает ситуацию со своей точки зрения. Это позволяет посмотреть на полученную информацию с различных сторон, что способствует получению более объективного сведения по данному вопросу. Тем не менее, в их работах недостаточно отработан предмет внимания  организационного и технического обеспечения работы с документами в организациях. Но все-таки тема является актуальной и требует изучения организационного и технического снабжения современного офиса, необходимого для его эффективной работы.  Структура курсовой обусловлена логикой исследования, а также его целью и задачами. Курсовая работа состоит из введения, двух глав, имеющих свои подпункты, заключения, списка использованной литературы.

 

 

 

 

1 ОСНОВЫ  ИЗУЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИОННОГО И  ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ РАБОТЫ  С ДОКУМЕНТАМИ

 

1.1 Общие  требования организационного обеспечения  работы с документами

 

В каждой организации решение проблем организационного обеспечения работы с документами возлагается на специализированное структурное подразделение - регулирование делами, общий отдел, канцелярию и др. В данное время служба документационного обеспечения имеет разные названия, например: управление делами, служба делопроизводства, отдел документационного обеспечения управления, общий отдел, канцелярия, секретариат и т.д. При выборе наименования лучше учитывать следующие факторы:

- структуру  подразделения (имеет или не  имеет внутреннюю структуру, если имеет, то сложная она или нет);

- целесообразно,  чтобы наименование  было несложным,  свободно запоминалось и произносилось; 

- существующие  делопроизводственные традиции.

Например, в  Государственной системе документационного  обеспечения управления рекомендуется использовать следующие наименования: 

- секретариат  (приемная, секретариат министра, секретариаты  заместителей министра, секретариат  коллегии, протокольное бюро);

- инспекция  при министре (руководителе ведомства);

- канцелярия (бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, копировально-множительное бюро и др.);

- отдел писем  (жалоб);

- отдел совершенствования  работы с документами и внедрения  технических средств; 

В небольших  организациях служба документационного обеспечения управления, как самостоятельное структурное подразделение, может и не существовать. В этом случае работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое назначенное лицо [3].

  Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Организационный момент  содержит разработку оптимальной для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей среди подчиненных и соподчиненных структурными подразделениями [13].

Среди организационных проблем, как правило,  выделяют следующие:

• выбор оптимальной  организационной формы работы с  документами;

• создание внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

• установление должностного и численного состава  службы делопроизводства;

• регламентация  задач и функций службы делопроизводства в целом, ее структурных подразделений, а также сотрудников службы с  целью определения их статуса  и разграничения функций;

• выбор оптимальной  технологии работы с документами, ее регламентация;

• рациональная корпорация рабочих мест и условий  труда;

• повышение  квалификации сотрудников службы.

Таким образом, можно сделать вывод о том, что организационное обеспечение  работы с документами формирует  условия для разделения труда  и его специализации, что помогает освободиться от дублирования операций и устанавливать ответственность за выделенные участки работы.

 

1.2 Организационные  формы обеспечения работы с  документами

 

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате — централизованную, децентрализованную и смешанную.

Централизованная  форма предполагает концентрирование всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении выполняется углубленный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в картотеку: принятие и обработка поступающих документов, их фиксирование, контроль над исполнением, информационно-оповестительный процесс, систематика и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив [5].

Объединение отдельных  операций по обработке документов является самой рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет понизить расходы на обработку документов, увеличить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достигнуть  единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Тем не менее, полная централизация работы с документами возможна только в малых учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная  модель организации документационного  обслуживания представляет собой полное сопоставление централизованной службы. Каждый структурный подраздел одной  организации создает свою собственную  службу для работы с документами, в которой автономно выполняется полный круг операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, устройство которых территориально разобщено (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений)[11].

Смешанная форма  организации работы с документами  — самая распространенная. При  этом доля операций (чаще всего принятие и переработка поступающих и  отправляемых документов, их фиксирование, контроль за сроками исполнения, производство, копирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной  формы является такая организация  работы с документами, при которой  одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль над их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других — децентрализовано (в структурных подразделениях). Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы — по месту их создания. В частности, в бухгалтерии — бухгалтерские документы, в отделе кадров — документы по личному составу и т. д [7].

В любом определенном случае подбор организационной формы  работы с документами остается привилегией  лично службы делопроизводства и  управления учреждения. Заключение данного вопроса соединено с начальной организацией службы делопроизводства.

Исходя из вышесказанного, можно сделать следующий вывод, что в разработке  и организации  службы делопроизводства проблема выбора организационной формы — одна из самых трудных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами. В зависимости от изменений, которые проистекают в связи с преображениями лично организации, от модернизации технологии обработки документов меняется и ступень централизации и децентрализации работы с документами.

 

1.3 Сущность  понятия технического обеспечения  работы с документами

 

Техническое обеспечение  работы с документами - это совокупность технических средств, через которые  осуществляют сбор, обработку, хранение, преобразование и передачу данных, связанных с объектом документирования.

Базу технического снабжения составляют средства вычислительной техники и, в первую очередь, это - персональный компьютер.

Обычная комбинация компьютера общеизвестна:

· системный блок, состоящий из процессора, оперативной памяти, блока питания, винчестера, других накопителей данных, портов подключения периферийных устройств;

· клавиатура для  ввода информации;

· монитор для  отображения информации;